ERP-системы и HR в медиа-отрасли

Одним из основных бизнес-процессов предприятия является управление персоналом компании. Деятельность по работе с кадрами неразрывно связана с производством, финансами, продажами и направлена на построение качественной работы предприятия в целом.

До недавнего времени многие крупные компании не испытывали необходимости в использовании ERP-систем для управления персоналом. Но автономная работа кадрового департамента, как правило, использующего отдельные прикладные программные средства, уже не удовлетворяет современным потребностям. В условиях жесткого конкурентного рынка все процессы должны происходить максимально точно и быстро. Отсутствие взаимодействия между подразделениями неизбежно приводит к возникновению проблемы дублирования рабочих процессов, невозможности получения информации оперативно, когда для сбора сведений требуется объединение отчетности, увеличению как временных, так и финансовых затрат. Кроме того, медиа-индустрия подразумевает наличие широкой сети филиалов, дочерних организаций, обособленных подразделений и такая территориальная разрозненность организации может стать серьезным препятствием для быстродействия.

Для решения проблемы взаимодействия между HR-департаментом и другими подразделениями возникает потребность в объединении множества связующих элементов в единый комплекс. ERP-системы для управления ресурсами предприятияобладают большим функционалом и дают возможность обмениваться информацией между подразделениями, способствуют повышению эффективности и производительности сотрудников компании, позволяют оперативно управлять изменениями и оптимизировать управление территориально распределенной компанией.Основной задачей таких систем в области управления персоналом является привлечение и удержание ценных для компании сотрудников.

Управление персоналом: особенности медиа-отрасли

Централизованное управление разделенными группами в масштабах организации, как кадровым составом, так и мобильным персоналом, позволяет производить объективные исследования состояния человеческих ресурсов, прогнозировать возможные кадровые перестановки, анализировать результат таких перемещений и, соответственно, своевременно принимать решения об изменении численности и ротации сотрудников для повышения их производительности.

Специфика медиа-отрасли заключается в постоянной потребности не просто в квалифицированных, а в свежих, перспективных и талантливых специалистах. В связи с такой необходимостью становится актуальным использование модулей для обеспечения компании кадрами за счет внутреннего резерва и так называемого фонда талантов. Такой подход направлен на эффективное использование кадрового потенциала компании, управление мотивацией перспективных сотрудников при помощи создания условий для их карьерного роста и профессионального развития, он ориентирован на снижение потерь компании в случае ухода сотрудников.

Существенной проблемой становится текучесть кадров, что сказывается на общих показателях эффективности компании. По статистическим данным исследования, проведенного в сентябре 2010 года кадровым холдингом АНКОР, потери от замены компанией сотрудника среднего звена составляют примерно 20-23%, по данным American Management Association и консалтинговой компании Hay Group такие потери для топ-менеджмента могут составить от 30 до 150% его годового оклада. [i]

Автоматизация процесса управления персоналом позволяет вести поиск, как по внутренним, так и по внешним кандидатам. Возможность формирования профилей сотрудников, содержащие всю необходимую информацию, позволяет при возникновении в компании вакансии оперативно получить сведения о том, есть ли во внутреннем кадровом резерве или фонде талантов специалист, удовлетворяющий всем требованиям, отобрать кандидатов, сравнить их данные и компетенции на предмет соответствия критериям вакансии.

Помимо этого необходимо упростить процесс планирования дальнейшего профессионального и карьерного развития сотрудников, их потребность в усовершенствовании определенных компетенций, учитывая требования к конкретным должностям посредством оптимального управления профилями. [ii]

Использование модуля управления персоналом в ERP-системе позволяет не только вести всю учетную работу с персональными данными сотрудников, но и управлять их перемещениями, осуществлять табельный учет отработанного времени, вести аналитический учет затрат труда, производить расчет заработной платы, налогов, проектировать пакеты льгот, формировать отчетность согласно законодательству для предоставления в государственные органы.

Дело за «малым»: выбор системы автоматизированного управления персоналом

Современные ERP-системы управления не просто предлагают функционал для автоматизации простейших рутинных операций. Они стали незаменимым помощником, который способен предоставить аналитический материал для принятия стратегических управленческих решений в области кадрового менеджмента, планировать потребности в сотрудниках, их перемещении, управлять кадровым резервом и профессиональным развитием, разрабатывать перспективы изменений и прогнозировать влияние этих изменений на дальнейшее развитие предприятия.

Многофункциональная ERP-система для управления ресурсами предприятия Microsoft Dynamics AX представляет собой программное решение, позволяющее объединить и управлять всем производственным циклом медиа предприятия и включает в себя модуль управления персоналом. Этот модуль в данном решении предназначен для управления структурой компании, хранения актуальных данных по каждому сотруднику, а также для стратегического планирования развития компании с учетом бизнес-целей организации. Благодаря доступу в режиме реального времени к полной информации о сотрудниках, должностным инструкциям, специфическим требованиям для любой должности данное решение помогает эффективно управлять персоналом, достигая поставленные задачи.

