Управление лицензиями в ритейле: опыт сети мебельных магазинов Hoff

Значительное количество программных и аппаратных активов и, как следствие, потребность в снижении расходов на установленное обеспечение и минимизации юридических рисков, связанных с возможным использованием нелицензионного ПО, привело компанию к необходимости проведения технического аудита.

Фактически основной задачей проекта стало получение релевантной информации по количеству установок программного обеспечения Microsoft и ее последующий анализ. С этой задачей представители Hoff обратились к специалистам международной консалтинговой компании Columbus. В качестве решения ритейлеру была предложена методология управления лицензиями Software Asset Management.

«Мы очень дорожим своей деловой репутацией, стараемся максимально тщательно выявлять и оперативно предотвращать любые возможные риски. В какой-то момент мы поняли, что нам требуются консультации по юридическим аспектам использования ПО Microsoft. Стандартных рекомендаций по выбору подходящей модели лицензирования было явно недостаточно. За квалифицированной поддержкой мы решили обратиться к нашему проверенному партнеру – консалтинговой компании Columbus. Эксперты Columbus проанализировали историю наших закупок и проверили все ранее заключенные договора с поставщиками на предмет соответствия требованиям российского законодательства. Мы довольны результатами их работы», - отмечает Денис Рудаков, директор по информационным технологиям Hoff.

Проект осуществлялся в несколько этапов. Сначала были собраны первичные данные для анализа: количество персональных компьютеров и серверов, перечень используемого ПО, а также список лиц, ответственных за закупку, использование и списание программного обеспечения. Затем специалисты Columbus и Hoff изучили сведения о программном обеспечении Microsoft, используемом в компании, в том числе версионность продуктов. В большинстве случаев такая инвентаризация проводилась с помощью системных администраторов путем изучения списка установленного программного обеспечения в реестре.

На третьем этапе все эти данные были сопоставлены с информацией об имеющихся лицензиях на ПО. В итоге специалисты Columbus предоставили руководству Hoff должные рекомендации по приобретению, инсталляции, использованию и утилизации программного обеспечения Microsoft.

После аудита программного обеспечения сотрудники Hoff передали партнеру всю необходимую информацию по подтверждению лицензионных прав на используемое программное обеспечение Microsoft, а именно:

1. договоры на приобретение программного обеспечения Microsoft;
2. договоры на приобретение ПК и серверов вместе с программным обеспечением Microsoft;
3. закрывающие документы по программному обеспечению Microsoft, приобретенному отдельно, вместе с ПК и серверами;
4. тексты лицензий поставляемого ПО Microsoft (скан-копии упаковок).

Вся документация была тщательно изучена специалистами Columbus на предмет подлинности программного обеспечения Microsoft и соответствия требованиям законодательства РФ в части авторского права (часть 4 ГК РФ). Кроме этого, при анализе учитывались практика работы НППП (Некоммерческого партнерства поставщиков программного обеспечения) и опыт специалистов Columbus в области корпоративного лицензирования.

Также был определен и утвержден перечень документов, подтверждающий легальность программного обеспечения Microsoft в компании Hoff, проведены заключения по признанию (или не признанию) подлинности лицензий путем сравнения этого перечня с предоставленными документами. Любые несоответствия рассматривались специалистами Columbus в особом порядке. По результатам этого дополнительного анализа установка данного экземпляра ПО признавалась легальной или нелегальной.

«В настоящий момент вопрос с управлением лицензиями ПО Microsoft в компании Hoff полностью решен, возможные юридические и репутационные риски сведены к минимуму. Компания получила должное представление об ИТ-инфраструктуре и затратах на приобретение и поддержку программного обеспечения. Незначительные несоответствия между установленным ПО Microsoft и фактическими лицензиями на его использование, выявленные в ходе аудита, были оперативно устранены. Хорошо, что руководство Hoff заранее задумалось о внедрении технологии управления лицензиями на используемое ПО. Сейчас реализовать такой проект растущей сети было бы значительно сложнее. Теперь, когда процессы управления ПО поставлены и налажены, компания с уверенностью смотрит в будущее», - подчеркивает Елена Елькина, менеджер проекта со стороны Columbus.

© Columbus IT Partner, 2012
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2012