Интеграция BI и ERP

Поставщики BI, которые до недавнего времени ориентировались на плановиков предприятия и статистиков, теперь видят источники новых возможностей в лице вице-президентов по управлению. Но даже если компания может себе позволить дорогое решение BI, многие из данных инструментов не получается встроить и использовать в бизнес-процессах.

Прошлый опыт

Бизнес-аналитика начиналась довольно просто в отделах ИТ. Предоставлялись стандартные, заранее определенные отчеты для деятельности сотрудников и управления. Отчеты формировались еженедельно или ежемесячно и работали как жесткая копия панели управления предприятия и отделов. Когда наступили проблемы с временными рамками и возросла потребность в более качественной, более свежей информации, в отдел ИТ стали поступать запросы, которые часто оставлялись невыполненными.

В конце концов, в системах ERP реализовали генераторы отчетов, чтобы передать функцию формирования отчетов самим пользователям. Но и сейчас в самых крупных и сложных компаниях самая популярная функция системы отчетности это «Выгрузка в Excel» - заранее подготовленные отчеты обычно не соответствуют потребностям отдельных пользователей без дополнительной подгонки. Часто отдельные таблицы Excel выступают в роли центрального хранилища наиболее критичной корпоративной информации.

BI - Бизнес-Аналитика - более часто описывает более обширную картину, «внутренние» инструменты. Это программное обеспечение, специально разработанное, чтобы помочь компаниям понять, что заставляет крутиться колеса компании и предсказать влияние текущих решений на будущее. BI включает аналитику, независимые процессы бизнес-аналитики, сбор информации для принятия решений и аналитические технологии. Современные BI-системы способны обеспечивать поиск в базах данных, используя технологии наподобие нейронных сетей и деревьев решений, с поиском сильных связей и примеров, которые человеку практически невозможно обнаружить, и преподносят их руководству, чтобы они могли выбрать верный курс.

Большинство систем BI работают без знаний основополагающей предметной области, которую они рассматривают, и поэтому вся ответственность лежит на ключевых пользователях - аналитиках, гарантирующих правильное понимание результатов. Вице-президент компании Gartner Ховард Дрессер замечает: «В то время как предпринимаются активные действия для перевода BI из корпоративного стратегического планирования в оперативное, BI живет в значительной мере в узком кругу статистиков и аналитиков».

Новая идея состоит в разработке инструментов BI так, чтобы помочь рядовым сотрудникам использовать те данные, которые слишком сложны для ручной обработки. Некоторые приложения BI, разработанные компаниями Cognos, Business Objects, SAS и другими, спроектированы для поддержки ежедневных операций. Некоторые подразделения сильно заинтересованы в новых инструментах реализации процессов типа «Закупка», где быстрый рост стоимости материалов, большие отклонения во времени выполнения заказов, рост базы поставщиков и нестабильность требуют, чтобы сноровка покупателей росла еще быстрее. Приложения BI компаний Informatica и CombineNet уделяют закупке особое внимание.

Продукт PowerAnalyzer компании Informatica анализирует данные закупок, чтобы гарантировать, что все покупатели используют преимущества заключенных сделок. Инструмент автоматически предупреждает покупателей, когда они выходят за лимиты, дающие компании право на скидку.

Гигант потребительских товаров P&G использует приложение CombineNet, электронный инструмент автоматизации поставок, который основан на комбинаторном анализе. Он дает поставщикам возможность изменять количества в заказах, комплектацию изделий, пути и сроки поставок или другие переменные для оптимизации эффективности. SAS недавно представил продукт SAS 9, на наш взгляд, несколько тяжеловесный инструмент BI, который обещает дать аналитику, идеально подходящую для каждой задачи. Объединенные данные со всего предприятия используются для предоставления возможностей по поддержке решений во всех функциональных областях предприятия, включая закупку. SAS обещает, что такая масштабная система даст «единую достоверную версию действительности».

Хотя цена на эти инструменты значительно отличается, все они склонны к дороговизне, стремясь принадлежать крупным компаниям. В дополнение, аналитик компании Forrester Кейт Джайл недавно оспаривал мнение, что цена не единственный их недостаток, утверждая, что «современные продукты BI испытывают недостаток совместимых механизмов для определения, управления и внедрения или применения ранее разработанных бизнес-процессов из внешних приложений. Следовательно, управление деятельностью на основе BI полезно только для горстки сотрудников, которые ориентируются на стратегические цели, основанные исключительно на доступных данных, а не на процессах, которые эти данные поддерживают».

