Что такое Электронный Документооборот

Электронный Документооборот

Документооборот включает в себя все события происходящие в жизни документа: оформление, разработка, отправление, обработка, подписание, а так же хранение в архиве и уничтожение. Следовательно Электронный Документооборот способен использовать такие же похожие свойства, но в электронном варианте, добавляя законную значимость документов.

Что такое Электронный Документооборот

В настоящее время большинство документов уже находятся в электронном виде. Под электронным образом документа подразумевается файл определенного формата, который можно открыть, прочитать или распечатать с помощью соответствующей программы (PDF, DOC, ODT, TXT, JPG, PNG). Электронный Документооборот оперирует документами в электронном виде. Взамен обычной подписи используется цифровая подпись документа.

Понятие Электронный Документооборот

Определение Электронный Документооборот включает в себя переход от бумажных документов с ручными подписями к их электронным эквивалентам. Документы на бумаге вытесняются электронными версиями и юридически значимыми документами. А ручная подпись, переходит в электронную (цифровую) подпись. Современное законодательство допускает использовать электронные документы взамен бумажных. И электронные документы с цифровой подписью определяют аналогичную законную значимость как и их бумажные версии.

Система электронного документооборота / Система управления электронным документооборотом

Хранение документов в электронном варианте является только первым шагомк электронному документообороту. Далее нужно настроить систему управления для отправки документов, подписания, подборки, архива и других методов. Для этих целей нужно подобрать оператора или систему управления электронным документооборотом (СЭД или СУЭД). Подобная система предоставляет все команды по управлению цифровыми документами. Система управления электронным документооборотом бывает локальной - управлять и передавать только в локальной сети организации. Но это определяет дополнительные ограничения, например, запрещено передавать документы другим предприятиям или офисам не входящим в сеть. Более выгодно использовать интернет систему электронного документооборота. Такой метод разрешит работать напрямую со всеми фирмами и филиалами, присоединенными к системе. Онлайн сервис Межкорпоративного Электронного Документооборота eSign-Pro - позволяет использовать все плюсы электронного документооборота для ускорения сделок подписания, доставки и хранения сложных электронных бумаг, передающихся между организациями для их бизнес деятельности.

Внедрение электронного документооборота

Бумаги являются составной частью многих деловых сделок происходящих в офисе или другой организации. Количество документов часто растет и часто встает сильная необходимость в правильном управлении документооборота. Переход на электронный документооборот позволяет упростить работу с бумагами и сосредоточится на более важных задачах. Все это в совокупности сделает бизнес простым и успешным.

Цифровой документооборот в офисе или на предприятии

Какие плюсы повлечет Электронный документооборот на предприятии или в офисе? По статистике примерно 75% формализованной информации на предприятии занимают документы. А цифровой документооборот сделает работу с документами лучше, проще и скорее. Пропадут неприятности пересылки и получения бумаг, почтовых курьеров, складирования большого количества документов, перебора или перебора бумаг в архиве и другое.

Защита электронного документооборота

Грамотный электронный документооборот основывается на современных технологиях а так же передовые системы защиты и шифрования. С помощью цифровой подписи и криптографических методов, можно проверить целостность документа. При любом изменении в документе, цифровая подпись становиться не актуальной, потому что она рассчитывается с помощью хэш методов для исходного документа. Великую роль в защите электронного документооборота играет метод архива документов, организация хранилища и резервных копий.

© Сигнал-КОМ, 2012
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2012