Художественная оптимизация PlanDesigner&UPE

Данный проект был запущен в рамках реализации целевой программы стратегического развития вуза, потребовавшей модификации процессов обработки данных, ведения отчетности и автоматизации бюджетирования. В результате проекта ВУЗу удалось сократить время составления отчетности для Минобразования, оптимизировать штатное расписание и освободить ресурсы для реализации собственных проектов.

Современные требования Минобразования и науки к вузам диктуют определённые правила, среди которых – автоматизация бюджетирования, своевременная сдача отчетности и оперативное предоставление информации по учебному процессу. Кроме того, принятая целевая программа стратегического развития вуза привела к необходимости внедрения инструментов для автоматизации бюджетирования, оптимизации процессов обработки данных и составления отчётности. В самом ВУЗе до старта целевой программы и запуска проекта автоматизация процессов находилась на низком уровне. 

«До начала участия вуза в целевой программе, все вопросы бюджетирования и отчетности в экономическом отделе решались в MS Excel – рассказывает о ситуации до старта проекта Леонид Погостин, руководитель Управления информационных технологий МГХПА им. Строганова. – Кроме того, ряд сотрудников, работавших над целевыми программами и отчетами для федерального бюджета, обрабатывали информацию самостоятельно, а дальнейшее сведение приводило к определенным проблемам. Например, в таблицу Excel, переданную одним сотрудником другому, были внесены изменения, о которых забыли сказать. Актуализации данных не происходило, и возникала путаница и лишние проблемы с выяснением, откуда взялись новые данные в таблице. Для повышения качества работы ситуацию необходимо было менять». 

При выборе решения для автоматизации бюджетирования руководством учитывалось наличие сертификата системы менеджмента качества, стоимость решения, возможности интеграции его с платформой 1С. Кроме того, приоритет отдавался отечественным программным продуктам, чьи разработчики могли обеспечить не только качественное внедрение решения с учетом потребностей ВУЗа, но и постпродажную поддержку. 

В результате выбор был сделан в пользу платформы PlanDesigner&UPE компании «СофтПром». Среди преимуществ PlanDesigner&UPE оказались модульная структура решения, универсальность и адаптация под нужды вуза, дружелюбный интерфейс и возможность интеграции с имеющимися базами данных, простота использования неспециалистами, а также оптимальные сроки внедрения.

В результате проекта была решена важнейшая для вуза задача фиксации и детализации всех статей дохода, оптимизации затрат и экономии. Автоматизация бюджетирования с помощью PlanDesigner&UPE позволила учесть такую значимую особенность формирования доходной части бюджета государственного ВУЗа, как наличие двух источников финансирования: госбюджетных и внебюджетных средств, получаемых от платных образовательных услуг, программ дополнительного профессионального образования, добровольных пожертвований и спонсоров. 

«Один из наиболее значимых результатов внедрения системы бюджетирования – это недопущение перерасхода в рамках заложенных локальных смет, – резюмирует Леонид Погостин. – Кроме того, расчеты стали точнее и проще за счет того, что все алгоритмы заложены в системе. Также снизились затраты времени на формирование план-фактных моделей, произошло значительное перераспределение ресурсов между первостепенными задачами, так что теперь Академия работает над построением и развитием инфраструктуры, которая в будущем позволит воспользоваться новыми разработками по части автоматизации процессов, например, в имущественном комплексе».

«PlanDesigner&UPE – очень удачное решение для ВУЗа, – считает Олег Посудневский, управляющий партнер компании «СофтПром». – Это платформа с модульной архитектурой, использующая традиционную базу данных. Благодаря PlanDesigner&UPE Академия им. Строганова сможет оперативно и гибко реагировать на любые внешние нововведения, менять модели работы и настраивать процессы под новые требования извне, что очень важно для высшего учебного заведения».