Для большинства удобство в работе будет означать сочетание технологии с общими приложениями, объединение BI c существующими системами и процессами. BI, которое так же легко развернуть, как и новое настольное приложение. Восходящий BI.

Некоторый прогресс исходит не от создателей BI, которые не работали с производством, а от тех самых поставщиков программного обеспечения, чьи продукты уже глубоко вовлечены в деятельность: поставщиков ERP.

[Перепечатка материалов 12NEWS.ru разрешается только с предварительного согласования с редакцией или автором. Если вы читаете этот материал на другом ресурсе, пожалуйста, сообщите нам об этом editor@12news.ru]
 

Показательный пример

В течение последних двенадцати месяцев компания TriContinent Scientific, Hitachi Chemical Company, предоставляющая продукты по обработке жидкостей и частей оборудования для медицинской диагностики и биотехнологических областей, использовала новое программное обеспечение для замкнутых операций. Программное обеспечение было разработано компанией Relevant Business Systems, поставщиком Enterprise Software для проектно-ориентированных компаний, изначально для аэрокосмической и оборонной промышленности и контрактного производства. TriContinent использует ERP систему Relevant на всем предприятии и с прошлого года использует новое ПО Relevant - Business Wizard (BW), чтобы уменьшить время и количество шагов, требуемых для приобретения, восстановления, анализа и действия в соответствии с критичной информацией. Business Wizard – это информационное приложение, которое представляет интерактивный взгляд на все или какие-то конкретные области компании. TriContinent начала с бета-тестирования в отделе закупок.

Business Wizard выглядит как панель управления, которая дает доступ к нормативным данным, ERP системам и данным в режиме оффлайн баз данных Access или хранилищ данных. Он похож на накидку над несопоставимым ПО внутри организации, в независимой базе данных и может быть использован на всем предприятии или на отдельном рабочем месте. Конечные пользователи могут создавать объединенные, идеально подогнанные разрезы данных, которые требуются им в работе, используя преднастроенные шаблоны в качестве основы или создавая полностью свой разрез. Business Wizard собирает «модель» того, что покупатель определил как важные данные, вытягивая эту информацию из отдельных баз данных в системе ERP или других системах и представляя ее конечному пользователю в режиме реального времени. Шаблоны Business Wizard, с которыми может работать конечный пользователь, включают опыт как покупателя, так и лежащей в основе производственной системы. Эти шаблоны являются основным отличием от других инструментов бизнес-аналитики. Такая модель самообслуживания дает пользователю контроль и в то же время уменьшает объем задач отдела ИТ, который обычно сильно перегружен. Relevant недавно добавил в Business Wizard возможность прогнозной аналитики, и теперь BW на лету выполняет комплексный анализ по запросу конечного пользователя.

До внедрения Business Wizard компания TriContinent выполнила довольно обычные первоначальные шаги. Джон МакДениел, менеджер по управлению запасами компании TriContinent описал процесс в четырех основных шагах:

1. Установка «Нам нужно это купить»: оценка текущего состояния запасов. Управление пополнением запасов (MRP).
- Создание заявок с информацией о потребностях.
- Какие позиции необходимо закупить
- Описание позиций
- Когда позиция должна быть на складе и доступна для передачи в производство
- Какое количество требуется

2. Начало работы программ по анализу потребностей
- Открытие экрана, показывающего даты и историю спроса для позиций в запросе
- Запуск анализа потребностей

3. Определение самой выгодной цены
- Запуск отчета пользователя для позиции, определение, часто ли используется позиция, и имеет ли смысл закупить большее количество, чтобы получить скидку в цене

4. Открытие Меню Поставщика закупаемой позиции, чтобы получить обзор всех возможных поставщиков, их цены, время поставки и качество.
- Анализ всей информации и выбор поставщика, заказ количества
- Запуск создания заказа на закупку.


Эти шаги требуют, чтобы сотрудники, ответственные за закупку, обладали серьезными навыками работы с системой и хорошо знали всю информацию, которая находится в основном программном обеспечении. Анализ поставщиков был лучшим оценочным предложением, основанным на доступной истории и степени способность сотрудника оперировать в уме множеством переменных.

