Секреты эффективного управления распределенной командой в аутстафф-компании: 8 ключевых принципов

Компания RedLab разрабатывает программное обеспечение, предоставляет экспертизу и ресурсы для реализации ИТ-проектов в формате аутстаффинг и работает удаленно с момента основания. Сотрудники трудятся из 15 стран и 99 населенных пунктов в разных часовых поясах, производственный персонал распределен по множеству клиентских проектов, а большая часть сотрудников никогда не встречалась лично, сначала из-за длительных эпидемиологических, а потом и геополитических ограничений, хотя до 2020 года компания регулярно организовывала очные корпоративные тимбилдинги дважды в год.

При этом команда успешно растет, увеличивая оборот компании и штат сотрудников, реализует масштабные проекты для ведущих российских корпораций и государственных структур. Коэффициент постоянства кадров равен 91%, и все сотрудники чувствуют себя единой командой. Генеральный директор RedLab Сергей Азоркин рассказал, как можно совмещать работу в формате аутстафф и удаленку, сохраняя при этом сплоченность, вовлеченность и продуктивность команды, на примере жизненного цикла сотрудника. 

Подбор сотрудников

Работа по выстраиванию эффективной дистанционной работы начинается с формирования команды. Люди – самый ценный актив бизнеса, поэтому мы с особым вниманием относимся к найму и имеем достаточно жесткие критерии на входе. Процесс отбора состоит из нескольких этапов: первый – встреча с рекрутером, второй – знакомство с руководителем направления, третий – выполнение тестовой задачи. Причем это не гипотетическое задание “из головы”: мы предлагаем выполнить реальную “боевую” задачу, которую уже решила наша команда. Для этого предоставляем кандидату все необходимые инструменты и дополнительную информацию, если она необходима. Таким образом, кандидат погружается в нашу корпоративную бизнес-среду и изучает процесс построения внутренних коммуникаций, а также составляет свое представление об уровне задач, которые необходимо будет решать во время работы в нашей компании. Уже на этапе подбора кандидат без риска для себя может принять решение о том, насколько наша команда ему подходит. Мы, в свою очередь, за это время оцениваем три параметра: сроки, качество и коммуникация – три основных принципа, на которых строится эффективная удаленная работа. По завершению ТЗ принимается окончательное решение: мы возвращаемая с оффером или дружески расстаемся. 

Если нам нужно увеличить скорость подбора и расширить воронку кандидатов, мы можем сократить количество этапов, убрав тестовое задание. В этом случае мы более щепетильно подходим к изучению кандидата на оставшихся встречах.

Важно отметить, что мы регулярно синхронизируем требования, которые распространены на рынке в целом и есть у наших клиентов в частности, с нашими внутренними критериями отбора и актуализируем систему грейдов, по которой и оцениваем кандидатов.

В условиях удаленной работы одинаково важны как профессиональные, так и личностные компетенции. Помимо высокого уровня экспертизы в языках программирования, технологиях, который специалист подтверждает на финальном этапе подбора, сотрудник распределенной команды должен обладать такими качествами, как самостоятельность, ответственность, инициативность и дисциплина. Также мы видим, что в удаленной работе помогает позитивный настрой, который способствуют компенсации дефицита живого общения. Наличие этого качества не критично, но однозначно является плюсом. 

Онбординг

Успешная адаптация повышает показатель удержания сотрудников на 82%, и эффективности – на 70%, согласно статистике Glassdoor. Чем быстрее специалист сможет адаптироваться и принять существующие требования, тем быстрее он покажет результат работы. Поэтому мы максимально усовершенствовали процесс адаптации новых сотрудников с целью оперативного погружения новичков в деятельность компании: от выбора формата трудоустройства и оформления через электронный документооборот до понимания бизнес-процессов и workflow на проекте у клиента. 

Рекрутер-наставник сопровождает новичка первые 2 недели: проводит ежедневные митинги, знакомит с компанией, представляет сотрудника всей группе компаний, совместно с непосредственным руководителем помогает адаптироваться внутри отдела и т.д. Далее за адаптацию, ознакомление с процессами отдела, обучение, если оно необходимо, подключение специалиста на проект, его развитие, рост, эмоциональное  состояние полностью отвечает руководитель. 

