Внедрение ПО: Мы так далеко и все-таки мы рядом!!!!

Рассмотрим два случая.

 Случай № 1

Экономика в прошлом создала такое явление как градообразующие предприятия, где-то это оправдано (природные ресурсы), где-то не оправдано, мы не будем давать оценку эту явлению, а лишь рассмотрим частный случай из жизни такого предприятия. Итак, предприятие пережило все потрясения и вот экономика пошла на подъем, руководство предприятия смотрит в будущие, анализирует ошибки и понимает, что необходимо создание единой информационной системы. Причин масса:

1.       Старая система устарела и не оправдывает вложения в нее

2.       Старая система не дает необходимой информации для принятия решения

3.       А еще не мешало бы как следует проанализировать бизнес-процессы, т.к. во время кризиса некоторые показали свою не эффективность.

4.       И т.д.

Руководство принимает решение о замене своей информационной системы на новую систему.

Случай № 2.

Большая разветвленная компания, головной офис находится в мегаполисе, а подразделения раскиданы по всем регионам России и за ее пределами. Ситуация с автоматизацией, как правило, довольно типичная - она лоскутная, т.к. производилась хаотично. Накладывает отпечаток еще и  факт создания филиалов на базе уже существующих предприятий путем выкупа у предыдущих владельцев, когда в каждой компании типичные бизнес-процессы построены по-разному. В связи с этим невозможно соблюдать единые принципы учета, а как следствие собрать консолидированную отчетность или это требует таких усилий, что становится неоправданным. Принимается решение о приведении всех типичных для компании бизнес-процессов к единому образцу, созданию единых регламентов учета и отражение всех этих вещей в единой системе.

В чем же схожесть этих двух случаев? В каждом из них наблюдаются единые цели, вопрос остался за реализацией. В первом случае, обращаясь к местным вендорам, Заказчик не может быть до конца уверенным в их компетенциях. И это оправданно, Заказчик - единственное крупное предприятие в округе и у местных вендоров просто физически не может быть подобного опыта. Во втором случае, можно найти компетентных вендоров с опытом работы с подобными компаниями, но территориальная распределенность усложняет вопрос, где выбирать вендора, на территории какого из филиалов?. Таким образом, и то и другое предприятие сталкивается с фактором «территория». Этот фактор увеличивает стоимость проектов по созданию единой системы, построению бизнес-процессов, разработке регламентов ведения учета в разы. Специалистам-внедренцам придется оплачивать не только прямые затраты на работы, но и накладные расходы (командировочные, гостиницы и т.д.)

Рассказывает Шмырина Людмила руководитель проектов ГК СофтБаланс: «На мой взгляд, это прошлый век. Сейчас везде развиты интернет-технологии, и выезжать к заказчику «на место» не обязательно. Мой опыт показывает, что существует масса способов решить проблему «территории».

 В качестве одного из примеров удаленного внедрения можно привести автоматизацию Компании МРСК Северо-Запада крупного энергетического холдинга с распределённой сетью филиалов по Северо-западу. При внедрении данного проекта использовались такие интернет-технологии как: дистанционное обучение, удалённое администрирование, телефонные конференции, информирование и обсуждение текущих задач посредством корпоративного сайта.

Основной задачей проекта был перевод всех обособленных подразделений предприятия (7 филиалов) на работу в едином информационном пространстве. Решение этой задачи позволило внедрить единые стандарты ведения учёта, получать консолидированную отчётность в унифицированном виде, повысить управляемость и контроль над деятельностью филиалов. Поскольку головному офису не требовалось отслеживать работу подразделений в режиме on-line, мы создали для каждого филиала свою распределённую базу с ежедневной выгрузкой данных в центральную.

Головной офис компании находится в нашем городе, но это никак не повлияло на выбор поставщика. Выбор поставщика проходил с помощью конкурса и в этом конкурсе участвовали компании из разных городов, т.е. не было никаких ограничений по территориальному признаку. Владение методами удалённого внедрения позволило нам предложить существенно более низкую цену, чем у конкурентов, а соответственно и выиграть конкурс.  

                Одним из первых этапов работ по проекту стал перенос данных из имеющихся информационных баз филиалов в «1С: Зарплата и управление персоналом». Для этого мы реализовали возможность передачи файлов данных от подразделений на наш сервер по протоколу FTP, а так же создали закрытый форум для обсуждения хода выполнения работ.