Джон МакДениел использовал Business Wizard для создания единого вида, который показывает всю информацию, требуемую для выполнения каждого из четырех шагов закупки в трех отдельных секциях, показывающих:

Информацию о заявках из MRP. В этой секции выделение номера позиции ссылается на информацию о спросе.
Информация о спросе со стороны рабочего заказа ERP-системы. С помощью правой клавиши мыши пользователь попадет в поддержку заявок, где он/она сможет изменить любую информацию, не покидая Business Wizard. Закладки перемещают пользователя к:
- Информации о запасах
- Использованию в 2014 году
- Использованию в 2013 году.

Информация о поставщике. Отображаемая информация включает:
- Имя
- Последние три заказа и цены
- Количество
- и другую информацию.

Закладка позволяет пользователю оперативно посмотреть любой открытый заказ от этого поставщика.

В данных разрезах в Закупке можно кликнуть мышкой и подгрузить любую основную ERP-систему и отразить изменения в ней, не закрывая других программ и не выходя из Business Wizard.




Секция 1 Business Wizard: Информация о заявках из MRP.
Секция 2 Информация по приходам с выделением подробностей по дням задержки и контроль качества (возврат поставщику /% RTV/ )
Секция 3 Информация о поставщике с классификацией по рейтингу.

 

С прогнозной аналитикой

К основному инструменту Business Wizard компания Relevant добавила более сложный механизм, который может стать революционной новинкой, позволяющей пользователям быстро оценивать ожидаемые события с учетом нескольких переменных. В среде Закупки покупатели смогут предугадывать, как поставщики будут работать с данным заказом на закупку или смогут предсказывать, какой поставщик, ожидается, будет лучше работать с заданными параметрами конкретной закупки.

Компании изначально были заинтригованы тем, что закупка у небольшого числа продавцов поможет легко и точно проставить рейтинг поставщиков. Однако добавление новых показателей, таких как «дни задержки» и оценка даже десяти поставщиков одного продукта по сотням закупок стали требовать невероятной скорости. Когда оценка расширилась и стала включать в себя множество критериев (качество, недостачи, финансовые условия и т.д.), взаимодействие или потенциальную корреляцию переменных (опции задержки и отгрузки, например), точный рейтинг поставщиков стал требовать очень больших вычислений.

Наконец, общая оценка деятельности поставщиков может скрыть очень хорошую или очень плохую деятельность по определенным видам заказов. Например, поставщик печатных плат (PCB) может иметь отличную историю поставок плат с 10 слоями и менее и стандартное время доставки и может ужасно работать при поставке плат с большим количеством слоев. Большинство программ по оценке поставщиков не могут в вычислениях выявить и учесть такие тонкости.

Прогнозная аналитика BW выявляет примеры и находит признаки и истории действий компании, которые делают возможным прогнозы будущего поведения поставщиков с очень точкой настройкой. Она достигает этого без отдельного ввода данных и без запуска программного обеспечения отделенного от основных технологий компании. Она работает в рамках существующих процессов для их усиления. С точно настроенной аналитикой сотрудники группы закупки могут легко взглянуть на ожидаемое поведение поставщиков по конкретным видам заказов в тот момент, когда специалисту по закупкам нужна информация для выполнения закупки.

Predictive Analytics Analysis:
Верхняя панель: набор данных BW из истории приходов для конкретного продукта. В данном примере, показанные переменные включают количество, дни задержки, возвраты (RTV), цену, поставщика и перевозчика.
Нижняя панель: внутри набора данных PA определяет поля с определителями прогноза. Определители взвешены по степени важности и используются в итоговой формуле, которая в результате дает рекомендации.
 

Вытягивая информации напрямую из происходящих операций, Business Wizard постоянно подкармливает прогнозную аналитику информацией в реальном времени. Функция прогнозной аналитики постоянно повышает качество, оценивая деятельность поставщиков в непрерывном режиме. Если сильные стороны поставщика угасают и исчезают, специалисты по закупкам всегда принимают решения, исходя из самой свежей информации.

Комбинация Business Wizard/Predictive Analytics дает мощные аналитические возможности. Ее прямая связь между оперативными данными и бизнес-аналитикой позволяет не специалистам в статистике уверенно вести дела.

Заключение

BI в течение долгого времени считалась бесценной системой в розничной торговле и банковской сфере, где постоянно росли базы данных с информацией и их использование. Чтобы быть действительно полезным для производства BI необходимо быть в тесной связи и постоянно получать информацию из существующей информационной системы производства. Лучше всего этого можно добиться путем встраивания BI в саму систему.


По материалам компании Relevant Business Systems
Перевод и адаптация: Алексей Маринин
12NEWS©

© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2007