Как сделать так, чтобы должностные инструкции заработали

Вы никогда не задавались вопросом, что будет, если завтра в Вашей компании исчезнут все должностные инструкции?
Не ошибусь, если предположу, что большинство ответов будут примерно следующего характера:
1. Ну и что, у меня и так по ним никто не работает!
2. Ну и что, у меня их попросту нет!
3. Ну и что, у меня много других регламентирующих документов!
Все вышеуказанные ответы сводятся к мысли: я просто хочу, чтобы мои люди хорошо выполняли свою работу!
Вы определились к какому варианту ответа больше всего близка ситуация в Вашей компании?
А теперь давайте рассмотрим каждый ответ в отдельности и попробуем сформулировать общий рецепт для "просто хорошей работы Ваших сотрудников".

Ответ №1: Ну и что, у меня и так по ним никто не работает!
Причин, по которым Ваши сотрудники не работают по должностным инструкциям, может быть несколько:

• Должностные инструкции не актуальны (вследствие их старости, или, слишком формального подхода при составлении - "главное чтобы было, что показать проверяющим органам", плюс ко всему зачастую должностные инструкции составляют в компании сотрудники кадровых служб, очень далекие от реального функционала отдельно взятого менеджера / специалиста).
• Должностные инструкции не совпадают с системой мотивации, или вообще к ней никак не привязаны.
• Они попросту не доведены до сотрудников.

Что можно сделать, чтобы перебороть эту ситуацию?
Для того чтобы в должностных инструкциях был описан актуальных функционал сотрудников, в работу по их созданию целесообразно вовлечь непосредственных руководителей сотрудников, т.к. именно они могут сформулировать основные функции и связь основных задач сотрудника с существующей в компании системой мотивации.
Во избежание быстрого устаревания должностных инструкций не увлекайтесь детализацией, вместо этого можно либо приводить задачи, которые сотрудник в данной должностной единице должен решать, либо делать ссылку на регламентированные бизнес-процессы, в которых сотрудник участвует,.Например, сотрудник финансовой службы "участвует в процедуре оценки стоимости услуги в соответствии с имеющимся в компании описанием / регламентом".
Теперь, когда должностные инструкции актуальны, осталось не забыть их довести до сотрудников.
Здесь неспроста упомянут популярный в последнее время термин "бизнес-процесс", т.к. с точки зрения процессного подхода к управлению в компании актуальный функционал отдельно взятого сотрудника, есть не что иное, как перечень процедур, выполняемых данной должностной единицей во всей совокупности бизнес-процессов компании. Многие сейчас могут возразить, что далеко не все процессы в компании поддаются формализации, и это правда, например, все, так называемые обеспечивающие процессы (ИТ-поддержка, управление персоналом, юридическое, административное обеспечение) как таковыми процессами не являются, но их можно представлять в виде, например, набора услуг, которые эти подразделения предоставляют другим подразделениям компании. Но дальше предлагаю не углубляться, эта тема многогранная и, несомненно, очень интересная, поэтому заслуживает как минимум отдельной статьи.

Ответ №2: Ну и что, у меня их попросту нет!
А Вы в этом уверены? Дело в том, что, несмотря на отсутствие упоминания должностной инструкции в Трудовом кодексе, этот документ в компании необходим как минимум для закрепления взаимоотношений работодателя и работника в разделе трудовые права и обязанности сотрудника и его ответственность за те или иные действия.
А в последнее время должностная инструкция, ко всему прочему, является еще и неотъемлемой частью комплекта документации для проверяющих органов.
Поэтому, должностные инструкции могут храниться либо в бухгалтерии, либо в кадровой службе, и скорее всего, они также далеки от реальности, по причинам, указанным в предыдущем абзаце.
Кстати, почему же так происходит, почему такой функциональный инструмент управления не пользуется популярностью среди современных компаний? Должностные инструкции появились как инструмент управления на предприятиях в индустриальную эпоху, и использовались как средство, обеспечивающее конвейерную работу, неизменную во времени (Генри Форд - научная организация труда). Одна из основных задач компаний сейчас - изменяться, подстраиваясь под изменения рынка и окружающей среды. Т.о., должностные инструкции сейчас - это демотиватор персонала, т.к. не выполняет своей задачи - подсказывать, что делать и закреплять ответственность.

