Отраслевые конференции в B2B-секторе: как организовать свою, чтобы сформировать комьюнити и найти заказчиков

Вот уже пятый год ЦТР «Некст» и ПАО «ММК» проводят отраслевую конференцию по вопросам программной роботизации — RPA Connect, которая ежегодно собирает более 100 представителей ведущих российских компаний различных отраслей и сфер экономики. 

Практические знания, укрепление имиджа, полезные знакомства, новые партнёры и клиенты — не полный список преимуществ, которые получает бизнес, участвуя в отраслевых конференциях коллег и организуя собственные. С помощью конференции можно сформулировать стратегию поведения в кризисные времена, понять, куда движется рынок, презентовать товары и услуги, продемонстрировать экспертность, повысить лояльность аудитории и узнаваемость бренда, познакомиться с самыми передовыми технологиями и решениями, попасть на радары профильных СМИ. Это также возможность прокачать свой HR-бренд — бизнес должен быть хорошо узнаваем в целевой среде, чтобы привлекать в команду лучших специалистов.

Как определить целевую аудиторию мероприятия

Конференцию можно сделать под конкретную аудиторию, либо собрать под одной крышей всех, кто интересуется индустрией: потенциальных клиентов, партнёров, инвесторов, представителей госструктур. Всё зависит от цели. Например, целью нашей первой конференции было познакомить бизнес и органы исполнительной власти с технологией RPA, рассказать о её потенциале и преимуществах. Поэтому мы пригласили CEO компаний, собственников бизнеса, директоров по развитию и цифровой трансформации, финансовых и HR-директоров, руководителей центров обслуживания, руководителей департаментов из самых разных сфер деятельности.

Мы всегда стремимся, чтобы на нашу конференцию приехали представители разных видов бизнеса, а также компаний с разной глубиной погружения в роботизацию, вплоть до тех, кто вообще не знает про RPA. Рассылаем приглашения нашим клиентам, просим их позвать своих коллег и знакомых из других компаний, публикуем анонсы на различных площадках. Обязательно присутствуют создатели RPA-платформы, наши вендоры. Также приглашаем партнёров, которые занимаются разработкой программного обеспечения и технологиями анализа бизнес-процессов - Process mining и Task mining. Чтобы собрать нужную аудиторию, необходимо чётко понимать, где она обитает: где черпает информацию, на какие мероприятия ходит и т.д.

Как выбрать тему, которая откликнется у аудитории

Тема конференции должна раскрывать суть мероприятия, быть запоминающейся, но понятной. При выборе темы важно учитывать тенденции в отрасли и вызовы, с которыми сталкиваются коллеги и заказчики. Подумайте о своём опыте работы с клиентами, о проблемах и решениях, которыми было бы интересно поделиться. Может быть, вы заметили пробел на рынке или хотите применить инновационный подход в своей работе, который может дать импульс развитию всей индустрии.

В 2022 году практически всем российским компаниям пришлось адаптироваться к изменениям на рынке. В нише программной роботизации людей волновали такие вопросы: закончится ли RPA в России с уходом зарубежных платформ? Что будет с рынком RPA в ближайшей перспективе? Поэтому мы решили, что термин “Перезагрузка” будет наиболее подходящим для темы конференции. В 2023 году контекст изменился. Людей уже интересовало, как посчитать экономический эффект от внедрения RPA на предприятии и максимизировать его. Как экономить и повышать качество при помощи технологий Process Mining и Task Mining. Поэтому тему этого года мы обозначили как “Формула эффекта”: делились секретами эффективной программной роботизации бизнес-процессов. 

Где искать спикеров для конференции

Если вы впервые организуете конференцию, один из работающих способов — сперва привлечь одного именитого специалиста. Это повысит авторитет мероприятия в глазах других потенциальных спикеров и увеличит вероятность того, что они согласятся выступить. Приглашать можно и менее известных спикеров. Главное — быть уверенными в их профессионализме, детально изучить опыт и кейсы.

• Обратитесь к знакомым экспертам и партнёрам. 

• Пригласите клиентов, у которых есть интересный, результативный или наоборот проблематичный опыт в теме.

• Посетите мероприятия конкурентов и посмотрите, кто выступает у них.

• Сделайте ресёрч по специализированным онлайн-площадкам, форумам, тг-каналам и соцсетям.