Так, возможности платформы Microsoft Dynamics AX позволили существенно оптимизировать функционал информационной системы управления медиа-холдинга «Пронто-Москва» и, в частности, адаптировать процессы управления кадрами к новым требованиям бизнеса. В результате внедрения и использования системы были достигнуты следующие результаты:

·         увеличение производительности работы менеджеров по продажам на 40%;

·         обеспечение точности расчетов заработной платы и вознаграждений рекламным агентам;

·         повышение оперативности закрытия сделок по продаже печатной продукции и размещению рекламного контента на 20%;

·         повышение достоверности коммерческой, финансовой и учетной информации на 30%;

·         повышение контроля за распространением тиража;

·         оптимизация производственного цикла;

·         повышение прозрачности складских остатков;

·         увеличение оперативности обмена данными между головной организацией и офисами продаж.

В качестве исполнителя проекта в медиа-холдинге «Пронто-Москва» выступила компания НОРБИТ.

ERP-системы, внедряемые в медиа-холдингах, обеспечивают высокий уровень достоверности данных и единство представления информации для всех подразделений. Для удобства работы, как правило, используются специальные ролевые центры управления персоналом, настройка доступа к которым обеспечивает надежный уровень защиты информации. Заложенный в ERP-системах широкий функционал позволяет решать поставленные задачи по управлению персоналом:

·         управление сотрудниками: управление информацией о сотрудниках, включая размер компенсации, должностной инструкции, персональными навыками к занимаемой позиции;

·         расширенное управление организацией: создание и управление должностными инструкциями и позициями, создание шаблонов должностных инструкций;

·         рекрутинг: согласование проектов по найму, выгрузка описания вакансии для размещения на информационных и поисковых ресурсах, регистрация кандидатов, прикрепление файлов резюме к электронной карточке кандидата, поиск по базе резюме, планирование собеседований, уведомление HR-менеджера о днях рождения сотрудников, об истечении срока отправки ответа на резюме и пр.;

·         карьерные планы: прикрепление к карточке сотрудника шаблонов бланков для оценки навыков и компетенций сотрудника в соответствии с занимаемой должностью, планирование карьеры, профессиональных целей и обучения, оценка результатов целей и обучения, используя экспертные опросы "360 градусов", оценка деловых и личностных качеств сотрудника, его профессиональных компетенций и навыков, интеграция через портал Sharepoint, с возможностью согласования карьерных планов, уведомление HR-менеджеров  посредством e-mail о просроченных карьерных планах;

·         социальные компенсации: возможность прикреплять к карточке сотрудника различных программ компенсаций, а также подключения лимита  по  каждой программе, внесение данных по абонементам спортивных программ, договорам на обучение/семинары, ежемесячный расчет компенсационных сумм, исходя из лимитов, и автоматическая отправка информации в финансовую службу;

·         премирование сотрудников: возможность оценки сотрудников по задачам проекта, используя шаблоны групп показателей премирования, интеграция с  1С и импорт табелей учета рабочего времени, расчет сумм премий, исходя из величины оклада, процента рабочего времени на проекте и суммарной оценки по показателям, уведомление руководителей проектов посредством e-mail о необходимости внесения данных по показателям.

Автоматизация процессов управления персоналом позволяет проводить аналитическую обработку информации по сотрудникам, отслеживать их динамику в реальном времени. Существует возможность получать отчетность в различных аналитических разрезах: диаграммы, графики, схемы.

Результаты внедрения ERP-системы в сфере «Управления персоналом» в медиа-отрасли

Система позволяет хранить персональную информацию по всем сотрудникам медиа-холдинга, осуществлять управление результативностью персонала: формирование, мониторинг, контроль исполнения планов персонального развития. В соответствии с целями и задачами компании обучение сотрудников происходит, в том числе, посредством предоставления доступа к информации и тренингам через портал, что сокращает временные и финансовые затраты.

Предоставление сотрудникам кадровых подразделений единой точки доступа ко всей информации о сотрудниках, их занятости и эффективности помогает осуществлять учетные функции по управлению персоналом наиболее оптимально.

ERP-система позволяет управлению по работе с персоналом свободно взаимодействовать со всеми сотрудниками компании и другими подразделениями (финансовым, управлением информационных технологий и др.), что ведет к принятию эффективных решений своевременно благодаря быстрому доступу к задачам, отчетам и показателям деятельности, основываясь на точном анализе. Ее использование оказывает влияние на повышение эффективности распределения и использования трудовых ресурсов, повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений, сокращения времени и ресурсов на обеспечение процессов управления персоналом.

Итак, внедрение ERP-системы в сфере управления персоналом в крупных компаниях медиа-индустрии, которые работают в условиях жесткой оперативности и географического рассредоточения,  позволит эффективно планировать потребности в персонале, вести точный учет, отслеживать значимые показатели, связанные с персоналом, проводить анализ их изменения, своевременно принимать управленческие решения, основываясь на полной и достоверной информации. Именно целостная ERP-система управления должна привести к таким изменениям условий деятельности организации, которое обеспечит повышение результатов и снижение затрат, необходимых для эффективного достижения поставленных бизнес-целей.

© НОРБИТ, 2013
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2013