«eDocLib: Актив Бизнес» внедрен в «МЭК»

Как и  во многих других организациях  до внедрения ECM-системы  в ООО «МЭК» для совместной работы с документами использовались систематизированное файловое хранилище и электронная почта; какого-либо единого подхода к управлению задачами не существовало.  Динамичное развитие компании, постоянное увеличение объемов работ и, соответственно, числа обрабатываемых файлов и документов потребовало повышения эффективности работы и внедрения современных технологий для работы с информацией.  Среди основных задач,  сформулированных руководством компании для внедряемой системы  –  автоматизация общего документооборота, создание единого корпоративного хранилища  документов и неструктурированной информации, автоматизация учета договоров и управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).   В качестве наиболее подходящего решения, позволяющего автоматизировать все перечисленные задачи, была выбрана система «eDocLib: Актив Бизнес», построенная на платформе eDocLib компании «Электронные Офисные Системы» (Москва).

Коробочная версия  ECM-системы eDocLib 2.5  предоставляет широкий функционал по организации совместной работы с корпоративной информацией и автоматизации документооборота. Кроме того,  она может быть использована независимыми разработчиками  для  создания собственных продуктов на основе платформы eDocLib.

Один  из первых подобных  продуктов – ECM-решение  «eDocLib: Актив Бизнес», разработанное специалистами компании «Корпоративные системы – Консалтинг» (Барнаул), золотого  партнера ЭОС. Продукт позволяет  автоматизировать ключевые бизнес-процессы малого  и среднего бизнеса,  в том числе, управленческий документооборот, работу с  договорами,  управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), работу сервисной службы (helpdesk)   и обладает, как и сама платформа eDocLib,  уникальным соотношением «цена/ функциональность» и возможностью быстрой конфигурации  в соответствии с потребностями пользователя.

На первом этапе внедрения «eDocLib: Актив Бизнес» в «Международной Энергетической Компании»  было проведено исследование общего и коммерческого документооборота, позволившее формализовать документационные и информационные потоки. Далее специалистами компании «Корпоративные системы - Консалтинг» были осуществлены необходимое конфигурирование и настройка «eDocLib: Актив Бизнес» в соответствии с результатами исследования.

С 2011 года учет и управление всеми договорами  и документами  в компании «МЭК»  ведется с помощью «eDocLib: Актив Бизнес».  Базовые функции CRM, реализованные   в системе, предоставили возможность коммерческому отделу автоматизировать работу с действующими и потенциальными заказчиками, учитывать возможные сделки, запросы потенциальных клиентов, планируя и проводя работу с ними в единой системе. Простая интеграция с Microsoft Outlook позволила  автоматически регистрировать переписку сотрудников с контрагентами в связке с первичными документами (договорами, коммерческими предложениями и т.д.).

Благодаря использованию  утилиты загрузки в eDocLib  существующего архива электронных документов  к моменту  запуска  системы в эксплуатацию все значимые документы были собраны в едином хранилище.

Говоря о первых результатах внедрения, Виталий Моргунов, директор по маркетингу «МЭК», отметил: «…система позволяет навести порядок в документообороте, решить проблему своевременного и качественного выполнения поручений. Сохранить и защитить данные, а также предоставить возможности для организации работы в удаленном режиме. Именно такие условия диктует реальность для малых и средних предприятий...»

В планах на будущее – автоматизация  с помощью «eDocLib:Актив Бизнес»  основных бизнес-процессов, связанных с работой с различной технической документацией. Рассматриваются варианты реализации в системе единого хранилища инженерных документов: технических обоснований, чертежей, спецификаций, результатов предпроектных обследований и т.п. При этом планируется не  только создать архив электронных документов, но и  обеспечить коллективную работу с документами, их согласование, управление задачами и контроль исполнения. При этом вся техническая документация  будет  динамически связана  с другими документами компании –  коммерческими предложениями, договорами, предварительными запросами потенциальных клиентов и т.д.
 

© Электронные Офисные Системы (ЭОС), 2011
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2011