Построение учёта по нескольким стандартам в системе Business Control
Для российской учётной традиции характерно несвойственное для многих других стран разделение финансов и бухгалтерии на два конкурирующих между собой лагеря. Под это даже подведена некоторая база – и учат этим дисциплинам по большей части отдельно, и в реальной работе функции эти, как правило, различаются. Такое противостояние имеет очень древние корни: принятое сейчас выражение «приходно-расходная книга» интуитивно понятно любому коммерсанту. В России с использования этого древнеегипетского финансового инструмента начинает каждый предприниматель, ведь редко бывает так, что предпринимательский талант приходит именно к студенту финансовой академии. Бухгалтеры в массе своей также не получают системного образования в учёте. Им преподают самую прогрессивную на сегодняшний момент методику ведения учёта, но при этом всё время забывают сказать, что нужна она, в первую очередь, для управления бизнесом, и делают основной акцент на российских правилах разнесения операций по проводкам и сдаче отчётности в налоговую.
В каждой компании противостояние «бухгалтерии» и «финансов» проходит несколько этапов. Этап первый – «колыбель учёта»: бухгалтер «по быстрому» составляет ежеквартальную отчётность для налоговой, не вникая в суть происходящего на предприятии, а «финансист» ведёт в Excel’е учёт собственного изобретения. Интересно заметить, что существуют даже крупные компании, с достаточно большими финансовой и бухгалтерской службами, продолжающие действовать так, будто бухгалтер – это специалист по взаимодействию с налоговым инспектором, а Excel – ERP-система последнего поколения. На втором этапе наступает «двоевластие»: к этому моменту бухгалтер начинает понимать, что учёт – не просто отчётность, а средство управления предприятием, а финансовому перестаёт хватать расчётных таблиц, поскольку постоянно ничего не сходится. Оба отдела обрастают функциями друг друга и спустя некоторое время становятся очень похожими. К концу «эпохи двухучётия» каждый бухгалтер становится отчасти финансистом, а каждый финансист понимает, что «двойная запись» – единственное изобретение, позволяющее корректно вести записи об операциях и выявлять допущенные ошибки. Доходит до абсурда: автор не раз становился свидетелем того, как в электронных таблицах финансовых отделов растущих компаний постепенно реализовывались громоздкие и зачастую достаточно мощные учётные системы с планом счетов и полноценными проводками, а бухгалтеры умудрялись в 1С имитировать прямой денежный поток в реальном времени, как это принято в приходно-расходных книгах. В конце концов, и это неизбежно, обе функции ассимилируют друг друга – финансовый учёт в компании начинает вестись по принятому во всём мире правилу «двойной записи», а «сдача отчётности» становится второстепенной функцией в финансовом департаменте компании.
Таким образом, чтобы сделать возможным единый учёт и «помирить» оба подхода в развивающейся компании, требуется создание единой учётной политики как для целей налоговой отчётности, так и для целей внутреннего управленческого учёта. Основной проблемой ведения управленческого учёта в России (а нигде, кроме как у нас, так называемого «управленческого учёта» и вовсе не существует, так что это не только проблема, но и одна из причин появления этого уникального феномена) является то, что для собственных целей предприятия нужен, как правило, совсем другой план счетов и правила проведения операций, чем строго регламентированные российским законодательством. В США, к примеру, такой проблемы не стоит – предприниматель сам определяет методику учёта, сдавая необходимую отчётность по собственному плану счетов. Нам же требуется поставить задачу учёта для любой информационной системы предприятия так, чтобы по единому массиву первичных документов создавались проводки для нескольких планов счетов и, следовательно, была возможность получать отчётность в различных разрезах для совершенно разных целей. Ведь двумя планами счетов – управленческим и рекомендованным (РСБУ) – дело не окончится: потребуется и отчётность по МСФО (GAAP, в частности).
Очень многие компании-производители систем учёта начали искать решение описанной выше проблемы, в особенности после того, как в Россию повсеместно пришла мода на GAAP. В настоящей статье речь пойдёт о том, как эта задача решена в системе управления предприятием Business Control – достаточно молодой и быстро развивающейся российской разработке. Для построения учёта, диверсифицированного по планам счетов и множеству субъектов (предприятий), в Business Control предусмотрен конструктор учётной политики, в котором, прежде всего, надо решить две задачи.