• Попросите свою аудиторию порекомендовать спикера (например, задайте вопрос в соцсетях).

• Пригласите выступить представителей местной исполнительной власти. Они смогут дать контекст, на чём сфокусированы локальные госорганы, рассказать, какие программы поддержки бизнеса действуют в регионе.

• Разместите на лендинге конференции кнопку «Стать спикером» с формой заявки.

Как подготовить программу мероприятия

Не пытайтесь втиснуть слишком много в один день, иначе аудитория устанет. Оптимально — прослушать 6-7 выступлений за день. На что ещё ориентироваться при составлении программы:

• Если спикеров много, сгруппируйте выступления по тематическим секциям. Заложите на каждую презентацию не более получаса, а на доклады хедлайнеров — до часа (не назначайте на это время другие выступления). Не забудьте оставить 10 минут на вопросы-ответы.

• После каждого блока необходимо заложить 15–20 минут на кофе-брейк, а также более длительный на обед. Людям нужна возможность сменить обстановку, обдумать информацию и пообщаться. Если выступления были полезными, у участников будет много тем для обсуждения.

• Добавьте перерывы в 5–10 минут между выступлениями. Участники смогут отдохнуть между докладами, а спикеры ― спокойно сменить друг друга.

• Выделите 15-20 минут на открытие мероприятия ― речь ведущего и приветственные слова организаторов.

• Добавьте фоновые активности, которые помогут участникам познакомиться и пообщаться в неформальной обстановке. Это может быть мастер-класс, экскурсия или afterparty.

Например, наша конференция представляет собой двухдневную программу, включающую пленарную сессию с ведущими экспертами, выступления наших партнёров и клиентов, а также экспертов в области PRA, нетворкинг-мероприятия. Помимо деловой программы, мы каждый год стараемся устраивать для участников какие-то интересные активности. Одна из них — экскурсия на ММК. Проводим гостей по самому зрелищному маршруту, который включает в себя посещение доменного цеха и самого мощного в мире прокатного стана.

Как выбрать подходящую локацию

Основные факторы, которые следует учитывать при выборе площадки:

• Размеры площадки и достаточное число посадочных мест для участников. Если вы планируете масштабную конференцию с экспо и несколькими секциями, есть смысл искать просторный лофт или конгресс-отель.

• Техническое оснащение. Убедитесь в наличии подходящего IT-, аудио- и видеооборудования. Базовый набор ― проектор, диджитал-экраны, колонки, микрофоны-петлички и радиомикрофоны, флипчарты с маркерами, надёжный доступ к Wi-Fi.

• Наличие зоны для кофе-брейков и фуршета. Ещё лучше, если площадка может организовать кейтеринг самостоятельно (например, на территории есть ресторан или столовая).

• Освещение, приближенное к дневному, и хорошая акустика. Если и то, и другое будет низкого качества — это негативно скажется на впечатлениях гостей.

• Удобное местоположение. Обратите внимание, насколько легко участники смогут добраться до локации на общественном транспорте. Достаточно ли парковочных мест. Если локация удалённая, необходимо позаботиться о трансфере.

Комфорт на площадке также складывается из таких деталей, как наличие гардероба в холодное время года, комфортная температура воздуха, наличие зоны, где можно подзарядить телефоны и ноутбуки, организованная фотозона с пресс-воллом, где журналисты смогут брать интервью у спикеров и участников.

Как подвести итоги после мероприятия

После конференции важно совершить три ключевых действия: собрать обратную связь, оценить эффективность ивента и сказать спасибо.

• Отправьте гостям, спикерам, подрядчиками, партнёрам и спонсорам по электронной почте ссылку на короткий опрос. Что понравилось больше всего, какие недостатки они заметили, что можно улучшить в будущем. Отзывы участников также можно изучить по хэштегам в соцсетях.

• Посчитайте, сколько людей зарегистрировалось и сколько дошло фактически. Активны ли были участники, задавали ли вопросы после выступлений. Сколько подписчиков добавилось в ваших соцсетях. Приросло ли, спустя некоторое время, число клиентов.

• Поблагодарить за участие и усилия можно через email-рассылку, посты в соцсетях, публикацию в блоге: сказать спасибо, отправить презентации спикеров и записи выступлений, подвести итоги, поделиться планами на будущее, ответить на часто задаваемые вопросы.

© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2024