Как повысить эффективность управления медиахолдингом?

Данная статья о том, как унифицировать бизнес-процессы холдингов и сделать их максимально прозрачными для руководства, привлечь клиентов из социальных сетей, наладить документооборот и не только.

 Желание во всем опередить конкурентов заставляет медиакомпании внедрять все новые и новые технологические платформы для повышения качества работы. Прибавьте к этому сложную организационную структуру холдинга, включающую радиостанции, ТВ, печатные и Интернет-издания с совершенно разной моделью ведения бизнеса. Огромные объемы задач по медиапланированию, ведению отчетности, ведению и сегментированию клиентских баз, анализу выгодности рекламных предложений, финансовому планированию, - все это характеризует медиахолдинги.

Автоматизация всех или какой-либо части этих задач в эпоху конкурентной борьбы является значительным преимуществом при работе с клиентами. Конечно, история, объемы бизнеса медиахолдинга, репутация, имеют решающее значение, но предмет этой статьи – технологическая составляющая бизнеса медиахолдингов.

 Работа с клиентами, со спонсорами, рекламными агентствами имеет в каждой компании  медиахолдинга свою специфику. Поэтому для успешной компании задача унификации всех процессов взаимодействия с внешним миром выходит на первый план. Крупные медиакомпании – издательство «Альпина Паблишерс», медиахолдинги «Пронто-Москва», «ПрофМедиа» и др. уже внедрили инновационные технологические платформы для работы с клиентами, партнерами и спонсорами. За счет этого компании могут успешно решать задачи управленческого, бухгалтерского, налогового и международного учётов, эффективно планировать и организовать процесс продажи медиапродуктов и услуг.

Прием объявлений; продажа рекламы в печати и Интернете, на телевидении и радио; подписные кампании, - основная составляющая бизнеса фронт-офиса медиакомпаний. Для бэк-офиса важно обеспечить хранение и эффективный анализ реализованных сделок, выстроить финансовый план, структурировать отчетность. При этом важно наладить информационный обмен между структурными подразделениями медиахолдинга.

Финансовое планирование

Эффективность  сделки медиакомпании во многом зависит от быстрого обмена информацией между подразделениями. На практике очень часто финансовый план строится лишь для галочки и не учитывает текущих бюджетных планов. Погрешности возникают и «на местах» - неправильно внесена информация, информация внесена не по регламенту, дублирование схожей информации, - в итоге из-за разрыва цепочки в одном месте теряется прозрачность и важность плана на уровне медиахолдинга в целом. Идеальный финансовый план должен учитывать политику медиакомпании по управлению ценообразованием (виды применяемых скидок, бонусы для рекламных агентств и клиентов и т.д.) и строиться на объективной информации, полученной в ходе правильно выстроенного процесса коммуникаций.

Продажа медиапродуктов и услуг

Для эффективной организации процесса продаж важна работа с клиентской базой. Речь идет не просто о том, чтобы поздравить клиента с днем рождения (многие делают это ) вовремя предложить ему нужную услугу (этого многие не делают или предлагают все услуги подряд). Компания, которая хранит все изменения в ценовом соглашении по каждому клиенту и имеет доступ к этой информации в считанные секунды, приобретает конкурентное преимущество.

Другой момент, важный при организации продаж, - клиенту гораздо приятней выбрать подходящее предложение из так называемой «клиентской витрины» и просто положить его в корзину, чем заполнять двухстраничный рекламный бриф. Ну и наконец, можно существенно упростить работу сотрудников с помощью функции автоматического создания договоров в зависимости от выбранного медиапродукта. Сотрудники не просто поблагодарят за избавление от рутинной работы, они действительно освободятся для общения с клиентом.

Кроме уже описанных выше особенностей работы с клиентами, важно анализировать потребности и привычки потенциальных клиентов, как прямых, так и от рекламных агентств. Для того чтобы проверять добросовестность объявлений, в наше время уже совсем необязательно держать в штате специальных людей, современные инструменты автоматизации делают это в автоматическом режиме.

