Анатомия успешного планирования продаж и производства

В ходе недавнего опроса о системах управления снабжением, проведенного компанией AMR Research по заказу Infor, 88% респондентов отметили, что они уже пользуются решением для планирования продаж и производства или планируют внедрить такое решение в течение ближайших 12 месяцев. Также выяснилось, что основной интерес в системах планирования продаж и производства для организаций представляет их способность моделировать сценарии «что если».

Однако экономический кризис — не единственный движущий фактор. Идея систем планирования продаж и производства возникла задолго до кризиса. В то же время только недавно технологии достигли уровня развития, при котором стала возможной разработка подобных систем.

Дело в том, что планирование продаж и производства — это не просто технология. Это всесторонний процесс, охватывающий много подразделений организации: от бухгалтерии и НИОКР до производства, продаж и даже маркетинга. Столь широкий охват сфер деятельности предприятия раньше был не под силу бизнес-приложениям.

Сегодня большинство решений для планирования продаж и производства построены на основе электронных таблиц. В ходе опроса Aberdeen Group выяснилось, что до 85 % таких систем используют таблицы. Это привело к удручающей ситуации, когда до 60 % времени, отведенного на планирование продаж и производства, уходит на такие действия, как ручной импорт и экспорт данных, проверку и подготовку информации.

Электронные таблицы требуют много труда и дают мало результатов. Они не позволяют вести активный анализ, их невозможно интегрировать между всеми подразделениями, в них практически отсутствует возможность контроля целостности данных, и наконец, они плохо подходят для создания отчетов. Всё это происходит из-за того, что электронными таблицами сравнительно просто пользоваться.

Однако бизнесу в действительности от планирования продаж и производства нужно совершенно иное: способность быстро и точно анализировать сценарии «что если» во всех аспектах своей деятельности.

Теперь, когда новые технологии составляют достойную альтернативу электронным таблицам, какой подход будет наиболее эффективным для планирования продаж и производства?

Прежде всего, организация заинтересована в объединении информации из разных источников в единой иерархической системе. Это значит, что у каждого подразделения должна быть возможность не только вносить данные в общую систему, но также анализировать их в привычном формате и терминологии.

Фактически речь идет о двух процессах, связанных воедино. Первый процесс отвечает за получение данных из всех подразделений компании. В каждом подразделении будут использоваться свои системы и технологии: системы планирования ресурсов предприятия на производстве, системы управления взаимодействием с заказчиками в маркетинге, системы управления снабжением в управлении спросом и финансовые системы в бухгалтерии.

Кроме того, наличие единой иерархической структуры предполагает интеграцию информации таким образом, при котором подразделения компании начинают говорить на одном и том же языке. Для этого необходима открытая среда перемещения данных между системами, не требующая отдельных усилий по интеграции. Наиболее перспективны в этом отношении так называемые сервисные архитектуры (SOA). Они обеспечивают возможность открытой интеграции на основе общих стандартов и не привязаны к технологиям отдельно взятых разработчиков.

Что же мы имеем? Представьте себе три подразделения, поставляющие данные в систему планирования продаж и производства. Управление планирования спроса поставляет информацию о необходимых объемах поставок и объемах продаж, бухгалтерия оперирует доходами и затратами, а производственный отдел интересуют объемы производства и производительность.

Важно то, чтобы все подразделения говорили на одном и том же языке. Обычно, хотя не всегда, общий язык состоит из таких терминов, как доходы, расходы, прибыль и уровень сервиса. Однако прийти к этому можно по-разному. Кроме того, важно, чтобы иерархическая структура поддерживалась на всех уровнях, представляющих интерес для руководителей, отвечающих за принятие решений. Руководители высшего звена чаще всего оперируют такими понятиями, как группы продукции, региональные показатели и прогноз на 18 месяцев. Руководителей среднего звена при этом интересуют конкретные показатели, клиенты, продукты и заказы. Одна из наиболее типичных проблем при внедрении систем планирования продаж и производства заключается в неспособности связать стратегические планы с текущей деятельностью компании.

Вторая составляющая успешного внедрения системы планирования продаж и производства — обеспечение обязательности ее применения. Планирование продаж и производства — это всесторонний процесс, который должен быть обязательным во всех подразделениях компании. С точки зрения технологий это значит, что необходим механизм принуждения к соблюдению процесса планирования продаж и производства.

