ECM-система eDocLib: создайте то, что нужно именно вам

eDocLib  помогает перейти от разрозненных информационных систем, бумажных архивов и файловых «помоек» к единому, надежному и упорядоченному хранилищу. Внедрение ЕСM-решения eDocLib позволяет выявить и устранить «узкие места» в информационных потоках и повысить эффективность работы сотрудников, подразделений и организации в целом.

eDocLib– это система управления информационными ресурсами организации, средство для повышения эффективности работы предприятия.

Платформа eDocLib относится к классу ECM-систем (от английского Enterprise Сontent Management – программные продукты, в основу которых положены процессы автоматизации управления информацией независимо от того, в какой форме она представлена).

Широкие возможности конфигурирования платформы eDocLib позволяют автоматизировать самые разнообразные задачи, создавать различные пользовательские модули, прописывать правила обработки любых, даже очень специфических информационных объектов, конструировать нестандартные документы, записи, картотеки, рубрикаторы, справочники, а в итоге – создавать прикладное решение, учитывающее все тонкости работы конкретного предприятия. Причем все это – без программирования.

Платформа eDocLib – инструмент для оптимизации внутренних управленческих процедур и одновременно комфортная среда для коллективной работы. Разработчики изначально пошли по пути создания максимально простого и интуитивно понятного интерфейса. Чтобы освоить продукт, сотрудникам будет достаточно опыта работы с офисными приложениями, а некоторые возможности системы напоминают привычные функции популярных социальных сетей.

Важным преимуществом eDocLib является ее масштабируемость. Она подойдет как для предприятий малого бизнеса, так и для крупных корпораций с территориально распределенной структурой. Особенность eDocLib заключается в ее интегрируемости со стандартными офисными приложениями Microsoft.

eDocLib - коробочное решением, полностью готовое для Вашего бизнеса. Кроме традиционной установки, предоставляется возможность использования системы eDocLib по модели SaaS.

Продукт обладает следующими преимуществами (подробнее о них читайте здесь: 10 аргументов «за» eDocLib, или наши преимущества)

Возможности платформы eDocLib

Задачи, которые могут быть реализованы на платформе eDocLib, условно можно разбить на три больших блока:

1. Управление информацией любого вида на всех этапах ее существования. Система может «захватывать», создавать, систематизировать, определять правила движения и хранения информации. При этом программа протоколирует действия пользователей, а также производит интеллектуальный поиск по любому из заданных параметров. В eDocLib найдется место всему, для чего вы сможете сконструировать список реквизитов или полей для описания, будь то официальный документ (структурированная информация), проект договора, «коллекция» прайсов, заметка с «умной мыслью», записанная сотрудником на всякий случай, поручение руководителя, аудиозапись телефонного разговора, фотографии или видеофильм с презентации товаров, хвалебная статья в газете о предприятии, коллекция ссылок на актуальные для бизнеса ресурсы и т. д.

2. Управление рабочими процессами организации (можно сконфигурировать модули по управлению проектами, заданиями, продажами, взаимодействием с контрагентами и т. д.)

3. Управление взаимодействием внутри организации (в системе реализована возможность организации среды для коллективной работы сотрудников, в том числе из территориально удаленных подразделений; общения по профессиональным интересам; создания личных страниц для каждого сотрудника в рамках своего рода корпоративной социальной сети).

Подробнее о функционале eDocLib читайте здесь: Что может быть реализовано на платформе eDocLib.

Десять аргументов «за» eDocLib, или наши преимущества

1. Простая конфигурируемость, позволяющая создать свое прикладное решение под индивидуальные нужды предприятия. Конечно, можно выбрать готовые решения (их на базе платформы eDocLib уже появилось довольно много, например, популярная конфигурация «eDocLib: Актив Бизнес»), но преимущество платформы в том, что можно без программирования создать свой индивидуальный программный продукт практически для решения любых задач, не ограничивая фантазию в отношении форм документов, видов справочников или схем движения информации.

2. Интуитивно понятный пользовательский интерфейс, быстрая адаптируемость сотрудников к работе в системе.

3. Управление бизнес-процессами осуществляется системой, основанной на web-технологиях, что позволяет координировать работу удаленных подразделений и организовать корпоративную сеть.

4. Также предлагается решение на платформе eDocLib по модели SaaS.

5. ЕСМ-система eDocLib имеет довольно низкую стоимость в данном сегменте программных продуктов, что позволяет избежать излишних затрат.

6. Всегда удастся подобрать устраивающий комплект поставки, заказав необходимое количество лицензий. Предоставляются разные варианты: для малого, для среднего и для крупного бизнеса.

