ТЕЗИС: быстрое внедрение СЭД - новые возможности для организации

«ГРУППА 999» осуществляет свою деятельность с 1995 года и представлена на рынке крупной территориально-распределенной сетью магазинов в сфере розничных продаж. В управлении компании находятся такие структуры как торговые центры «999!», магазины косметики и парфюмерии «Де Парфю», минимаркеты «Девяточка» и др. До внедрения СЭД в компании существовал стандартный бумажный документооборот. С развитием компании поток документов увеличился, а процесс их согласования стал занимать значительное время и трудовые ресурсы. Как и во многих крупных компаниях, человеческий фактор играл большую роль в оперативной транспортировке договоров.

Для создания универсального процесса движения документов, повышения скорости согласования договоров и быстрого поиска необходимой информации руководство компании «ГРУППА 999» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор СЭД, соответствующей требованиям компании «ГРУППА 999», проходил в несколько этапов. За 2 месяца было протестировано 5 систем. Основными требованиями к системе являлись:

- возможность самостоятельного внедрения, интуитивно-понятный интерфейс конструктора бизнес-процессов;

- максимально удобный и простой интерфейс пользователя;

- развитая система уведомлений;

- возможность импорта списка контрагентов;

- прозрачная авторизация;

- возможность замещения пользователей.

В результате была выбрана система управления документами и задачами ТЕЗИС, которая является готовым решением, работающим сразу после установки, и создана на гибкой платформе, позволяющей автоматизировать, в том числе, и уникальные бизнес-процессы компании.

В ноябре 2012 года силами специалистов компании «ГРУППА 999» было проведено внедрение СЭД ТЕЗИС. Главной задачей стала автоматизация юридически значимого документооборота, и в первую очередь – универсализация процесса согласования договоров. В ходе первого этапа проекта внедрения к системе электронного документооборота были подключены сотрудники высшего управленческого звена компании «ГРУППА 999»: генеральный директор, руководство департаментов, топ-менеджеры, а также отдела бухгалтерии.

За весь период использования СЭД в компании «ГРУППА 999» удалось сократить время согласования договоров в 3 раза, мгновенно находить необходимые документы и систематизировать процесс документооборота. Кроме того, как отметил Анатолий Лоик, заместитель руководителя департамента ИТ компании «ГРУППА 999», в компании сформировался высокий уровень лояльности сотрудников к внедренной системе.

«Часто в компаниях СЭД внедряются очень тяжело из-за сопротивления персонала. В нашем же случае сотрудников удалось легко заинтересовать в работе в СЭД, в первую очередь благодаря удобному в управлении и интуитивно-понятному интерфейсу системы. Хочу отметить и повышение скорости работы сотрудников при взаимодействии с процессами электронного документооборота за счет возможности оперативно находить важную информацию. На сегодня я вижу, что тот эффект, который мы ожидали от внедрения СЭД, мы на 100% получили и продолжаем развивать систему электронного документооборот в компании», - добавил Анатолий Лоик.

В апреле 2013 года, согласно стратегии развития электронного документооборота в компании «ГРУППА 999», было осуществлено масштабирование системы ТЕЗИС. На данный момент решение используется не только руководящим составом, но и рядовыми сотрудниками.

© HAULMONT (Хоулмонт), 2013
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2013