Как вузу обеспечить 100% набор студентов по всем специальностям с помощью CRM?

До недавнего времени ситуация в России складывалась иначе. Подготовка специалистов осуществлялась, как правило, на основе устаревших технологий. И до сих пор многие университеты предпочитают использовать недорогие системы и даже автоматизируют свою деятельность с помощью самостоятельно написанных систем, такой подход принято называть «латание дыр».

Однако опыт показывает, что реальный эффект приносит комплексная автоматизация с применением инновационных технологий и решений, которые прошли апробацию на практике, стали практически  стандартом внедрения.

В последние годы произошли важные изменения нормативной базы, увеличено финансирование ряда российских вузов на внедрение современных  ИТ, реформирование технического и информационного обеспечения учебного процесса. Все эти изменения дают возможности вузам выйти на новый уровень и существенно повысить качество образовательных услуг.

Возможности современных CRM-систем

В настоящее время в российских вузах активно идет процесс внедрения систем, позволяющих автоматизировать процесс привлечения новых студентов.

К примеру, отраслевые решения партнеров Microsoft, в частности компании «НОРБИТ» - NORBIT4Edu успешно используется в  Российском Университете Дружбы Народов, а также внедряется в ряде других ведущих российских вузов. Решение направлено на активное взаимодействие с выпускниками, а именно формирование общей базы выпускников всех лет, проведение встреч, приглашение на конференции, мероприятия, поздравление каждого из них с днем рождения, отчетность по количеству выпускников разных факультетов, проведение анкетирования с целью учета их трудоустройства и сбора других аналитических данных.

Однако взаимодействие с выпускниками - это лишь небольшая часть функциональных возможностей CRM-системы.  Помимо поддержания высокого уровня качества образования, важной задачей современного высшего учебного заведения является привлечение «потенциальных» студентов и обеспечение 100% набора по всем специальностям.  Сегодня российское образование характеризуется большим выбором образовательных услуг и возрастанием конкуренции со стороны как государственных, так и негосударственных вузов. Поэтому задача привлечения «потенциальных» студентов стоит особенно остро.

Для решения этой задачи требуется современная CRM-система, которая позволяет вести работу еще и с потенциальными студентами, а именно с учащимися старших классов школ.

Специализированный функционал решения дает возможность не только сформировать общую базу абитуриентов, но и рассылать им информационные письма с приглашением на дни открытых дверей, новостями о вузе, проходимых лекциях, олимпиадах и днях науки. Возможности CRMтакже позволяют проводить анкетирование и оценивать результаты, быстро формировать и отправлять на печать бейджи и пропуска для участников конференций и олимпиад, своевременно отслеживать оплату подготовительных курсов и распределять на группы по результатам первичного тестирования.

Самая тяжелая работа ложится на плечи сотрудников приемной комиссии вуза в дни приема вступительных документов. С помощью современной информационной системы прием документов, результатов ЕГЭ, учет наличия золотых и серебряных медалей, сертификатов и дипломов об участии в олимпиадах и конкурсах станет не только проще, но и качественнее. Заведение всего лишь одной персональной карточки для каждого абитуриента в системе позволит безошибочно учесть весь пакет его документов, напомнит  о необходимости  принести оригинал аттестата и сразу же после определения проходного балла отправит смс или электронное письмо с соответствующим поздравительным текстом. Такое внимание повысит лояльность будущих студентов к вузу, обеспечит максимальный набор студентов, а также будет нести информационный, мотивирующий и профилирующий характер.

Для тех студентов, кто успешно сдал экзамены и получил хорошие баллы по результатам ЕГЭ, наступило долгожданное лето, а в то же время для сотрудников приемной комиссии наступает не менее «горячий сезон» - это заведение личных дел, определение студенческих групп, аналитика по итогам прошедших вступительных экзаменов и актуализация информации на сайте вуза. И в этой ситуации CRM система станет надежным помощником. Сформированные на этапе принятия документов карточки по каждому из абитуриентов можно легко перевести в статус «Студент 1 курса», а оставшийся список абитуриентов, не прошедших вступительные испытания может стать хорошей базой для рассылки писем с предложением платных услуг: курсов, второго высшего образования и участия в конференциях и днях науки. Помимо рассылки писем с информацией о новых курсах и специальностях вуза, можно также рассылать письма студентам-должникам, которые не оплатили обучение за текущий период.

По итогам учебного года, да и не только, сотрудники университетов и институтов часто проводят анкетирование студентов, и в том числе мониторинг студенческой жизни и отношения к вузу.

Использование CRM-системы дает возможность избавиться от всей бумажной волокиты, исключив неточности при проведении анализа. С помощью CRM можно быстро подвести итоги анкетирования и построить соответствующие графики, при этом анализ будет сделан на основе полной информации с учетом всех необходимых факторов, что позволяет планировать и проводить целенаправленную работу.

Единая сформированная база по студентам всех факультетов предоставляет огромные возможности для анализа и учета. Так, в системе наглядно представлена динамика поступивших/отчисленных/выпустившихся студентов по разным специальностям за все года. Также с помощью CRM можно разослать сотни информационных писем и приглашений всего лишь по нажатию одной кнопки, что значительно  повышает скорость и эффективность работы.

Стоит отметить, что CRM-решения для вузов находятся в постоянном развитии, поэтому можно с уверенностью заявить, что их текущие возможности это только начало.

© НОРБИТ, 2012
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2012