7. Встраиваемость и интегрируемость с такими привычными приложениями MS Windows, как Outlook и «Проводник».

8. Многоязыковая структура системы (актуально для интернациональных коллективов).

9. Система eDocLib – первый программный продукт в России и один из первых в мире, получивший логотип «Certified for Windows Server 2008».

10. Наша репутация как разработчиков, поставщиков и внедренцев говорит сама за себя!

Реализация на платформе eDocLib

В теории ECM-систем выделяют несколько задач, которые решаются именно системами управления контентом и фактически являются их визитной карточкой. Названия таких задач пришли к нам с Запада, а непривычная терминология и английские аббревиатуры у многих вызывают порой такое же беспокойство, как и само понятие ECM. Более того, многие технологии ECM-систем взаимопроникающие, что отнюдь не упрощает понимания их сути. Мы взяли на себя смелость несколько повольничать с теорией ECM-систем и применительно к eDocLib свели ее многоплановый функционал к магической цифре «три». Мы разбили технологии на три больших блока: управление информацией, управление рабочими процессами и управление взаимодействием внутри организации. Ясно, что и такое деление очень условно, но оно хотя бы логично.

Управление информацией

Классическое определение информации – это знания или сведения о ком-либо или о чем-либо, которые можно собирать, хранить, передавать, обрабатывать, использовать. Информация классифицируется по многим параметрам, прежде всего по носителю, способу ее отображения, степени структурированности, стадии жизненного цикла и многому другому. Система eDocLib может иметь дело с любой информацией, способна ее принимать, создавать, хранить и передавать по определенным правилам.

Управление документами и образами документов

В системе eDocLib реализуются все функции классических систем электронного документооборота. Это и возможность перевода бумажных документов в электронную форму (сканирование), их регистрация в системе и систематизация; это и весь жизненный цикл электронных документов – от создания проекта документа, его согласования, утверждения, рассылки, выдачи по нему поручений и заданий и т. д. до стадии, когда документ становится исполненным (отработанным) и может быть помещен в архив.

Система обеспечивает версионность документов. Все действия пользователей с документами отслеживаются, что обеспечивает дополнительную защиту от недобросовестных сотрудников и непреднамеренной утраты информации.

Управление знаниями

Если сконфигурировать платформу eDocLib сообразно потребностям имеющейся базы знаний, то будет легко ее систематизировать и хранить, а также несложно находить любую, имеющую интеллектуальную ценность, информацию в электронном виде – будь то текстовые файлы, графика или ссылки на другие ресурсы (как локальные, так и веб-ресурсы). Каждый объект разрешается снабдить аннотацией и другими описаниями. Это позволит осуществлять быстрый и удобный поиск, отслеживать актуальность имеющейся информации, организовывать подписки.

Управление электронными записями и данными

Часто в организации накапливаются разнообразные слабо структурированы данные, которые не имеют такой высокой ценности и индивидуальности, как готовые интеллектуальные продукты (предмет системы управления знаниями), но могут когда-нибудь понадобиться. Это, например, записи и материалы рабочих встреч с контрагентами, «исторические справки» и сведения о каких-то организациях, прайс-листы, описания продуктов и товаров, да все что угодно… Вроде бы и хранить не стоит, а как только уничтожишь, обязательно потребуется.

Готовы спорить, что многие имеют не менее трех папок с названием «Разное», и хорошо, если только на одном компьютере. К счастью, и эту свалку всякой всячины система eDocLib способна вполне успешно обработать и сохранить, если создать в ней модуль для хранения именно такой категории данных. Можно для каждого вида записей написать свои реквизиты, создать рубрикатор и настроить к ним доступ для любого из коллег.

Управление мультимедиаконтентом

Система позволяет хранить графические, видео- и аудиофайлы. Графические и видеофайлы форматов *.jpg, *.jpeg, *.gif, *.bmp, *.png, *.avi, *.wmv, *.mpeg можно просматривать на сайте самой системы, не скачивая на локальные диски.

Поисковые возможности

Поисковая система eDocLib поддерживает полнотекстовый поиск по содержанию файлов и поиск по метаданным, а также поиск в избранном (в личных папках пользователя) и по рубрикам системного рубрикатора.

Пользователи могут применять как уже имеющиеся в системе поисковые запросы, так и самостоятельно создавать свои, определяя, по каким реквизитам следует осуществлять поиск и как представлять полученные данные.