Регулярный менеджмент

Когда штат компании состоит из десятка-двух сотрудников, скорость принятия решений молниеносна. Когда же численность команды превышает 200+ специалистов, необходимы четкие, ясные регламенты и правила, чтобы не терять прежнюю скорость в работе и, как следствие, высокое качество сервиса для клиентов компании. Именно для этого мы практикуем регулярный менеджмент, анализируя эффективность бизнес-процессов и оптимизируя их. Если вдруг возникают новые ситуации, которые не учитывалась ранее, оперативно принимаем решения и тут же обновляем процессы, добавляя новые пункты. Для этих целей мы собираем обратную связь с новичков компании, два раза в год проводим опросы всех сотрудников с целью определения степени вовлеченности и лояльности к компании,  а также проводим кастдев наших клиентов, чтобы усовершенствовать бизнес-процессы и предоставить комфортные условия работы как нашим клиентам, так и сотрудникам компании.

Обратная связь и регулярные опросы 

Наша компания всегда открыта к диалогу как с клиентами, так и внутри команды, поэтому мы делаем серьезный упор на hr-исследования сотрудников и получение регулярной обратной связи от клиентов. Конструктивная оценка нашей работы со стороны заказчиков и анализ отзывов от сотрудников позволяют нам выявлять наши сильные и слабые стороны, оперативно прорабатывать узкие места и учитывать полученные данные при планировании дальнейших действий. Мы знаем, как работать с результатами опросов, понимаем их важность, поэтому каждый раз при работе с клиентом и сотрудником учитываем ожидания всех участников проекта и принимаем решения, отталкиваясь от них. Помимо получения фидбека от клиента по качеству наших услуг, мы также фокусируемся на обратной связи по работе конкретного сотрудника. По результатам опроса предлагаем специалисту рекомендации по повышению его эффективности.

Нужно подчеркнуть, что тут важно сформировать правильную реакцию разработчика на обратную связь – донести, что рекомендации продиктованы искренней заботой о сотруднике и пользе общего дела. Параллельно с этим внимательно изучаем потребности самого специалиста, чтобы предоставить ему тот уровень задач, который будет ему интересен. Кроме того, мы даем обратную связь и рекомендации по улучшению процессов разработки клиенту. Такой подход позволяет обеспечить продуктивную работу всем участникам процесса. 

Организация рабочего пространства

Мы не используем никаких инструментов слежки, в RedLab работают самостоятельные и дисциплинированные сотрудники – они знают, что поставленная задача должна быть выполнена в оговоренный срок и берут на себя ответственность за результат, поэтому нет необходимости в тотальном  микроменеджменте. Рабочий день для сотрудника начинается в момент, когда он включает монитор или открывает ноутбук. Офисные кабинеты, переговорные комнаты и обеденные зоны нам заменяет Slack. Этот корпоративный мессенджер является не просто рабочим каналом, с помощью которого мы можем быстро решить производственные вопросы или провести групповой конф колл. Slack для нас – общее цифровое пространство, которое объединяет нашу большую семью и позволяет 200 сотрудникам быть ближе друг к другу даже на расстоянии. Для постановки задач используем корпоративный таск-трекер Asana.  Электронный документооборот осуществляем через EasyDocs и уже не представляем себе удаленную работу без приложений Google Workspace. 

По сути, мы используем полноценные цифровые аналоги традиционного оффлайн-офиса. И сотрудники, работая из любой точки мира, могут все так же пообщаться у кулера, зайти в бухгалтерию или провести митинг на проекте со своими коллегами.

Кроме этого, мы проводим ежедневные/еженедельные созвоны и стендапы – они помогают не терять фокус внимания, задавать темп работы, синхронизироваться со всеми участниками процесса, быстро выявлять узкие места и тут же вырабатывать решения. Для работы на проектах мы используем таск-трекеры и инструменты коммуникации, принятые у клиентов. Таким образом, наша команда интегрируются с клиентской, адаптируясь под уже работающие процессы.

Регулярные встречи 1-1

Помимо регулярных встреч всем отделом, для эффективной удаленной работы критически важны персональные коммуникации между сотрудником и непосредственным руководителем, чтобы оставаться в постоянном контакте. Для этого в RedLab уже несколько лет существует обязательная активность – митинги one to one (1-1). Такие встречи помогают наладить более плотную связь между руководителем и сотрудником с целью своевременного регулирования его нагрузки, разбора сложных ситуаций в проектах, а также для понимания эмоционального состояния сотрудника, его жизненной ситуации, целей, потребностей и т.д. Сотрудник, в свою очередь,  чувствует поддержку со стороны руководителя, который выступает в роли наставника, открыто обсуждает нештатные ситуации, если такие случаются, и не замыкается на внешнем проекте в одиночестве. Поэтому, даже работая на проекте клиента в течение долгого времени и общаясь большую часть времени с проектной командой, он по-прежнему ощущает себя частью команды RedLab и видит свой вклад в развитии компании.