Первой задачей при постановке консолидированного учёта является создание необходимого набора планов счетов. В Business Control для создания любого плана счетов сначала нужно создать так называемые «группы счетов» для облегчения поиска необходимого счёта и последующего анализа операций и проводок по этим группам. С помощью группировки можно создать любое количество планов счетов. Затем в систему добавляются и сами счета с учётом принятой кодификации, признака активности/пассивности счёта и указанием того, к какой группе этот счёт относится.
Пример простейшего плана счетов в системе Business Control.
Подобный подход к конструированию планов счетов позволяет решить и ещё одну часто встречающуюся проблему: кроме необходимости ведения учёта по трём-четырём планам счетов, как правило, требуется разделить его по нескольким компаниям. Несмотря на то, что общепринятой практикой в таком случае обычно является сведение нескольких планов счетов в один, зачастую нужно разнести счета по предприятиям просто для того, чтобы «лишние» счета не мешали. Для этих целей достаточно настроить видимость счетов в системе для каждого субъекта учёта, по которому в дальнейшем будет необходимо построение отдельного баланса.
Вторая задача – классифицировать все наиболее часто совершающиеся в компании операции и создать набор типовых проводок для каждой из них. Создание типовых хозяйственных операций (ТХО) становится всё более актуальным с увеличением числа обслуживаемых системой компаний и ростом количества планов счетов: если «ручное» разнесение операций ещё приемлемо для случая «одна компания, один план счетов», то при нескольких планах счетов формирование по каждой отгрузке 6-10 проводок вручную – работа долгая и неблагодарная. Конструирование ТХО происходит аналогично конструированию планов счетов – сначала классифицируем случаи, в которых нам потребуется создавать наборы операций. В результате формируется так называемое «дерево операций», позволяющее впоследствии достаточно быстро отыскать необходимый шаблон. Затем создаём сами шаблоны, называя их таким образом, чтобы область применения каждого из них была ясна любому кладовщику или менеджеру в компании. Ну и, наконец, ассоциируем с каждым шаблоном те или иные проводки (любое их количество), которые будут сделаны по каждому плану счетов в случае выбора шаблона в исходном первичном документе.
Пример шаблонов ТХО в Business Control.
Как работает созданный «конструктор операций»? Достаточно несложно. При внесении в систему документа, по которому впоследствии будут создаваться проводки, система предлагает сотруднику использовать один из стандартных шаблонов, которые подходят к внесённому документу. Выбирая шаблон, сотрудник, сам того не зная, создаёт в системе заранее определённый набор типовых проводок по всем необходимым планам счетов. Осталось только проверить результат и, при необходимости, «откатить» или «пересоздать» проводки. Конечно, предусмотрена возможность разнесения документа и вручную – в нестандартных ситуациях или при малом количестве операций. Стоит особенно отметить тот не сразу бросающийся в глаза факт, что если в шаблоне некоторой операции нет проводок по какому-либо из используемых планов счетов, то и проводки по нему не будут созданы, что удобно применять как для разнесения шаблонов по компаниям (если их много), так и для других замечательных возможностей.
Система выбирает шаблон ТХО, подходящий вносимой накладной.
Вторая область, в которой без ТХО не обойтись, – балансовое планирование в бюджетировании. Любое предприятие, которое начинает вести собственный бюджет, вскоре понимает, что одного бюджета движения денежных средств недостаточно, чтобы предсказать будущую прибыль или сколько-нибудь серьёзно спланировать оборотный капитал или задолженности. Эти задачи можно решить только с использованием балансового планирования. В Business Control это всего лишь означает применение всё тех же шаблонов ТХО, но теперь уже к бюджетным строкам, а не к первичным документам. По бюджету также будут созданы соответствующие «проводки будущего», после чего станут реальны и «балансовый план», и «прогноз прибыльности предприятия».
