Организация работы государственных учреждений с помощью ERP

Финансовое обеспечение деятельности подобных учреждений осуществляется за счет средств соответствующего бюджета на основании бюджетной сметы.

Действующие на территории России государственные/муниципальные учреждения создавались еще  в  экономических условиях, отличающихся от существующих в стране в настоящее время. В связи с этим наблюдается некоторое отличие требований, предъявляемых к оказанию государственных и муниципальных услуг, от тех, что рекомендует классика менеджмента, рассматривая понятие качество услуг:

·         измерять и контролировать время ожидания, время предоставления услуги;

·         оценивать степень доверия потребителя услуги, а также простоту доступа, безопасность, вежливость, удобство, эстетичность обстановки в течение всего срока предоставления услуги;

·         управлять себестоимостью услуги;

·         изучать спрос на услуги и формировать новые.

Однако время не стоит на месте, и для поднятия имиджа государственных/муниципальных учреждений, встала острая необходимость повышения качества  услуг.

Проблемы государственных учреждений

На сегодняшний день приходится сталкиваться с тем, что большая часть государственных/муниципальных учреждений до сих пор находятся один на один со своими проблемами, которые мешают им соответствовать требованиям времени в плане предоставления качественных услуг.

Основной круг этих проблем:

·         отсутствие достоверных данных из-за потерь и искажения отчетов на промежуточных этапах (часто запросы осуществляются через муниципальные органы, предоставляющие информацию согласно своему видению поставленной задачи);

·         сбор необходимой информации большей частью происходит по телефону, что имеет свои минусы: низкую производительность, высокую стоимость междугородней связи, зависимость от режима работы подведомственного учреждения;

·         сбор информации посредством электронной почты или факсимильных сообщений, что ставит под угрозу конфиденциальность передаваемых данных и не позволяет контролировать процесс исполнения поставленных задач;

·         высокая нагрузка подведомственных учреждений, которая возникает ввиду того, что вышестоящие организации часто запрашивают пересекающуюся информацию: учреждения заполняют различные отчетные формы одними и теми же данными;  

·         высокий уровень ошибки ручной обработки информации в итоговых отчетах;

·         отсутствие единой, удобной в заполнении, формы отчетного документа для сбора данных с подведомственных учреждений, а также неоптимизированный объем работ по формированию итоговых отчетов;

·         отсутствие инструментов по анализу полученных данных;

·         очень длительное время процесса от подачи заявки до выхода готового отчета;

·         отсутствие структурных зон распределения ответственности при создании отчетных форм.

Указанные проблемы усугубляются тем, что у государственных органов нет возможности ведения прозрачного контроля, основанного на создании системы отчетов, над деятельностью бюджетных учреждений, что особенно касается распределения финансовых средств. Важно отметить, что усиление контроля за расходованием бюджетных средств требует Федеральный закон от 8 мая 2010 г. №83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием  правого положения государственных/муниципальных учреждений». Данным Законом введено квотирование, представляющее собой выделение денежных средств из соответствующего бюджета на конкретный объем и перечень оказываемых услуг. Но определение и утверждение требуемого объема финансовых средств подведомственным учреждениям невозможно без создания системы обратных связей в виде оптимальных отчетных форм, понятных и удобных всем участникам данного процесса.

На сегодняшний день для устранения вышеуказанных проблем государственных/муниципальных учреждений существуют готовые решения, большая часть которых успешно реализуются на практике. Для подбора оптимального варианта первоначально необходимо сформировать своего рода техническое задание, которому должно соответствовать решение.
 

Оптимальное решение для минимизации проблем государственных учреждений

В первую очередь, в техническом задании на подбор готового решения для минимизации проблем государственных учреждений должна быть описана схема деятельности (в большей степени по планированию и контролю), четырех функциональных блоков финансово-хозяйственной деятельности государственного/муниципального учреждения.

Первый блок касается учета операций по санкционированию расходования бюджетных средств, таких как: формирование и учет смет расходов и доходов, учет государственных и муниципальных контрактов, учет и распределение бюджетных средств и лимитов по ним, контроль исполнения сметных назначений.

Посредством второго блока структурируется работа по финансовому обеспечению расходования бюджетных средств, в том числе: сбор и согласование заявок на расходование средств, учет денежных документов, расчетов с бюджетом, учет нефинансовых активов и НМА по источникам финансирования, интеграция с системами Клиент-банк и т.п.

Третий блок способствует формированию отчетности по расходованию бюджетных средств: регламентационная отчетность по программам целевого финансирования, консолидированная смета, отчеты об исполнении бюджета и целевом исполнении обязательств.

Четвертый блок – это нормативно-справочная информация бюджетного процесса.

Систематизированная работа данных блоков дает возможность четко исполнять выделенный бюджет, отчитываться  по нему и формировать следующий запрос, как это требует ФЗ о совершенствовании правого положения государственных/муниципальных учреждений.

Второе, что нужно учесть в техническом задании для подбора готового решения проблем бюджетных учреждений, это функция управления по следующим направлениям:

·         целевые программы и проекты (с возможностью ведения текущей деятельности по программам и проектам различных типов и иерархии соподчинения программ и проектов);

·         подведомственные учреждения (создание портала для обмена информацией и механизма автоматизированного приема отчетности, хранение полученной информации в разрезе каждого учреждения и региона, актуализация внесенной информации);

·         документооборот по финансово-хозяйственной деятельности (с возможностью осуществления контекстного поиска по прикрепленным документам, настройки цепочек согласования документов, просмотра и отслеживания статусов согласования документов, автоматического оповещения ответственных сотрудников о стоящих задачах).

Одним из наиболее популярных и эффективных решений, соответствующим основным требованиям вышеуказанного технического задания, способствующим устранению проблем и реализующим ключевые особенности регулирования деятельности данных учреждений, является внедрение в учреждении ERP-системы Microsoft Dynamics AX. Такой подход позволит обеспечить полное соответствие принципам программно-целевого управления, бюджетного планирования и сметного расходования денежных средств; решить задачи комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, контроля подведомственных учреждений и подготовки необходимой отчетности для контролирующих органов.

Преимущества использования Microsoft Dynamics AX очевидны: заметно возрастает качество предоставляемых государственными/муниципальными учреждениями услуг, что положительно сказывается на и лояльности потребителей государственных услуг.

Таким образом, ERP-системы позволяют не только организовать и систематизировать внутренние процессы, но и повысить имидж  государственных органов в целом.

Лучшая практика

В качестве примера можно привести результаты работы Microsoft Dynamics AX в администрации одного из крупных американских городов. Внедрение ERP системы должно было повысить эффективность бизнес-операций, обеспечить быстрый доступ к информации в реальном времени и прозрачность бизнес-процедур, обеспечить переход с бумажного документооборота на электронный. Результаты не могут не впечатлять. На данный момент все операции по ведению закупок и утверждения счетов ведутся полностью в электронной форме. При этом администрации города удается экономить по 4 доллара с каждого счета (ежегодный объем около 100000 счетов). Также финансовое подразделение города удалось сократить с 80 до 60 человек без потери в эффективности.

Андрей Тимошин
©Компания НОРБИТ
Для 12NEWS

© НОРБИТ, 2013
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2013