По большому счету руководители отделов в RedLab являются коммуникационными хабами, распределяющими потоки информации между своими сотрудниками. Именно поэтому при выборе руководителя мы отдаем щепетильно относимся к его навыкам общения и people management.

Системы оценки и мотивации

Мотивация и вовлеченность исполнителя влияет на конечный результат его работы на проекте. Поэтому эти вопросы являются приоритетными как для HR-отдела, так и для топ-менеджмента RedLab. Мы всегда стремимся обеспечить нашим сотрудникам максимально комфортные условия работы, поэтому постоянно изучаем различные инструменты, практики и внедряем лучшие из них. Из недавних:

• Внедрили прозрачную систему грейдов, благодаря которой каждый сотрудник  понимает, на какой ступени находится. По желанию специалиста руководитель помогает определить приоритетные векторы его развития, обозначает точки роста и дает рекомендации, чтобы он смог продвинуться на следующую ступень в системе и, соответственно, повысить размер своего вознаграждения. 

• Определили ключевые критерии, которые влияют на привлечение персонала и его удержание. И уже реализовали часть из них. Например, для разработчиков важно быстрое развитие и наращивание экспертизы – мы даем им такую возможность: специалисты RedLab работают на проектах компаний различных индустрий, регулярная смена проектов, задач и ролей позволяет получать новый опыт,  знания, а также прокачивать soft skills. Руководители технических блоков проводят ретро-встречи, где разбирают ошибки, допущенные в проектах, сложные ситуации и возможные пути их решения. Таким образом, технические специалисты имеют доступ к собственному закрытому комьюнити, где  получают все возможности для профессионального роста.

• Регулярно анализируем работу каждого специалиста, изучаем его потребности, личностные особенности, ожидания в конкретном моменте и жизненную ситуацию. Данный мониторинг завернут в процесс, его результаты постоянно изучаются и на основании полученных данных формируются те условия труда, которые подходят конкретному сотруднику.

Атмосфера в команде

Мы активно работаем над созданием дружественной атмосферы, ведь комфортнее работать в сплоченном коллективе, когда ты знаешь, что коллеги тебя поддержат и помогут, а не будут только критиковать. Мы настраиваем командную работу для достижения синергетического эффекта: дополняем друг друга, делимся экспертизой, и всегда спокойно разрешаем противоречия, если они возникают. 

В компании есть множество групповых каналов по интересам и общие, откуда сотрудники узнают о главных событиях ГК. Между нами километры, поэтому мы всегда ищем возможности для совместных офлайн-встреч: совместные кемпинги, рабочие командировки или визит в страны и города, в рамках отпуска – используем любой шанс, чтобы увидеться лично. Также мы работаем над развитием внутрикорпоративных активностей: проводим онлайн-игры, онлайн-экскурсии по городам, где живут наши коллеги, записываем подкасты, организуем различные тренинги и регулярные ЗОЖ-челленджи. Такие активности объединяют нас и позволяют лучше узнавать друг друга.

Заключение

Со стороны может показаться, что особых секретов в управлении распределенной командой нет. Но если заглянуть под капот и изучить, как все работает, можно понять, насколько слаженный и эффективный механизм удалось создать. Суть заключается не столько в перечисленных принципах, сколько в качестве и глубине их проработки. Мы являемся фанатами регулярного менеджмента. За несколько лет нашей работы изучили множество методологий и практик, отработали их в реальных кейсах и внедрили лучшие. И несмотря на то, что внутренние процессы сегодня работают, как часы, мы продолжаем изучать новые подходы и улучшать процессы, чтобы сохранить темпы роста и эффективность. 

Наша компания понимает, что в удаленной работе чрезвычайно важна правильно выстроенная коммуникация между руководителями и исполнителями. Именно поэтому мы уделяем огромное значение общению внутри нашей команды, проводим различным опросы, собираем обратную связь, чтобы своевременно выявлять узкие места, оперативно их прорабатывать и формировать комфортное и продуктивное рабочее онлайн-пространство. Такой подход позволил нам успешно преодолеть не простые последние пару лет, продолжая наращивать штат специалистов и расширять портфель клиентов. Совместить аутстафф и удаленную работу в компании возможно, нужно лишь правильно все организовать.

© RedLab, 2022
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2022