Медиахолдинги в Интернет-среде

Помимо традиционной деятельности медиахолдингов, отдельного внимания заслуживает Интернет-среда, где большую часть рынка составляет контекстная реклама, и медиахолдинги только обратились к этому рынку.

Приведем небольшую аналитическую справку. Согласно отчету АКАР, интернет-отрасль заработала на рекламе 41,8 млрд рублей, тогда как пресса — 40,4 млрд. Звание первого медиа по доходам осталось за телевидением — объем телевизионной рекламы составил 131 млрд руб. Интернет-реклама отметилась самым большим ростом — объем рынка за 2011 год увеличился на 56%. Для печатных СМИ прирост составил 6%.

В такой ситуации медиахолдинги так или иначе стараются развивать взаимодействие с Интернет-средой, привлекать больше клиентов клиентов, запускать Интернет-приложения, как платные, так и бесплатные. При этом медиа-компании чувствуют себя достаточно некомфортно на этом рынке, где свои игроки, уже образовавшиеся ниши. Компании, которая входит в топ-5 печатных компаний, будет трудно занять такое же место в Интернете.

Инструменты систем по взаимодействию с клиентами позволяют анализировать Интернет-пространство и подыскивать подходящие сделки, а также быть в курсе Интернет-активности конкурентов.

Социальная сеть и CRM

Другая часть ведения бизнеса в Интернете – социальные сети, популярный массовый инструмент, из которого компании стараются извлечь максимальную пользу. Недостаточно поддерживать актуальную новостную информацию в соцсети, важно также вовремя реагировать на запросы клиентов, отслеживать подходящие сделки, строить обратную связь взаимодействия с клиентами, анализировать настроение аудитории. При этом система взаимоотношений с клиентами (CRM), c одной стороны, мощный маркетинговый инструмент, с другой – инструмент для увеличения продаж.

Социальный CRM позволяет:

1)    Организовать отслеживание и анализ большого объема информации, связанной с брендом, продуктом и компанией в целом, непрерывно генерируемой пользователями социальной сети. Понимание текущей ситуации и тенденций дает возможности по управлению как в тактическом, так и стратегическом плане.

2)    Объединить уже накопленную информацию о клиенте и информацию из социальной сети. Это позволит качественно улучшить результаты тех процессов, где используется информация о клиенте. Это в первую очередь продажи и маркетинг.

3)    Увеличить продажи за счет использования нового, дешевого, массового канала продаж.

4)    Обеспечить качественную поддержку клиентов в социальной сети за счет организации четкого контроля и оценки этой деятельности.

5)    Снизить затраты на поддержку клиентов за счет привлечения в процесс поддержки сегмента "prosumers" («продвинутых» клиентов).

Отслеживание выхода медиаматериалов

Для того чтобы закрыть сделку, нужно вовремя убедиться, что статья, передача, видеоролик и прочий контент вышли в эфир. То, что современные инструменты ERPспособны сделать это автоматически, в наш век уже вряд ли вызовет у кого-то удивление.

Документооборот

Отсутствие электронного документооборота в медиахолдинге, с несколькими редакциями, миллионной аудиторией, тысячами сделок, чревато потерей важных документов, утечками информации, долгими процессами согласования, отсутствием шаблонов и тратой времени на поиск нужной информации. Современные ИТ-инструменты также позволяют наладить документооборот в компании и сократить время на поиск нужной информации. Отличие инструментария ERP от системы электронного документооборота состоит в том, что ERP хранит документы в электронном виде, а электронный документооборот позволяет наладить обмен информацией.

Решение для автоматизации медиахолдингов

Решение «НОРБИТ: Управление медиа-холдингом» разработано на базе Microsoft Dynamics AX 2009 и предназначено для автоматизации бизнес-процессов крупных многопрофильных медиа-холдингов со сложной организационной структурой, включающей издательства, рекламные агентства, компании теле- и радиовещания. 12NEWS

Внедрение отраслевого решения «НОРБИТ: Управление медиа-холдингом» позволяет компании:

·                     эффективно планировать и организовывать процесс продажи медиапродуктов и услуг;

·                     повысить производительность работы коммерческого отдела;

·                     увеличить скорость обмена данными между головным и многочисленными дополнительными офисами;

·                     вести тотальный контроль финансово-хозяйственной деятельности компаний и холдингов;

·                     управлять ценовой стратегией и ценовой политикой медиапродуктов и услуг;

·                     планировать и управлять текущими публикациями медиапродуктов и услуг, а также осуществлять планирование в ближайшей перспективе.

