Прозрачность бизнес-процессов добывающих компаний

О существующем механизме консолидации данных и способах повышения прозрачности и качества бизнес-процессов добывающих компаний данная статья.
 

Специфика отрасли

Разветвленная холдинговая структура, сложная цепь поставок, а также необходимость соответствовать мировым стандартам все чаще становятся мотивом для информационно-технологической модернизации предприятий добывающей отрасли. Примеры тому – компании, внедрившие у себя на предприятии ERP, - Раменский горно-обогатительный комбинат, ХК «Якутуголь», ЗАО «Сибирский Антрацит», в настоящее время идет внедрение в угольной компании «Заречная».

Рассмотрим бизнес-процессы угледобывающих компаний. Шахты и управляющая компания, как правило, находятся на значительном расстоянии друг от друга и могут располагаться в разных странах. Управляющая компания координирует работу шахт исходя из заключенных договоров на поставку угля, формирует планы производства и транспортировки угля, в том числе и с учетом территориального расположения шахт.

Объем и скорость добычи угля на шахтах ограничен мощностями шахты, глубиной залегания угля, способом добычи угля и т.д. Кроме того, на каждой отдельной шахте добывается уголь определенных марок и определенного качества. С другой стороны, пропускная способность РЖД, ЖД других стран, портов, судов также ограничена, а значительные расстояния между шахтами и станциями/портами, в которые должен быть доставлен уголь, многократно повышают риски срыва сроков поставки. Срывы сроков поставки, в свою очередь, влекут за собой как значительные штрафные санкции, так и ухудшение имиджа компании, и увеличивают риск потери существующих и потенциальных покупателей.

Исходя из вышесказанного, формирование оптимальных сводных планов производства и транспортировки угля для всей сети шахт и работа с сетью шахт как с единым механизмом (как в части добычи угля, так и в части транспортировки угля) является одним из основных конкурентных преимуществ при прочих равных условиях. Такими могут быть сопоставимость добываемых марок угля и качества угля с конкурирующими угледобывающими компаниями и т.п.

Другая важная составляющая бизнеса угледобывающих компаний - необходимость учета доходов и затрат как для холдинга в целом, так и с расшифровкой по каждой шахте, с детализацией до марок угля внутри шахты. Для этого компания должна иметь полноценный механизм консолидации данных по каждой шахте. Данный механизм должен обеспечивать максимальную прозрачность деятельности шахт на уровне управляющей компании.

Еще одна особенность угледобывающих компаний - большой объем закупаемых материалов, запасных частей и дорогостоящего оборудования. При этом в отрасли предъявляются высокие требования к качеству ТМЦ и срокам поставки, несоблюдение которых может привести к срыву производственных планов со всеми вытекающими последствиями.

Типичные проблемы отрасли

Теперь поговорим о ситуации «на местах». Нередко наблюдается ситуация избытка угля определенных марок и качества на одних шахтах при одновременном дефиците требуемого угля на других. Это обстоятельство приводит к срывам сроков и объема поставки угля, хотя в целом в «сети» шахт уголь требуемого качества есть. Это влечет за собой неблагоприятные экономические и репутационные последствия, вплоть до потери клиентов. Подобные ситуации возникают из–за специфики планирования производства и транспортировки, о которой я упоминал выше.

Значительные трудности также возникают из-за низкой прозрачности деятельности шахт для управляющей компании. Зачастую руководство холдинга не получает полноценной информации о деятельности шахт, что влечет за собой неэффективное распределение финансовых ресурсов между шахтами и способствует их нерациональному использованию.

Непрозрачная закупочная деятельность также может приводить к значительному завышению затрат на поддержание необходимых запасов ТМЦ, а также к срывам производственных планов из-за отсутствия необходимых материалов, запчастей и оборудования.

В подобной ситуации угледобывающим компаниям необходимо создать единое информационное пространство и максимально повысить прозрачность бизнес-процессов на всех этапах  деятельности предприятия - снабжение, сбыт (в том числе на экспорт), бюджетирование, учёт затрат и калькуляция себестоимости.

Решение для отрасли

В греческих комедиях в самый, казалось бы, неблагоприятный момент, когда зрители уже не верили в благоприятный исход ситуации, появлялся так называемый «бог из машины», который  спускался на сцену на особой подъемной машине и благополучно разрешал весь исход действия. В нашем случае, конечно, невозможно в одночасье исправить все проблемы, но можно повлиять на ситуацию с помощью специализированных отраслевых решений. Одно из них - Microsoft Dynamics AX ERP,  в полной мере учитывающее специфику отрасли -  распределенную структуру, специфику управления снабжением, многоуровневое планирование управления отгрузками и другие особенности.

