Бизнес-технологии на службе ВУЗов

Где «копать»?

Как построен процесс работы современного специалиста в области подбора персонала или HR-специалиста? Упрощенно его можно отразить в виде следующей последовательности работ:

·        Планирование потребности в персонале совместно с другими подразделениями компании, которые являются внутренними заказчиками службы персонала (далее по тексту – заказчики).

·        Подготовка описаний вакансий, согласование с заказчиками требований к каждой вакансии.

·        Поиск кандидатов на вакансию:

-   Размещение вакансии на интернет-ресурсах (на сайте компании, hh.ru, job.ru, superjob.ru) и иногда в печатной прессе, далее обработка откликов.

-   Поиск по собственным базам данных и внешним ресурсам, например,hh.ru

-   Как ни удивительно, поиск по базе сейчас работающих в компаниях сотрудников: возможно, внутри компании есть отличный кандидат, который на новой позиции принесет больше пользы. В крупных компаниях даже есть внутренние ресурсы, где любой сотрудник может просмотреть имеющиеся вакансии и предложить себя на свободное место.

·        Первичный отбор поступивших резюме, формирование «короткого списка» кандидатов на вакансию.

·        Проведение комплекса мероприятий (собеседования, индивидуальные и групповые тесты, проверка рекомендации и информации о кандидатах) и принятие решения.

Помогают HR’ам в выполнении своих задач специализированные информационные системы, как собственные, так и внешние, доступ к которым можно купить. ИТ-системы экономят время сотрудников HRна поиск и обработку необходимой информации, но главное, позволяют сохранить результаты работы для использования ее в дальнейшем.

Например, если сегодня определенный кандидат не прошел на вакансию, но с ним уже провели собеседование, то когда в следующий раз его кандидатура будет в списке претендентов, на ее обработку потребуется меньше времени.

Более того, крупные компании постоянно нарабатывают «про запас» список возможных кандидатов, чтобы, когда вакансия появится, максимально быстро ее закрыть. Это важнейшая ценность информационных систем, позволяющих при правильном использовании значительно увеличить скорость «закрытия» вакансий и повысить качество отбора, и к ней мы вернемся позже.
 

Как «копают» лучшие HR-специалисты?

К сожалению, описанные выше типовые методы работы HR’ов, не всегда дают отдачу, так как их используют все и им везде учат. Более того, предлагаемые на рынке информационные системы также всем доступны, что в некой мере выравнивает возможности служб персонала в конкурентной борьбе. Поэтому в последнее время HR-службы вынуждены придумывать новые методы работы, в т.ч.:

·        бонусы за рекомендацию или «Рекомендуй друга»;

·        планирование карьерной траектории внутри компании, чтобы иметь внутренний рынок кандидатов на вакансии, которые могут возникнуть;

·        анализ ситуации у конкурентов компании, чтобы в случае возникновения проблем у конкурента постараться успеть перетянуть его сильные кадры себе.

Как работает схема бонусов за рекомендации? Как правило, она содержит некий элемент вознаграждения (денежного, материального или иного) за то, что один человек рекомендует другому отправить резюме в определенную компанию или просто передает HR-службе контакты людей, которые соответствуют требованиям вакансии и, возможно, заинтересованы в смене места работы. Бонус обычно полагается рекомендателю в том случае, если кандидат принимает предложение и успешно проходит испытательный срок. Но в целом условия отношений между работодателем и рекомендатором могут быть договорными и зависеть от конкретной ситуации.

Схема карьерного планирования устроена следующим образом: на регулярных встречах с сотрудниками HR-служба оценивает профессиональные качества и достигнутые результаты, и на основе этого совместно с сотрудниками обсуждает цели на следующий период и необходимые действия по их достижению, как стороны сотрудника, так и самой компании. Как правило, всегда есть сотрудники, которые уже обладают достаточным профессиональным уровнем для повышения внутри компании, но в данный момент для них может не быть вакансий, так как их руководитель вполне успешен. Соответственно, такому сотруднику могут быть интересны варианты перехода в другие подразделения на более высокие позиции, а HR-служба имеет постоянный запас кандидатов, уже знакомых с корпоративной культурой и проверенных в рамках работы в компании.

Переманивание сотрудников из испытывающих проблемы конкурентов – задача очень сложная и требует хорошего информационного обеспечения. Как правило, если некая компания начинает испытывать проблемы, то сначала они известны только внутри компании. При этом в проблемной ситуации любая компания старается удержать наиболее сильных сотрудников и, наоборот, расстаться с менее сильными. Если на рынке уже появилось много резюме сотрудников некой компании, это обычно означает, что проблемы в компании зашли уже далеко, и, скорее всего, лучшие кадры уже либо ушли, либо наоборот уже «удержаны» внутри компании, а на рынок вышли менее востребованные сотрудники.

Чтобы успеть вовремя службы персонала должно постоянно собирать информацию о состоянии компаний на рынке в рамках собеседований с кандидатами, иметь единый ресурс или процедуру по сбору и обработки этой информации. А также быть готовыми в случае появлении информации о проблемах конкурента проверить ее и через, например, тех же рекомендаторов или «знакомых знакомых» и максимально быстро отработать конкретный кейс.
 