Система Business Control по своей внутренней структуре и логике скорее предназначена для автоматизации бизнес-процессов компании, финансово-управленческих целей и документооборота, нежели для автоматизации бухгалтерии. Ведь даже сгенерированный в ней журнал проводок по плану счетов РБСУ предназначен не для построения налоговой отчётности, а для экспорта и последующего использования в привычных бухгалтерам системах. Однако свою задачу X-Fin (финансовый модуль системы) решает: данные для бухгалтерского и управленческого учёта не приходится вносить дважды, что приводит к значительному снижению трудозатрат предприятия на построение отчётности.
Влад Егорян
В каждой компании противостояние «бухгалтерии» и «финансов» проходит несколько этапов. Этап первый – «колыбель учёта»: бухгалтер «по быстрому» составляет ежеквартальную отчётность для налоговой, не вникая в суть происходящего на предприятии, а «финансист» ведёт в Excel’е учёт собственного изобретения. Интересно заметить, что существуют даже крупные компании, с достаточно большими финансовой и бухгалтерской службами, продолжающие действовать так, будто бухгалтер – это специалист по взаимодействию с налоговым инспектором, а Excel – ERP-система последнего поколения. На втором этапе наступает «двоевластие»: к этому моменту бухгалтер начинает понимать, что учёт – не просто отчётность, а средство управления предприятием, а финансовому перестаёт хватать расчётных таблиц, поскольку постоянно ничего не сходится. Оба отдела обрастают функциями друг друга и спустя некоторое время становятся очень похожими. К концу «эпохи двухучётия» каждый бухгалтер становится отчасти финансистом, а каждый финансист понимает, что «двойная запись» – единственное изобретение, позволяющее корректно вести записи об операциях и выявлять допущенные ошибки. Доходит до абсурда: автор не раз становился свидетелем того, как в электронных таблицах финансовых отделов растущих компаний постепенно реализовывались громоздкие и зачастую достаточно мощные учётные системы с планом счетов и полноценными проводками, а бухгалтеры умудрялись в 1С имитировать прямой денежный поток в реальном времени, как это принято в приходно-расходных книгах. В конце концов, и это неизбежно, обе функции ассимилируют друг друга – финансовый учёт в компании начинает вестись по принятому во всём мире правилу «двойной записи», а «сдача отчётности» становится второстепенной функцией в финансовом департаменте компании.
Таким образом, чтобы сделать возможным единый учёт и «помирить» оба подхода в развивающейся компании, требуется создание единой учётной политики как для целей налоговой отчётности, так и для целей внутреннего управленческого учёта. Основной проблемой ведения управленческого учёта в России (а нигде, кроме как у нас, так называемого «управленческого учёта» и вовсе не существует, так что это не только проблема, но и одна из причин появления этого уникального феномена) является то, что для собственных целей предприятия нужен, как правило, совсем другой план счетов и правила проведения операций, чем строго регламентированные российским законодательством. В США, к примеру, такой проблемы не стоит – предприниматель сам определяет методику учёта, сдавая необходимую отчётность по собственному плану счетов. Нам же требуется поставить задачу учёта для любой информационной системы предприятия так, чтобы по единому массиву первичных документов создавались проводки для нескольких планов счетов и, следовательно, была возможность получать отчётность в различных разрезах для совершенно разных целей. Ведь двумя планами счетов – управленческим и рекомендованным (РСБУ) – дело не окончится: потребуется и отчётность по МСФО (GAAP, в частности).
Очень многие компании-производители систем учёта начали искать решение описанной выше проблемы, в особенности после того, как в Россию повсеместно пришла мода на GAAP. В настоящей статье речь пойдёт о том, как эта задача решена в системе управления предприятием Business Control – достаточно молодой и быстро развивающейся российской разработке. Для построения учёта, диверсифицированного по планам счетов и множеству субъектов (предприятий), в Business Control предусмотрен конструктор учётной политики, в котором, прежде всего, надо решить две задачи.
Первой задачей при постановке консолидированного учёта является создание необходимого набора планов счетов. В Business Control для создания любого плана счетов сначала нужно создать так называемые «группы счетов» для облегчения поиска необходимого счёта и последующего анализа операций и проводок по этим группам. С помощью группировки можно создать любое количество планов счетов. Затем в систему добавляются и сами счета с учётом принятой кодификации, признака активности/пассивности счёта и указанием того, к какой группе этот счёт относится.
