Продукт-Сервис меняет бумажный документ на электронный

Проблема многих крупных предприятий с разветвленной структурой и широким набором функциональных задач - неэффективно организованная система документооборота, негативно отражающаяся на качестве работы с документацией специалистов компании. В стремлении минимизировать затраты организации на коммуникационные издержки за счет повышения эффективности своих сотрудников, компания «Продукт-Сервис» обратилась к экспертам «Константы».  

Занимаясь торговлей продуктами питания в магазинах Spar, Eurospar и Spar Express, компания «Продукт-Сервис» имеет достаточно широкую сеть своих подразделений по территории Приволжского федерального округа. Mасштабы деятельности компании в дополнении с территориальной разветвленностью ее структуры обусловили потребность во внедрении системы электронного документооборота, которая должна была повысить эффективность взаимодействия между разными подразделениями компании. И для сведения в единое информационное поле для такой крупной компании, как «Продукт-Сервис», электронного архива.  

<img alt="\"product_service.jpg\"" src="\" _cke_saved_src="\"http://standart1c.ru/upload/medialibrary/56f/product_service.jpg\"" style="\"width:" 360px;="" height:="" 79px;="" margin:="" 5px;\"="" title="\"product_service.jpg\""></p> <p align="\"justify\""> Исходя из целей компании «Продукт-Сервис», специалисты «Константы» включили в проект задачи трех направлений - задачи в области кадрового документооборота, организационно-распорядительного документации, а также в области договорной работы. При формализации системы документооборота специалисты выделили два крупных объекта. С одной стороны, статику системы документооборота, которая представляет собой структуру хранения документов и прав доступа на эти документы. С другой стороны, была выделена вторая часть системы документооборота или динамика системы, определяющая порядок взаимодействия разных сотрудников на этапе жизненного цикла электронных документов и вообще документов компании.  </p> <p align="\"justify\""> В рамках первой задачи специалисты структурировали все виды документов компании «Продукт-Сервис» и определили категории пользователей, которые работают с этими документами. Вторая задача включила выделение типовых маршрутов движения документов, под которые были описаны бизнес процессы с максимальным использованием того типового функционала, который предоставлял использованный на проекте программный продукт. Функционал программного продукта отвечал потребностям заказчика не в полной мере. В связи с этим специалисты «Константы» внесли необходимые коррективы, проведя кастомизацию функционала в части уникальных для компании бизнес процессов. С другой стороны, была разработана интеграция системы документооборота с системой учета кадров в области кадрового документооборота.  </p> <p align="\"justify\""> «На основании созданных моделей работы с электронным документооборотом и взаимодействия электронного документооборота с бумажным была простроена модель использования функционала программного продукта, - сообщил генеральный директор компании «Константа» Андрей Шишкин, - кроме того, были выполнены все необходимые кастомизации, разработаны и запрограммированы интеграционные швы, и в итоге проведено обучение сотрудников компании «Продукт-Сервис». Все это не только повысило эффективность пользователей, но также дало руководителю действенный инструмент контроля исполнительской дисциплины своих сотрудников».  </p> <p align="\"justify\""> В рамках обучения были разработаны инструкции пользователя по отдельным рабочим местам, чтобы сотрудники в любой момент могли понять порядок применения программного продукта в своей деятельности в части электронного документооборота. Помимо этого, было организованно тщательное обучение по авторским методикам специалистов «Константы». В итоге работ сотрудники компании «Продукт-Сервис» получили возможность повысить свою личную эффективность.

© Константа, 2011
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2011