ОАО «Алтайэнергосбыт» оптимизирует процессы расчета заработной платы и учета кадров

Ранее учет кадров и расчет заработной платы в удаленных подразделениях компании осуществлялся с помощью различных информационных систем. В каждом подразделении существовала своя кадровая политика, своя система начисления премий, свой перечень должностей. Из-за разнородности сведений процесс консолидации данных о расходах на персонал был затруднен. Руководство не получало оперативную информацию о взаиморасчетах с сотрудниками, кадровом составе и распределении трудовых ресурсов. Было сложно контролировать и планировать расходы на оплату труда.

В итоге руководство приняло решение о создании единой для всех подразделений информационной системы. Требовалось внедрить во всех подразделениях ОАО «Алтайэнергосбыт» единую политику кадрового учета и расчета заработной платы, минимизировать число ошибок в учете, сократить трудозатраты и время на расчет заработной платы и формирование кадровых документов.

В результате проведения открытого конкурса партнером по внедрению стала компания «1С:Бухучет и торговля» (БИТ), специалисты которой обладают необходимыми компетенциями и опытом успешной реализации подобных проектов. В качестве основы для новой системы было выбрано решение «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

Сотрудники «1С:Бухучет и Торговля»(БИТ) провели обучение пользователей, были организованы семинары и вебинары, а также разработан комплекс инструкций по работе с подсистемами. В короткие сроки был осуществлен данных кадрового учета и данных для расчета среднего заработка отпусков и больничных из ранее использовавшихся систем 1С и сторонних систем учета.

В рамках проекта были автоматизированы такие специфические для предприятия процессы как:

• Учет персонала по категориям должностей, тарифным разрядам, видам занятости, текущему состоянию (в штате, временно не работает, уволен и т.п.);
• Учет и контроль окончания сроков действия кадровых приказов;
• Учет замещений и совмещений сотрудников с возможностью проведения анализа кадрового состава и формирования штатной расстановки с учетом замещений;
• Учет предоставления отгулов сотрудникам в счет ранее отработанного времени с контролем превышения;
• Планирование фонда оплаты труда с учетом занятых и вакантных ставок;
• Формирование отчетов по заполнению форм Федерального статистического наблюдения П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» и П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
• Расчет квартальной и годовой премии с учетом показателей эффективности по подразделениям с возможностью автоматического заполнения показателей.
• Выплата заработной платы через банк;
• Ведение истории организационной структуры предприятия с возможностью формирования актуальной структуры подразделений на указанную дату

В результате внедрения удалось решить ряд важных задач:

• Единая конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 8» была внедрена во всех подразделениях и в Управляющей компании ОАО «Алтайэнергосбыт»;
• Расширены возможности для анализа текущего состояния кадровых ресурсов. Управленческие отчеты по кадровому составу, плановым и фактическим затратам на персонал формируются в режиме реального времени. Руководство получило возможность контролировать занятость и распределение кадровых ресурсов, оценивать потребность в персонале и эффективность работы сотрудников;
• Сокращены трудозатраты кадрового отдела и отдела расчета заработной платы. В 2,5 раза сократилось время на подготовку первичной информации, в 4 раза уменьшилось количество ошибок при формировании кадровых документов и расчете заработной платы. В 2 раза сократилось время на расчет заработной платы;
• Создание унифицированной системы позволило обеспечить прозрачность и единообразие начислений дополнительных выплат сотрудникам. Руководство может видеть отчеты по каждому подразделению и анализировать, какие фонды были потрачены на  премии, насколько начисление премий соответствует необходимому для этого уровню показателей эффективности сотрудников;

Кроме того, предприятию удалось унифицировать организационную структуру подразделений. Если раньше подразделения, занимающиеся однотипной деятельностью, могли носить разные названия, то теперь бизнес-единицы унифицированы. В результате взаимодействие подразделений и Управляющей компании значительно упростилось.

Результаты проекта комментирует Топкарян Светлана Валерьевна, директор по учету и отчетности – главный бухгалтер ОАО «Алтайэнергосбыт»: «Благодаря внедрению «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» в нашей компании появился инструмент, который позволил оптимизировать процессы кадрового учета и расчетов с сотрудниками. Существенно повысилась достоверность данных. Появилась возможность проводить необходимый комплекс мер по охране труда, планировать и контролировать занятость сотрудников, а также расходы на оплату их труда. Существенно снижены трудозатраты сотрудников кадровой службы и отдела расчета заработной платы. Благодарим компанию  «1С:Бухучет и Торговля»(БИТ) за  плодотворное сотрудничество».

По словам директора проектного направления «1С:Бухучет и торговля» (БИТ) Гусева Кирилла Владимировича: «Проект по автоматизации процессов учета кадров и расчета заработной платы стал для нас весьма интересным с точки зрения организации внедрения на территории удаленного Заказчика. Несмотря на сложности, связанные с ведением учета в разрозненных системах с различным подходом к организации данных, а также удаленностью офисов Общества, нам удалось построить схему оперативного принятия решений на всех уровнях. На каждом этапе проекта специалисты ОАО «Алтайэнергосбыт» оказывали нам необходимое содействие. В итоге весь объем требований к системе был успешно выполнен».

© 1С:Первый БИТ, 2012
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2012