Значительным преимуществом FTP перед электронной почтой послужил обмен информацией большого объема, без дополнительного архивирования и разбиения на более мелкие файлы. Это позволило филиалам оперативно выкладывать, а иногда и по несколько раз за день, файлы данных из используемых ранее программ для загрузки в новую конфигурацию. Для каждого филиала выделен свой FTP с уникальным именем и паролем, которые обеспечивали конфиденциальность данных. На эти же FTP выкладывались загруженные данными и  подготовленные к работе новые информационные базы на платформе 1С. Обратную связь от филиалов о ходе работ, качеству и проверке корректности загруженных данных мы получали через созданный форум и электронную почту.

Форум активно способствовал решению общих задач. Разделы форума «Информация от СофтБаланс», «Информация Головного офиса»  служили для решения организационных вопросов и содержали общую информацию. В созданных тематических разделах велось обсуждение, а так же принятие решений по различным вопросам филиалов. Головному офису это позволило  отследить скорость реакции и качество ответов специалистов нашей компании, а так же уровень компетенции сотрудников филиалов, задающих вопросы и участвующих в обсуждениях.

Первоначальное обучение пользователей происходило непосредственно на местах, в филиалах заказчика. Это обучение позволило преодолеть психологический страх пользователей перед новой конфигурацией, познакомиться и подружиться. Дальнейший инструктаж по работе различных подсистем и механизмов конфигурации происходил в режиме вебинара (дистанционного обучения). Во время вебинара каждый из пользователей заказчика в режиме реального времени находился у своего компьютера, на котором было видеоизображение преподавателя и его рабочего стола. Преподаватель демонстрировал возможности конфигурации, давал задания, отвечал на вопросы (полученные от пользователей через текстовый чат), как будто он находится непосредственно на территории филиала.

На этапе ввода системы в эксплуатацию нам был предоставлен удалённый доступ к информационным базам филиалов. Это нам позволило оперативно и качественно консультировать пользователей по возникшим вопросам в процессе работы. Если для решения вопроса необходимо было смоделировать ситуацию на реальных данных или перепровести документы, то нам выкладывалась копия базы на FTP. На этом этапе пользователи филиалов перестали пользоваться форумом, т.к. потребность в оперативности снизилась и филиалы чувствовали себя более уверенно, сообщения нам начали поступать через электронную почту. Для того  чтобы понимать ситуацию в филиалах, головной офис проводил еженедельные селекторные совещания (телефонные конференции). В ходе таких совещаний заслушивался отчёт каждого филиала о ходе внедрения новой конфигурации, собирались пожелания по доработке, давались новые директивы и установки.

                Благодаря использованию современных интернет-технологий, пользователи ощущали наше постоянное присутствие и поддержку. Смело, и активно осваивали новую конфигурацию, находясь за тысячу километров от нас.

Также в моей практике есть опыт поддержки и сопровождения программам семейства 1С:Предприятие, основанный на удаленной работе. Это позволяет быстро решать задачи, связанные с консультированием, демонстрацией работы с программой, оказанием помощи в устранении ошибок и администрированием 1С:Предприятия, а так же выполнению обновлений любых конфигураций 1С:Предприятия.

Более подробно об этом можно рассказать на примере компании «Композит», с разветвлённой сетью филиалов по всей стране. «Композит», на основании договора и дополнительных соглашений к нему,  предоставляет нам удалённый доступ к своим информационным базам. Для целей моделирования и отладки произведенных настроек нам предоставляется доступ к копии рабочей базы, которая оперативно обновляется.

Понимая, что всегда проще позвонить и рассказать о возникших сложностях в работе, чем описывать ситуацию, подбирая нужные слова и фразы, было принято решение использовать Skype (скайп). Skype  - бесплатное программное обеспечение, которое позволяет значительно сократить затраты на телефонные звонки, а также обеспечивает передачу текстовых сообщений (чат) и передачу файлов, позволяет вместо изображения с веб-камеры передавать изображение с экрана монитора.

Но Skype не всегда удобен для общения с филиалам из других часовых поясов. В том числе и для этих целей создана отдельная ветка на внутреннем форуме компании, посвящённая работе с конфигурацией. Кроме обсуждения текущих потребностей и задач пользователей на сайт выкладывается информация о предстоящих обновлениях, инструкции по работе с появившимся функционалом, информационные сообщения.

Кроме того, всегда полезно проводить анализ работы с тем или иным Заказчиком, поэтому мы разработали базу на базе платформы 8, где все задачи пользователей фиксируются пользователями и разработчиками. База работает под управлением web-интерфейса. По каждой задаче ведутся обсуждения, описания решений, а так же фиксация факта завершения и приёмки работ по ней. Это позволяет отследить оперативность решения задач, проанализировать эффективность работы, а также эффективность работы с нами. Исходя из всего выше сказанного, могу сделать, вывод фактор территория уже давно перестал быть проблемой».

Специально для ©12NEWS

© СофтБаланс, ГК, 2011
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2011