ERP предоставляет доступ к информации в режиме 24x7 всех заинтересованных лиц, независимо от их удаленности друг от друга и от подразделений компании. Для сотрудников может предоставляться как полный, так и частичный доступ, в зависимости от настроек. Система – незаменимый помощник в части логистики распределения, в частности - с помощью ERP вносятся заявки клиентов на вывоз железнодорожным, речным, морским и автотранспортом, или смешанным способом. При этом система учитывает колебания базовой цены груза и отслеживает весь маршрут движения. Таким образом предприятия смогут избежать высоких штрафов и повысить рентабельность бизнеса в глазах клиентов. (12NEWS) Практика показывает, что внедрение ERP помогает сделать абсолютно прозрачными внутренние бизнес-процессы и внешние производственные связи. С помощью Microsoft Dynamics AX ERP можно проследить всю цепочку поставок с детализацией до номеров вагонов и трюмов кораблей.

С помощью ERP можно выстроить по-новому бизнес-процессы, в результате чего:

1)      руководство компании получает достоверную информацию об остатках угля в разрезе шахт и марок угля. Ведется статистика о добыче и транспортировке угля для более точного планирования. Оперативно поступает информация в случае существенных отклонений от планов и производственных сбоев;

2)      достигается повагонный учет транспортировки угля по ЖД, а при транспортировке по морю учет до судов и трюмов;

3)      максимально прозрачной становится деятельность шахт для руководства холдинга;

4)      максимально прозрачна заявочная кампания, позволяющая отследить всю цепочку поставки ТМЦ от заявки до поступления на склад. Максимально прозрачный складской учет, позволяющий отследить всю цепочку движения ТМЦ (от поступления на склад до списания в производство).  

Пример из жизни

В настоящее время компания «НОРБИТ» ведет внедрение в угольной компании «Заречная». Работа на угольных предприятиях УК "Заречная" велась в 1С. Решение перейти на новую платформу и внедрить полноценную ERP-систему было принято в связи с необходимостью унифицировать всю бухгалтерскую и управленческую отчетность предприятий, добиться простоты и оперативности получения финансовых и экономических данных.

В рамках всего проекта будет осуществлена полная автоматизация бухгалтерского, налогового и международного учетов компании "Заречная". Внедрение ERP-системы упростит и сделает прозрачными процедуры учета денежных средств и расчета с контрагентами, повысит инвестиционную привлекательность компании, обеспечит поддержку роста бизнеса холдинга.

По мнению руководства «Заречной», общим итогом внедрения решения на базе Microsoft Dynamics AX станет повышение прозрачности и контроля финансовых потоков, оптимизация структуры затрат, снижение расходов на ремонт и обслуживание оборудования, а также применение эффективных схем отгрузки готовой продукции на предприятиях холдинга.

Другой пример - внедрение Microsoft Dynamics AX на Раменском горно-обогатительном комбинате позволило решить многие организационные и управленческие задачи и оптимизировать хозяйственную и коммерческую деятельность комбината, а именно:

• минимизировать ручной труд;
• снизить трудоемкость рабочих процессов;
• обеспечить контроль движения денежных средств и материальных потоков в результате автоматизации большинства учетных и финансовых операций;
• настроить возможность самостоятельного формирования подразделениями заявок на ТМЦ, благодаря чему процедура утверждения сводной заявки была существенно упрощена и повысилась оперативность и качество закупочной деятельности;
• оптимизировать осуществление поставок готовой продукции клиентам за счет настройки возможностей гибкого планирования отгрузок и оперативной корректировки планов поставки с учетом пожеланий клиентов, изменения графика и объемов поставок;
• вести оперативный контроль затрат на производство благодаря настройке процедуры расчета фактической себестоимости продукции.
• вести автоматизированный финансовый и управленческий учет, формировать финансовые отчеты на основе российских и международных стандартов.
• и т.д.

На сегодня информационно-технологическая оптимизация бизнес-процессов  - залог эффективного финансового, стратегического и оперативного менеджмента добывающей отрасли, и в этом отношении мы наблюдаем сейчас определенные шаги. И если российским компаниям удастся преодолеть определенную инертность, они выйдут на новый уровень сокращения затрат и принятия управленческих решений.

Окрут Руслан Владимирович
Заместитель генерального директора «НОРБИТ»
Специально для 12NEWS

© НОРБИТ, 2012
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2012