Рассмотрим пример, когда процесс планирования продаж и производства рассчитан на месячный цикл (длительность цикла может быть разной). В системе обеспечения процесса (и у всего предприятия) есть некая общая среда система координат и график. Те или иные действия должны выполняться конкретными сотрудниками или отделами в строго определенные дни. Например, в день 6 показатели спроса должны поступить на производство и в бухгалтерию. В общей схеме процесса это событие может быть обязательным условием принятия заказа на производстве в день 8 и получения предварительных финансовых итогов в день 20.

Информация передается в первую очередь по электронной почте, чтобы уведомить сотрудника о необходимости совершения определенного действия в срок. Сотруднику предоставляются ссылки на инструменты и системы, необходимые для выполнения действия, например на систему планирования ресурсов предприятия.

У руководства при этом есть возможность контролировать соблюдение сроков. Подобный подход не только позволяет следить на соблюдением процессов, но также быстро выявляет источники задержек и узкие места. Для упрощения анализа система также может следить за изменением планов и создавать отчеты о том, насколько часто планы приходилось менять.

И здесь мы приходим к третьей составляющей успешного внедрения системы планирования продаж и производства: возможности применения процессов для анализа альтернативных сценариев. Это и есть та самая важнейшая функция «что если», которую организации ценят превыше всего.

Предоставление данных из системы планирования продаж и производства всем руководителям подразделений позволяет регулировать отдельные параметры системы. Клиенты могут моделировать результаты потенциальных изменений, не прибегая к практическим экспериментам.

Например, руководитель производства может смоделировать эффект от изменения параметров производства, а снабженец — спрогнозировать масштабы влияния сезонного повышения спроса. Что не менее важно, этот эффект могут проанализировать и другие подразделения, включая бухгалтерию и управление продаж.

И самое главное — компания в целом может сравнить несколько сценариев и выяснить, как можно оптимизировать деятельность с точки зрения повышения качества обслуживания клиентов, сокращения затрат или получения дополнительной прибыли. Величину потенциального эффекта (и сопутствующих рисков) можно регулировать. Благодаря этому у организации будет куда более четкое представление о том, что должно произойти, после внесения фактических изменений.

Последняя составляющая успешного внедрения системы планирования продаж и производства заключается в том, чтобы дать руководителям высшего звена «чувство площадки». В баскетболе «чувством площадки» называют способность игрока видеть всё происходящее на площадке и понимать, что ему нужно делать, чтобы внести максимальный вклад в общий результат. Точно так же система планирования продаж и производства должна давать руководителям высшего звена полную картину происходящего, позволяя им принимать обоснованные решения во всех сферах.

Как правило, основной выигрыш заключается в приобретении способности выявлять и использовать тенденции. «Общая картина» обычно представляет собой набор графических элементов, например диаграмм и графиков. Однако для поддержки принятия решений система планирования продаж и спроса должна давать возможность беспрепятственной детализации данных до любого уровня.

Зачастую эта задача очень непроста, и именно здесь пасуют многие современные системы. До недавнего времени системы планирования продаж и производства позволяли работать либо с данными самого низкого уровня, либо с максимальным возможным обобщением. К счастью, ситуация начинает меняться в лучшую сторону.

Какую же пользу получает организация от успешного внедрения системы планирования продаж и производства? Согласно результатам исследования Aberdeen Group, ведущие системы планирования продаж и производства позволяют повысить уровень обслуживания клиентов, точность прогнозирования и прибыльность, а также ускорить оборот капитала — то есть, улучшить показатели, входящие в число ключевых для любой организации.

В форме четырех составляющих, перечисленных выше, системы планирования продаж и производства помогают организациям обеспечить соответствие между стратегическими планами и текущей деятельностью. Кроме того, они помогают в реализации этих планов наиболее выгодными для компании и ее клиентов способами.

Планирование продаж и производства — важнейший бизнес-процесс, необходимый для сокращения рисков в сфере снабжения. Любой производственный процесс допускает возможность удовлетворения потребностей клиентов несколькими возможными способами. Но какой способ будет лучшим? Лучшим для клиентов? Лучшим для бизнеса? Планирование продаж и производства — и современные технологии, помогающие повысить его эффективность — позволяют руководству организации получить уверенность в том, что были проанализированы все возможные сценарии развития событий и был выбран лучший из них.


Эндрю Кайндер, Infor
Специально для 12NEWS
 

© Галактика, 2010
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2010