Зачем руководителю и сотруднику нужна программа для составления исполнительной документации?

Что используют инженеры ПТО для подготовки исполнительной документации? Как правило, только Excel. «Культура» профессиональной автоматизации ИД к нам пока не пришла, но уже начинает формироваться. Ясно лишь одно: если бы электронные таблицы были так хороши, то не было бы едких комментариев от реальных специалистов в этой области (достаточно пройтись по социальным сетям, чтобы их увидеть).

Вот, к примеру, комментарии из группы компании «АЛТИУС СОФТ» в социальной сети «Вконтакте» (имена и фамилии в статье не приводятся из соображений вежливости и деликатности).

1. «Выполняю большой объем исполнительной документации, хочу сократить время подготовки, чтобы выполнять ещё больше».
2. «Ексель уже достал, постоянные ошибки, зависания, так как скрипт, написанный мной работает просто отвратительно».
3. «Сейчас в принципе ИД - это очень важные документы. Без ИД подрядчик не получит не шиша»!
4. «Долой ексель, тем более ворд. Бюрократия развивается. Нормальная компьютерная программа даст больше времени людям для контроля качества на площадке. Ведь все мы знаем, что количество бумаги не улучшает качество стройки, лучше уделять больше времени строительному контролю, чем контролю тонны бумаг».
5. «Программа требуется для ускоренного и корректного заполнения исполнительной документации. А ещё автоматизированного ведения и отслеживания выполнения работ на объекте».

Из контекста понятно, что специалисты хотят получить реальный инструмент для составления ИД. Такой, который будет сокращать время на подготовку документов, работать без сбоев, получать напоминания о рабочих планах и делах. В данном случае речь идёт о компьютерной программе «АЛТИУС – Исполнительная документация».

В текущем материале не хотелось бы в очередной раз повторяться и говорить о том, что программа сокращает время на составление актов и журналов работ в пять раз, а стоит всего от 1500 рублей в месяц (за одну лицензию). Так же возможно приобрести бессрочную лицензию программы за 12 600 рублей. В этой статье актуальнее рассказать о том, чем программа может быть полезна для руководителя и сотрудника, в чьи обязанности входит сдача и контроль исполнительной документации.

Программа для руководителя, главного инженера ПТО

Возможность работы с молодыми кадрами: поручить составление исполнительной документации менее опытному специалисту

Не секрет, что специалистов с небольшим опытом работы и теоретическими знаниями, полученными в учебных заведениях, нужно учить готовить исполнительную документацию на практике. Часто на это не хватает времени, сил и даже нервов. Молодым кадрам можно помочь, установив программу «АЛТИУС – Исполнительная документация». Программа содержит порядка ста форм и бланков в одном месте, в интерфейс встроены инструкции по их заполнению. Плюс ко всему, программа сигнализирует (выделяет цветом) те работы из сметы, на которые нужно подготовить ИД + подсказывает, какие документы нужны к каждой работе.

Результативное и логичное управление отделом: составить план работы каждому сотруднику и проконтролировать выполнение

Инженер ПТО и руководитель отдела часто бывает в разъездах, на стройплощадках и так далее. Соответственно, выдавать задания устно, по телефону или при встрече не всегда удобно. Но с программой «АЛТИУС – Исполнительная документация» всё меняется к лучшему.

Руководитель может сформировать в программе планы каждому сотруднику, назначить ответственных лиц за их выполнение. Как только руководитель сформирует в программе эти планы на конкретную дату, ответственный сотрудник увидит их. Далее он приступит к выполнению поручений: подготовить ИД, получить приказ и так далее. А по итогам проделанной работы, поставит соответствующую метку: «сделано», «не сделано». Руководитель увидит, как идёт работа, получит отчёт от сотрудника.

Снижение рисков, связанных с незаменимым сотрудником

Нередко толковый инженер ПТО просто не может уйти в отпуск спокойно или даже заболеть, потому что без него «никак». Банально: просто никто, кроме него, не знает «где и что» лежит. А если такой сотрудник увольняется, то это приравнивается к стихийному бедствию.

Программа «АЛТИУС – Исполнительная документация» не имеет цели конкурировать с инженером ПТО. Но она позволяет быстро и просто передать все дела коллеге. Все документы в программе систематизированы. А благодаря системе цветовых индикаторов (семафоров) видно выполнение дел по каждому проекту.

Программа для сотрудника, который занимается подготовкой исполнительной документации

Сокращение банальных и глобальных ошибок при подготовке исполнительной документации

Часто даже опытные инженеры ПТО ошибаются. Хотя бы необходимость прикрепления сертификатов и паспортов на материалы с актуальным сроком действия – уже серьёзная головная боль. Программа содержит целый набор функций и полезных возможностей, которые позволяют свести на «нет» возможные ошибки.

Реальное уменьшение времени, которое тратится на составление ИД (в пять раз быстрее по сравнению с Excel)

Сразу пример: на составление «АОСР» в среднем даже профессиональному инженеру ПТО требуется не менее двадцати минут. А если этих актов десятки, а сдавать ИД нужно «вчера»? Программа «АЛТИУС – Исполнительная документация» позволяет подготовить «Акт освидетельствования скрытых работ» за четыре минуты. При этом в эти же короткие 240 секунд программа прикрепит паспорта и сертификаты на строительные материалы. А автоматическое заполнение данных в подвалах документов и их шапках, печать комплекта ИД одной кнопкой – само собой разумеется.

Без просроченных и «не тех» сертификатов

Программа контролирует сроки действия паспортов и сертификатов, которые относятся к конкретным материалам. Нужно лишь отсканировать и прикрепить сертификат в программе, и она будет в автоматическом режиме прикладывать его к нужному материалу. Когда срок действия сертификата начнёт подходить к концу - программа подберёт сертификат с актуальным сроком действия.

Простая и быстрая печать на бумаге

Распечатать набор документов всего лишь в один клик – для программы задача простая. Не нужно собирать документы в разных местах, искать и сверять. Достаточно нажать кнопку «Печать» и всё будет готово.

Журналы для стройплощадки

Программа автоматизирует заполнение ИД, но «понимает» реалии. К примеру, журналы, которые принято вести на стройках вручную, программа для удобства пользователя заполнит в электронном виде. Для стройплощадки же можно свериться с программой и заполнить журнал от руки.

Вспомнить всё

Если трудно собрать в кучу все планы и помнить, для какого объекта и какие документы нужны, то это легко решить. Достаточно составить в программе план работ на день и получить перечень день и список ИД, которые нужно подготовить. Если какие-то документы по объекту отсутствуют – программа укажет на это.

Аргументов, конечно, значительно больше. Их каждый может найти для себя сам. Всё, что для этого нужно – заказать консультацию по программе «АЛТИУС – Исполнительная документация», получить ознакомительные материалы и попробовать программу в деле!

Сделать это можно на сайте компании «АЛТИУС СОФТ».

© АЛТИУС СОФТ, 2019
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2019