Что из этого опыта может использовать учебное заведение?

Опыт коммерческих компаний позволяет выбрать некоторые моменты, которые могут быть применены и учебным заведением. Будем считать, что оно заинтересовано в привлечении клиентов для продажи им своих образовательных услуг, таких как бакалавриат, специалитет, магистратура, аспирантура, всевозможные курсы дополнительного образования.

Понятно, что для применения опыта коммерческих структур в первую очередь у вуза должна быть база данных, в которой будет храниться и постоянно актуализироваться информация о текущих и потенциальных клиентах, то есть абитуриентах различных учебных программ. Причем, как мы видим в случае коммерческих компаний, повышение эффективности процесса набора происходит в первую очередь за счет работы с текущей базой за счет того, что:

·        уже есть информация о потребностях и профиле конкретного человека – когда у нас появится подходящий ему учебный продукт, мы можем ему сразу его предложить, не тратя время на знакомство и презентацию нашего вуза, ведь мы однажды уже проделали это;

·        так как у нас налажен контакт, мы можем обратиться с предложением дать рекомендации и получить некий «бонус» в случае, если рекомендуемый абитуриент примет наше предложение. Например, если человек посодействовал привлечению к нам на учебную программу 5 человек, он может получить ваучер на бесплатное обучение для себя самого.

Конечно, чтобы реализовать большой охват аудитории «потенциальных клиентов», нужно либо много персонала, либо профильная информационная система. Причем вполне достаточно не самых дорогих программных продуктов, подобных NORBIT4Edu, которые, кроме стандартных задач хранения информации о профиле потенциальных абитуриентов, их друзей, родственников, детей и внуков, также поддерживают различные коммуникационные возможности, позволяющие с минимальными затратами непрерывно актуализировать контакты – электронная почта, опросы/анкетирования и т.п. Возможности платформы MicrosoftDynamicsCRM, на которой основан NORBIT4Edu, покрывают потребности и малого, и крупного учебного заведения.

Например, налаженные контакты с выпускниками позволят через них влиять на выбор учебного заведения для их друзей и членов семьи. И это не требует постоянной отправки рекламы или других предложений, вполне достаточно регулярно рассылать интересную новостную информацию. Но когда возникнет потребность, в первую очередь любой человек вспомнит о вузе, с которым постоянно находится в контакте.

В более широком смысле, постоянно поддерживая контакты с сообществом, напрямую или через знакомых, имеющих отношение к нашему учебному заведению, мы постоянно можем поддерживать в «теплом» состоянии базу потенциальных клиентов и лояльных нам рекомендаторов.

Но даже более важно, что мы имеем возможность в том числе постоянно получать обратную связь от текущих студентов о качестве образования, новых потребностях и т.п., что дает нам возможность корректировать сам учебный «продукт» и предлагать новые учебные программы, которые сейчас пользуются спросом. Опыт западных вузов говорит о том, что в первую очередь надо работать с текущими «клиентами», то есть студентами в нашем понимании: так как раз они сейчас у нас продолжают учиться, то, скорее всего, они лояльны к вузу как поставщику образовательных услуг. Опираясь на текущих студентов и добавляя к этому сообщество выпускников, мы получаем как раз неисчерпаемый объективно рынок для услуг нашего вуза, так как учиться и повышать квалификацию люди будут всегда.

Дополнительные ИТ-возможности

Упоминавшееся выше решение NORBIT4Edu позволяет в целом наладить персонифицированное взаимодействие с каждым «клиентом» вуза. Консолидация информации о желаниях «клиента», истории взаимодействия с вузом, личной информации, высших образованиях, местах работы и т.д. позволит предложить наиболее подходящий продукт или услугу именно для него. Выделение сегментов из базы данных поможет проводить направленные маркетинговые кампании, прогнозировать их результаты, планировать и прогнозировать бюджеты вуза.

В условиях многообразия вузов страны, а также необходимости регулярной отчетности перед аккредитационной комиссией, учебному заведению нужно применять современные методы и инструменты при планировании стратегии развития или сохранения позиции в сформировавшейся «нише» образования.

NORBIT4Edu построено на зарекомендовавшей себя во всем мире платформе – Dynamics CRM. Объединение линейки продуктов, ориентированных на вузы, таких как NORBIT4Edu, LiveEDU, Office365, позволит организовать программный комплекс для управления образовательным учреждением, отвечающий современным технологиям и стандартам предоставления образовательных услуг. В настоящее время подобные проекты идут в ведущих вузах России - Российский университет дружбы народов (РУДН), Российская экономическая школа, Российская экономическая академия им. Плеханова, Российский аграрный университет им. К.А.Тимирязева и других. Инновационные разработки придут на помощь образовательным учреждениям в процессе привлечения выпускников.

Вертоградов Владимир
Коммерческий директор департамента развития компании НОРБИТ
Для 12NEWS

© НОРБИТ, 2012
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2012