Внедрение ERP-системы NaviTrans в международной логистической компании World Transport Overseas

Светлин Пешев, генеральный директор компании World Transport Overseas,  поделился опытом одной из наиболее динамично развивающихся транспортно-экспедиторских компаний.  Рассказал о причинах выбора ERP-решения NaviTrans на базе Microsoft Dynamics NAV, ее интеграции с другими системами, о трудностях при внедрении и о пользе для компании и ее партнеров.

- Господин Пешев, почему руководство WTO решило довериться ERP-решению Navitrans?

- Не буду скрывать, что это было нелегкое решение. Внедрение новой системы планирования и управления ресурсами -  это решение, которое должно быть тщательно обдумано, так как это влияет как на процессы и ресурсы компании, так и на весь наш облик, и подготавливает нас для будущих изменений (инвестиции, партнерство, органический рост и т.д.).

В этом смысле не следует забывать о том, что WTO имеет свои офисы в нескольких европейских странах, и решение должно хорошо применяться за рубежом. В конечном выборе преобладали следующие факторы: во-первых NaviTrans вертикальное решение, основанное на популярной ERP-системе Microsoft Dynamics NAV. Продукт имеет свои ноу-хау от ведущих транспортных компаний, в основном из Центральной и Северной Европы. Таким образом, мы инвестируем в новую ERP-систему и в то же время получаем набор практик работы ведущих компании в нашей отрасли, проверенных неоднократно и уточненных в последние годы. Во-вторых, продукт, который мы выбрали, полностью совместим и хорошо интегрируется со всеми продуктами корпорации Microsoft.

В то же самое время, NaviTrans и его платформа дают практически неограниченные возможности для интеграции с другими ERP-решениями наших партнеров – клиентов, агентов и поставщиков. Это значит, что мы легко можем интегрировать наши системы через EDI (Electronic Data Interchange) так, чтобы «переливать» информацию между ними в режиме реального времени. Подумайте, какие удивительные возможности для улучшения качества обслуживания и повышения эффективности открываются через этот путь.

А еще, NaviTrans позволяет создавать многочисленные автоматизированные отчеты, которые дают нам информацию как о результатах работы компании (это стандартное для большинства таких решений), так и о наших рабочих процессах. Последнее самое важное, потому что таким образом мы узнаем не только что мы достигли, но и как мы этого достигли. Таким образом, мы можем оптимизировать процессы, что в долгосрочной перспективе означает более высокое качество обслуживания и более предсказуемое для наших клиентов.

- Были ли моменты, когда Вы думали, что можете остановиться на другой системе?

- После того, как выбор сделан и мы почувствовали уверенность в решении, мы прекратили искать другие варианты и не отвлекали свое внимание, а сосредоточились на том, чтобы использовать его с максимальным эффектом для компании.

- Как долго продлилась подготовка введения системы в эксплуатацию? Как на практике это происходило?

- Активная подготовка к внедрению системы длилась чуть больше 6 месяцев. Укажу наиболее важные шаги в соответствии с нашим опытом.

Во-первых, цели и сроки проекта были определены вместе с нашим подрядчиком по внедрению - FTS. Определили ключевых пользователей, которые сотрудничали с подрядчиком для настройки отдельных рабочих модулей системы. Вместе с ними были разработаны и инструкции для пользователей. Тогда были определены и необходимые управленческие отчеты. Реализация была постепенной, начиная с модуля финансового учета. Вместе с нашим поставщиком веб-решения были разработаны дополнительные модули для электронной торговли. Это, если кратко, представляет собой интерактивный обмен информацией с нашими клиентами в реальном времени через наш веб-сайт. Наконец, после реализации было подготовлено совместное заявление о принятии продукта. Были также определены дальнейшие шаги, например, создание системы автоматического обмена информацией с нашим основным поставщиком. Конечно, мы не можем утверждать, что наш подход является единственно правильным. Мы считаем, что каждая компания должна построить свой план в соответствии с их ресурсами и временными рамками.

- Какие изменения в организации работы компании WTO были сделаны в процессе внедрения и какую помощь получили от экспертов FTS?

- Изменений много, и они были востребованы с нашей стороны. Нашими основными целями были выравнивание процессов и предельных сроков обработки грузов между офисами WTO, создание единой системы связи (внутренней и внешней), хороший струтурированный документооборот и, не в последнюю очередь, хорошая финансовая отчетность.

Переход не был легким и основной груз упал на наших сотрудников, которые должны были заботиться о том, чтобы изменения оставались внутри и не приносили дискомфорт нашим клиентам и поставщикам. Консультанты ФТС были рядом с нами на протяжении всего пути, который мы прошли.

- Тяжело была адаптировать сотрудников к работе в системе?

- Любые изменения в организции воспринимаются трудно. В нашем случае масштаб перемен (практически все процессы в компании были затронуты) был огромен. Мы ожидаем, что процесс адаптации может длиться как минимум 6 месяцев после окончательного развертывания системы и считаем это нормальным.

- Трудно было интегрировать систему с другими программными решениями, которые Вы используете? А с системами Ваших партнеров?

- Одной из наших целей было сократить использование локальных ИТ-решений к минимуму и покрыть 90% информационных потребностей с Microsoft Dynamics NAV и соответственно NaviTrans. Это единственный способ для достижения желаемого улучшения в производительности работы и стандартизации процессов. Я думаю, что мы на правильном пути. Мы уже планируем построение системы автоматического обмена информацией с нашим основным поставщиком, чтобы облегчить нашу работу и повысить качество и своевременность предоставления информации для наших клиентов.

© FTS Russia (ООО ФТС Макономи), 2013
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2013