Как эффективно управлять медиахолдингом с помощью ИТ-технологий?

Любую современную компанию в сложившихся реалиях невозможно представить без передовых ИТ-технологий. Имеются ввиду системы, которые оптимизируют ключевые бизнес-процессы и позволяют оперативно получать не только финансовую и производственную информацию, но и отслеживать жизненные циклы продаж, добиваясь повышения прибыльности бизнеса. В условиях конкурентной борьбы, наиболее востребованными являются CRM-системы.

Сегодня на российском рынке насчитывают сотни компаний, которые занимаются внедрением, поддержкой и разработкой программного обеспечения, в том числе, CRM-систем, позволяющих эффективно управлять потоком клиентов.

Использование CRM-решений дает возможность контролировать все этапы жизненного цикла бизнес-процессов, увеличивать базу потенциальных клиентов, а также поддерживать контакты с текущими клиентами. В целом CRM-системы применимы в большинстве отраслей и в компаниях самого разного масштаба. Но такие системы не имеют функциональных возможностей присущей определенной отрасли.

Например, CRM-системы, разработанные с учетом специфики деятельности медиахолдингов, автоматизируют полный цикл маркетинга и продаж. С его помощью такого решения осуществляют управление продажами эфирного времени и рекламных услуг, а также хранение общей и контактной информации о заказчиках, ведение договорной работы, контроль исполнения планов продаж и анализа общей эффективности коммерческой работы.

Одно из таких решений «NORBIT4MEDIA: управление медиакомпанией» на основе Microsoft Dynamics CRM. Использование «NORBIT4MEDIA: управление медиакомпанией» дает возможность комплексно решать задачи свойственные именно медиахолдингам:

• управление отношениями с рекламодателями (хранение в CRM информации о заказчиках, истории взаимодействия с ними);
• управление договорной работой (ведение договоров, дополнительных соглашений и приложений к договорам);
• разграничение прав доступа к организациям (получение прав доступа, получение прав доступа и назначение ответственности, отслеживание сроков действия);
• управление продажами, добавление продуктов и услуг в заказ/предложение/возможную сделку (использование формы для добавления продуктов и услуг, использование сезонных коэффициентов, скидок/наценок и переопределение цен);
• работа со счетами (выставление счетов, внесение оплат, отслеживание дебиторской задолженности, пересчет оплат по курсу валют на текущий день, автоматическая генерация счетов);
• автоматизация процессов согласования (согласование заказов, предложений, отмены счета, квалификации интересов);
• анализ эффективности продаж и финансовых показателей коммерческой работы.

Одной из наиболее острых и важных задач, стоящих перед медиахолдингами, является управление взаимоотношениями с рекламодателями, которые приносят основной доход. Использование «NORBIT4MEDIA: управление медиакомпанией» существенно упрощает этот процесс. Система осуществляет хранение основной информации по клиентам: контактных, профессиональных и личных данных, а также дополнительной информации.

Кроме того, в «NORBIT4MEDIA: управление медиакомпанией» настроена возможность хранения нескольких адресов организации. Например, фактический, юридический, почтовый. Классификация адресов по типам позволяет службе доставки или логистики оптимизировать работу с планированием выездов специалистов, ускорит процесс выставления счетов по юридическому адресу клиента.

К другим источникам дохода медиахолдингов относятся продажа продуктов и услуг. Для этих целей в «NORBIT4MEDIA: управление медиакомпанией» реализован механизм выбора продуктов для возможной сделки, заказа, предложения. Система предоставляет целый ряд дополнительных возможностей:

• использование сезонных коэффициентов скидки/наценки;
• указание скидки в валюте/процентах;
• переопределение цены прайс-листа (доступ к возможности регулируется ролями доступа);
• указание скидки/наценки для каждого продукта в отдельности;
• указание скидки/наценки для всего заказа;
• расчет стоимости продуктов с учетом наличия/отсутствия НДС в цене.

Другую важную нишу в работе медиахолдинга занимает деятельность, связанная с управлением договорными процессами. В рамках решения этих задач система позволяет фиксировать неограниченное количество договоров по клиенту, отслеживать срок их действия и привязывать банковские реквизиты. В случае создания приложений или дополнительных соглашений к договорам, их можно привязать к карточке нужного договора.

Система также позволяет максимально автоматизировать работу, связанную с ведением счетов – выставление счетов, внесение оплат, отслеживание дебиторской задолженности. В системе настроен процесс отправки уведомлений по заказам, назначенным в реализацию. Данная возможность облегчает процесс взаимодействия менеджеров разных подразделений и позволяет ускорить процесс обработки заказа и формирования счетов. Также CRM автоматизирует процесс выставления счета по заказу. Для формирования и выставления счета настроены специальные шаблоны, использующие данные клиента, его реквизиты, валюту и суммы которые составляют заказ. Сформированный счет можно распечатать напрямую из CRM-системы.

Благодаря использованию CRM значительно упрощается работа менеджеров по согласованию заказов, предложений, счетов и т.д. В рамках всех процессов согласования для ответственных менеджеров создаются задачи и отправляются электронные письма с информацией. После согласования/отклонения запроса система отправляет уведомление инициатору.

В качестве примера успешного использования современных CRM-технологий в работе медиахолдинга можно привести опыт РИА Новости, которое внедрило отраслевое решение «NORBIT4MEDIA: управление медиакомпанией».

По итогам проекта, РИА Новости получили эффективный инструмент для управления процессами продаж, маркетинга и обслуживания клиентов. Руководство агентства смогло достаточно быстро оценить результаты внедрения CRM-системы:

• повышение производительности сотрудников коммерческих и маркетинговых отделов на 30%;
• обеспечение эффективного и прозрачного взаимодействие с клиентами на протяжении всего цикла продаж;
• сокращение времени на обслуживание клиентов;
• обеспечение согласованности действий всех подразделений компании;
• повышение среднего уровня доходов, получаемых с каждого клиента, на 5%;
• сокращение времени подготовки аналитических отчетов в 2 раза.

Позже решение было переведено на более современную версию Microsoft Dynamics CRM. Это позволило заказчику получить дополнительные возможности в части планирования продаж, формирования оперативных аналитических отчетов, организации процесса распределения клиентской базы между менеджерами разных подразделений, подбора оптимального комплекта продуктов и услуг, а также ценовых предложений по ним для клиентов и многого другого.

Эксперт: Дмитрий Демидов
Директор департамента CRM в компании НОРБИТ

© НОРБИТ, 2015
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2015