Пример простейшего плана счетов в системе Business Control.
Подобный подход к конструированию планов счетов позволяет решить и ещё одну часто встречающуюся проблему: кроме необходимости ведения учёта по трём-четырём планам счетов, как правило, требуется разделить его по нескольким компаниям. Несмотря на то, что общепринятой практикой в таком случае обычно является сведение нескольких планов счетов в один, зачастую нужно разнести счета по предприятиям просто для того, чтобы «лишние» счета не мешали. Для этих целей достаточно настроить видимость счетов в системе для каждого субъекта учёта, по которому в дальнейшем будет необходимо построение отдельного баланса.
Вторая задача – классифицировать все наиболее часто совершающиеся в компании операции и создать набор типовых проводок для каждой из них. Создание типовых хозяйственных операций (ТХО) становится всё более актуальным с увеличением числа обслуживаемых системой компаний и ростом количества планов счетов: если «ручное» разнесение операций ещё приемлемо для случая «одна компания, один план счетов», то при нескольких планах счетов формирование по каждой отгрузке 6-10 проводок вручную – работа долгая и неблагодарная. Конструирование ТХО происходит аналогично конструированию планов счетов – сначала классифицируем случаи, в которых нам потребуется создавать наборы операций. В результате формируется так называемое «дерево операций», позволяющее впоследствии достаточно быстро отыскать необходимый шаблон. Затем создаём сами шаблоны, называя их таким образом, чтобы область применения каждого из них была ясна любому кладовщику или менеджеру в компании. Ну и, наконец, ассоциируем с каждым шаблоном те или иные проводки (любое их количество), которые будут сделаны по каждому плану счетов в случае выбора шаблона в исходном первичном документе.
Пример шаблонов ТХО в Business Control.
Как работает созданный «конструктор операций»? Достаточно несложно. При внесении в систему документа, по которому впоследствии будут создаваться проводки, система предлагает сотруднику использовать один из стандартных шаблонов, которые подходят к внесённому документу. Выбирая шаблон, сотрудник, сам того не зная, создаёт в системе заранее определённый набор типовых проводок по всем необходимым планам счетов. Осталось только проверить результат и, при необходимости, «откатить» или «пересоздать» проводки. Конечно, предусмотрена возможность разнесения документа и вручную – в нестандартных ситуациях или при малом количестве операций. Стоит особенно отметить тот не сразу бросающийся в глаза факт, что если в шаблоне некоторой операции нет проводок по какому-либо из используемых планов счетов, то и проводки по нему не будут созданы, что удобно применять как для разнесения шаблонов по компаниям (если их много), так и для других замечательных возможностей.
Система выбирает шаблон ТХО, подходящий вносимой накладной.
Вторая область, в которой без ТХО не обойтись, – балансовое планирование в бюджетировании. Любое предприятие, которое начинает вести собственный бюджет, вскоре понимает, что одного бюджета движения денежных средств недостаточно, чтобы предсказать будущую прибыль или сколько-нибудь серьёзно спланировать оборотный капитал или задолженности. Эти задачи можно решить только с использованием балансового планирования. В Business Control это всего лишь означает применение всё тех же шаблонов ТХО, но теперь уже к бюджетным строкам, а не к первичным документам. По бюджету также будут созданы соответствующие «проводки будущего», после чего станут реальны и «балансовый план», и «прогноз прибыльности предприятия».
Система Business Control по своей внутренней структуре и логике скорее предназначена для автоматизации бизнес-процессов компании, финансово-управленческих целей и документооборота, нежели для автоматизации бухгалтерии. Ведь даже сгенерированный в ней журнал проводок по плану счетов РБСУ предназначен не для построения налоговой отчётности, а для экспорта и последующего использования в привычных бухгалтерам системах. Однако свою задачу X-Fin (финансовый модуль системы) решает: данные для бухгалтерского и управленческого учёта не приходится вносить дважды, что приводит к значительному снижению трудозатрат предприятия на построение отчётности.
Влад Егорян
© MiraxSoft, компания, 2006
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2006