Автоматизация медиа-холдинга «Пронто-Москва»

В Москве и области находится порядка 35 офисов продаж, а региональные центры «Пронто-Москва» расположены почти в 100 городах России, стран СНГ и Балтии. Продажа рекламных продуктов и услуг, реализация печатной продукции и подписки на издания холдинга ведется сразу по нескольким независимым каналам: прямые продажи, продажи через агентские сети, прием Интернет-заказов.

До внедрения информационной системы компания использовала набор разрозненных бизнес-приложений, каждое из которых отвечало за отдельный бизнес-процесс: ведение бухгалтерского учета, распространение печатной продукции, размещение рекламного контента, учет выпуска рекламы и т.д. В отсутствие единой информационной системы, которая бы интегрировала информацию по всем ключевым бизнес-процессам холдинга, эффективно управлять бизнесом такого масштаба как «Пронто-Москва» становилось достаточно сложно и трудоемко. Много времени тратилось на сбор и консолидацию достоверных данных о коммерческой и финансовой деятельности компании. В результате было принято решение внедрять корпоративную информационную ERP-систему.

Выбор решения

При выборе решения для корпоративной информационной системы управления медиа-холдинг «Пронто-Москва» руководствовался следующими критериями:

·                    высокая производительность и масштабируемость системы для обеспечения эффективной работы большого числа пользователей и территориально удаленных офисов продаж;

·                    широкая функциональность и возможность удобно автоматизировать специфические издательские бизнес-процессы управления;

·                    обеспечение гибкой интеграции с другими информационными ресурсами компании - системой контроля размещения рекламных объявлений, системой бизнес-анализа, интернет-системой приема объявлений;

·                    приемлемая стоимость лицензий и услуг;

·                    положительный опыт внедрения;

·                    возможность дальнейшего расширения функциональности и удобная настройка решения при увеличении продуктовой линейки.

Решение

Microsoft Dynamics AX является единой системой холдинга «Пронто-Москва», которая охватывает основные финансовые и хозяйственные бизнес-процессы управления, а также обеспечивает информационную поддержку специфических для медийного бизнеса операций по продаже рекламных продуктов, реализации региональной рекламы и распространению печатной продукции холдинга.

На сегодняшний день в системе работает порядка 250 сотрудников холдинга. Основные пользователи: высшее руководство, бухгалтерия, финансовый отдел, отдел продаж, сотрудники региональных служб.

Компоненты решения

·                    Финансовый контур

·                    Продажа медиапродуктов и услуг (рекламные услуги и подписка)

·                    Интеграция с внешними информационными системами

Результаты

Использование Microsoft Dynamics AX 2009 для реализации комплексной информационной системы управления в медиа-холдинге «Пронто-Москва» позволило компании укрепить свои лидирующие позиции на рынке информационно-справочных и издательских услуг  и добиться следующих результатов:
   - увеличение производительности работы менеджеров по продажам на 40%;
   -повышение оперативности закрытия сделок по продаже печатной продукции и размещению рекламного контента на 20%;
   -повышение достоверности коммерческой, финансовой и учетной информации на 30%;
   -повышение контроля за распространением тиража;
   -оптимизация производственного цикла;
   -повышение прозрачности складских остатков;
   -обеспечение точности расчетов заработной платы и вознаграждений рекламным агентам;
   -увеличение оперативности обмена данными между головной организацией и офисами продаж.

 Юлия Ляпина, финансовый директор медиа-холдинга «Пронто-Москва»:  «Система Microsoft Dynamics AX составляет информационную основу эффективного управления медиа-холдингом, поскольку обеспечивает своевременность фиксации, единство и достоверность данных о деятельности компании на всех этапах производственного цикла – от принятия заказа от рекламодателя до распространения отпечатанного тиража изданий».

Специально для ©12NEWS

© НОРБИТ, 2012
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2012