Управление рабочими процессами, проектами и заданиями

В системе eDocLib можно смоделировать любой бизнес-процесс, сформировать под него особые виды документов и записей, написать схему их движения, определить участников проекта, снабдить их требуемыми информационными материалами, выдать каждому индивидуальное задание, проконтролировать его исполнение и, если потребуется, напомнить средствами eDocLib о том, что пора бы приступить к его выполнению более активно, так как сроки уже поджимают. Ограничений по типу моделируемых процессов нет, будь то работа по заключению контракта, подготовка презентационного мероприятия, подбор персонала и т.д.

Особенно упрощается жизнь руководителя, ведь после выдачи поручения (отдельного или к документу) он всегда может увидеть степень его исполнения и все документы, которые создаются в рамках работы над поставленной задачей, а также отслеживать, чем занимаются его сотрудники.

Управление взаимодействием внутри организации

Коллективная работа

Пользователи ЕСМ-системы eDocLib – как отдельные, так и объединенные в группы – могут совместно работать над документами, исполнять задачи, сотрудничать в рамках рабочих процессов и обмениваться информацией. В системе доступно создание общих рабочих областей, форумы и комментарии, непосредственная и удаленная коллективная работа, использование электронной почты. Всё это – для поддержки деятельности проектных команд. И не принципиально, где находится сотрудник – в офисе, в командировке или дома – он остается активным членом команды, полноправным участником рабочего процесса.

Платформа была протестирована на предмет удобства работы через различные каналы связи, в том числе по технологии ADSL и через 3G-модем.

Личные «странички» сотрудников

Возможности eDocLib позволяют легко настраивать личное пространство сотрудников. При входе в систему пользователь получает быстрый доступ ко всем необходимым и часто используемым ресурсам – последним документам, личным папкам, исполняемым и новым задачам, к поступившим сообщениями, избранным разделам рубрикатора, актуальным подборкам необходимых данных. Такие виртуальные рабочие столы легко настраиваются и значительно облегчают повседневную работу. Пользователи сами устанавливают правила наполнения контентом своих страниц.

Кроме того, eDocLib способен выступать и как внешний портал организации, предназначенный для публичного использования, поиска необходимых данных, просмотра и работы с информацией.

Скачать временную версию и документацию

Для ознакомления с возможностями системы eDocLib мы предлагаем воспользоваться демо-доступом, а также полнофункциональным доступом к еDocLib по модели SaaS(Software as a Service).

Полный комплект документации можно загрузить по ссылке http://www.eos.ru/upload/demoedoclib/253/edoclib253doc.rar.

В случае вашей заинтересованности в получении демо-версии и ее установке на локальный сервер, пожалуйста, заполните регистрационную форму. На указанный адрес электронной почты будет выслана ссылка для загрузки.

Предварительно рекомендуем ознакомиться с системными требованиями:

Сервер Базы данных:

• Для работы с СУБД Microsoft SQL Server
  • ОС Windows Server 2003 / 2008
  • СУБД Microsoft SQL Server 2005 / 2008 (во всех вариантах с установленным Full-Text Search)
• Для работы с СУБД ORACLE
  • Любая ОС, поддерживающая работу ORACLE
  • СУБД Oracle 9i (версии 9.2.0.4 и выше) или Oracle 10g (в обоих вариантах с установленным Oracle Text)

Сервер приложения:

• ОС Windows 2003 / 2008 Server
• Microsoft .NET Framework v3.5 SP1
• настроеннаяслужбаMicrosoft Internet Information Services версии6.0, 7.0
• клиентская часть СУБД Oracle соответствующей версии (только при использовании СУБД Oracle)

Сервер Базы данных и сервер приложения могут физически размещаться на одном сервере. В этом случае возможна работа только под ОС Windows Server 2003 / 2008.

Клиентская часть:

• ОСWindows XP Professional / Windows Vista
• Microsoft Internet Explorer 7.0, 8.0.

Демо-доступ к системе eDocLib

Для наглядной демонстрации возможностей eDocLibв качестве системы управления различным корпоративным контентом мы создали специальную конфигурацию eDocLib, в которой хранится различная информация о системе, своего рода сайта «о eDocLib на eDocLib».

Ознакомительный доступ к системе eDocLib дает вам возможность оценить возможности системы. Для его использования необходимо воспользоваться одним из предлагаемых имен.

Прежде чем приступать к работе с системой рекомендуется ознакомиться с кратким руководством «Как работать с сайтом eDocLib». Также вы можете ознакомиться с видео демонстрацией и полным руководством пользователя.

© Электронные Офисные Системы (ЭОС), 2013
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2013