Ответ №3: Ну и что, у меня много других регламентирующих документов!
Если это Ваш ответ, поздравляем - Ваша компания двигается по одному из путей эффективного достижения поставленных бизнес целей, т.е. по пути сокращения затрат на оперативное управление деятельностью сотрудников, а как известно, наименьшее количество управленческих усилий тратится на хорошо структурированную деятельность.
Но вспомните, сколько раз в Вашей компании возникало противоречие между регламентными документыми, а кто-нибудь в Вашей компании следит за тем, чтобы написанное на бумаге отражало текущее состояние дел в компании? И таких "НО" можно еще насобирать несколько десятков.
Не забуду упомянуть здесь и проблему "зарегламентированности деятельности", многие, кто пошел по пути формализации и регламентации своей деятельности с этим столкнулись, когда каждый шаг сотрудника буквально "обвешен" различными инструкциями и порядками. И это другая крайность, которая, как и в случае полного отсутствия правил и порядков ведет к снижению или полной потере управляемости при изменении внешней среды.
Не плодите у себя массу регламентных документов, обратите на пользу себе тот инструмент, который по умолчанию должен быть у Вас в компании. Тем более, что нигде не указывается, как именно должностная инструкция может быть использована.
И здесь опять не грех упомянуть про процессный подход: если деятельность Вашей компании в той или иной степени формализована, Вам не составит особого труда собрать должностную инструкцию отдельно взятого сотрудника из процедур уже описанных бизнес-процессов (как конструктор из деталей).

Мы рассмотрели все варианты ответов, и выяснили, что для хорошей работы Ваших сотрудников:

• Структурировать их деятельность нужно;
• Структурировать деятельность целесообразно с помощью должностных инструкций, т.к. они у Вас уже есть, плюс, такой подход позволяет избежать сложностей, связанных с поддержанием целостности и непротиворечивости документов разветвленной регламентной базы.

Итак, что же нужно сделать, чтобы заставить Ваши должностные инструкции работать?
1. Привлечь созданию должностных инструкций непосредственных руководителей, это позволит более четко сформулировать круг задач, прав и ответственности сотрудника, а также увязать их с системой мотивации.
2. Избегать излишней детализации описания функций, вместо этого в должностной инструкции описать задачи, решаемые сотрудником и перечень регламентированных процедур, в которых сотрудник участвует, для этого ввести в практику компании регулярную деятельность по описанию бизнес-процессов. Наш опыт показывает, что такой путь наиболее сбалансирован и эффективен, т.к. он с одной стороны дает актуальную и непротиворечивую информацию о круге задач, прав и ответственности сотрудника, с другой, обеспечивает готовность компании к приходу проверяющих органов.
3. Изменить подход к описанию деятельности сотрудников, опираться не на единичные функции сотрудника, а на описание процедур, выполняемых этим сотрудником в бизнес-процессах компании. А также использовать современные технологии, которые позволяют оперативно изменять описания бизнес-процессов и, следовательно, должностные инструкции.
4. Разделить должностные инструкции на части:

• Расписание функций, т.е. выполняемые сотрудником процедуры в бизнес-процессах,
• Права сотрудника, т.е. принимаемые сотрудником решения в бизнес-процессах;
• Взаимодействие, т.е. информационные связи сотрудника с другими сотрудниками / подразделениями.

Антуан де Сент-Экзюпери писал "Если вы хотите построить корабль, не стоит созывать людей, чтобы идти в лес валить деревья, распиливать их и затем сшивать полученные доски. Вместо этого научите их мечтать о море", но если у Вас это на данный момент не получается, воспользуйтесь короткими рецептами приведенными в данной статье и у Вас найдется время на творчество.

 

© Креативные бизнес-технологии, 2011
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2011