Еще одно слагаемое, без которого невозможно внедрение системы бюджетирования

Практика нашей работы с клиентами показывает, что для внедрения на предприятии системы бюджетирования большинство консультантов и производителей профессионального ПО на перебой выдают советы, которые сводятся к необходимости фокусироваться на выборе ПО и регламентировании процесса бюджетирования. Однако практический опыт показывает, что выбора супер-профессионального, дорогого ПО и детального описания процедур бюджетирования недостаточно для успешного внедрения системы и ее дальнейшего функционирования.

Желание руководства компании внедрить систему бюджетирования, как систему планирования и контроля доходов и расходов - БДР (бюджет доходов и расходов) обусловлено стремлениями:

1. знать, сколько и на что тратятся деньги (контроль расходов).
2. понимать, сколько и чего мы продадим в ближайшем будущем (планирование доходов).

Как правило, внедрение системы бюджетирования идет по одному из следующих путей:

1. Есть готовое программное обеспечение, нужно выбрать и установить его на наших компьютерах и все заработает.
2. Сначала мы проведем много-много совещаний, определим основные параметры и характеристики бюджетов - выделим необходимые типы бюджетов, определим ЦФО (центры финансовой ответственности), назначим ответственных и т.д. Разрабатывается финансовая структура предприятия, пишутся регламенты. Затем смотрим, что получилось, покупаем программное обеспечение, соответствующее сформированным требованиям и внедряем, вроде все как в книжке.

В обоих случаях велика вероятность неудачного внедрения. В первом потому что в итоге неизвестно, что такое бюджет и что с ним делать. Программное обеспечение не дает понимания процесса бюджетирования, это только инструмент для работы (причем временами достаточно сложный). Во втором - вроде бы все делается по науке, но, как и в первом, забыт основной элемент внедрения - мотивация персонала.

На практике выясняется, что какая бы продвинутая система бюджетирования не была применена, какое бы суперсовременное ПО не было закуплено, без желания и умения персонала, система превратится в балласт для предприятия, еще одну "почетную обязанность" менеджмента. Мотивация конкретных исполнителей играет ключевую роль в процессе внедрения и использования системы бюджетирования. Но зачастую, увлекшись составлением "красивых" отчетов, забывается, что планово-фактические данные для этих отчетов будут поставляться конкретными исполнителями на местах и без их информированности о целях и задачах проекта, и соответственно заинтересованности, отчеты останутся просто красивыми бумажками, и не будут участвовать в принятии решений. В результате, процесс бюджетирования либо тихо "умирает", что не самый худший вариант, либо превращается в балласт для предприятия, увеличивая нагрузку на сотрудников.

Таким образом:
Для успешного внедрения системы бюджетирования на предприятии и достижения состояния, когда в любой момент система планирования и контроля доходов и расходов выдает актуальные и верные данные, кроме уже отработанных методик технического внедрения, таких как создание структуры предприятия, определения ЦФО, разработка структуры и статей бюджета и т.д., необходимо, как минимум:

1. Сделать этот процесс "выгодным" для руководящего менеджмента. Для руководителей подразделений (отделов, управлений и проч.) - это должен быть их рабочий инструмент, поставляющим им нужную информацию.
2. Довести до каждого сотрудника, который будет принимать участие в процессе бюджетирования, цели и задачи данного проекта.
3. Провести обучение сотрудников, помня о том, что обучения никогда не бывает мало.
4. Помимо этого, уделить особое внимание мотивации, как участников внедрения, так и сотрудников, которые в процессе использования внедренной системы будут являться основными поставщиками информации для бюджетного процесса компании. Каждый менеджер должен понимать, что он контролирует, на что может повлиять и за что несет ответственность.
5. Необходима адекватная оценка эффективности деятельности менеджеров и мотивация деятельности участников бюджетного процесса.

© Креативные бизнес-технологии, 2011
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2011