Комплексная автоматизация строительных предприятий в условиях рецессии отрасли

Очевидно, бухгалтерия на большинстве российских малых и средних предприятиях, несмотря на высокий уровень автоматизации, обилие прикладных инструментов и учётных программ, не решает управленческие задачи, ведь целью бухгалтерского учёта на российском предприятии, как известно, является оптимизации налогов и отчетности для налоговых органов. Решением же задачи формирования корректной управленческой отчётности для топ-менеджемента и акционеров заняты, как правило, экономисты и финансовые менеджеры, применяя подручные инструменты, такие как Microsoft Excel, Word и калькулятор.

В условиях экономического подъёма сохранение вышеописанной модели лоскутной автоматизации на предприятии при наличии сверхприбыли может не очень существенно отразиться на финансовом результате периода, однако в средне или долгосрочной перспективе топ-менеджмент рискует полностью потерять контроль над предприятием и получить существенные убытки, особенно в ситуации рецессии или кризиса. Ведение управленческого учета в Excel на микро-предприятии (до 10 человек в штате), как показывает практика, может быть вполне оправдано, однако, с ростом компании, в ситуации усложнения учёта, увеличения объёмов продаж и распространяющейся практики аудита подрядчика со стороны заказчиков - становится трудноприменимым и требует комплексного подхода к автоматизации. На данном этапе руководству организации имеет смысл рассмотреть внедрение единой системы автоматизации управленческого учета, бюджетирования и важнейших бизнес-процессов.

Далее, рассмотрим, какой функционал систем автоматизации бизнес-процессов может применяться строительными предприятиями для реализации плана выхода из рецессии. В качестве примера приведён программный продукт OrganicERP – отечественная корпоративная информационная система, появившаяся на рынке комплексных систем для автоматизации управления предприятиями в 2008 году и которая на данный момент активно внедряется на предприятиях строительной отрасли. Очевидно, что задачи и рекомендации внутри антикризисного плана могут быть очень разными и индивидуальны для каждой компании. Однако, мы рассмотрим наиболее общие и значимые задачи, неоднократно приводимые многими консультантами в средствах массовой информации.

Итак, большинство бизнес-консультантов и руководителей предприятий сходится на том, что основным и самым средством вывода компании из рецессии является оптимизация затрат предприятия.

Оптимизация затрат подразумевает (среди прочего): ужесточение процедур авторизации расходов, формирование бюджета и контроль издержек, оптимизацию учёта, перевод нерентабельных процессов (активов) на аутсорсинг, переход на новые более доступные источники финансирования, снижение загрузки персонала, сокращение нерентабельных сотрудников, снижение себестоимости продаж.

Рассмотрим данные задачи подробнее:
 

Формирование бюджета компании и контроль издержек

Планирование затрат и передача полномочий по их управлению менеджерам подразделений позволят значительно снизить издержки компании. Если предприятие на момент наступления финансового кризиса не вело бюджетирование, то рекомендуется ограничиться составлением мастер-бюджета (прогнозный баланс, бюджет движения денежных средств и бюджет доходов и расходов), бюджетов по объектам строительства, строительным направлениям, а также сформировать бюджеты дебиторской, кредиторской задолженностей, движения сырья и материалов. Это позволит оптимизировать движение денежных потоков и удержать затраты на заданном уровне. При помощи OrganicBudgets - интегрированного в OrganicERP инструмента бюджетирования на предприятии – можно автоматизировать существующий или создать новый процесс бюджетирования на предприятии. При этом в системе реализован комплексный подход, позволяющий среди прочего:
· Включать в состав бюджета позиции договоров с контрагентами
· Использовать сразу два разреза для планирования в одном бюджете: движение денежных средств и расходы или доходы. При этом на основании бюджета доходов или расходов система может автоматически спланировать движение денежных средств для данного бюджета на необходимый период (система календарного планирования).
· Анализировать и сопоставлять расходную и доходную части проектов, связывая позиции бюджета расходов с позициями бюджета доходов.
· Проводить план-фактный анализ затрат
· Анализировать затраты на основе универсальной классификации по характеру. Наличие такой классификации позволяет сопоставлять бюджеты разных подразделений или разных периодов


Однако, недостаточно просто задать лимиты по бюджетам, необходимо также спланировать те или иные денежные потоки во времени. Например, составить календарный план платежей по кредиторской или дебиторской задолженности на период и установить процедуру контроля за выполнением данного процесса. В этой связи система бюджетирования OrganicBudgets позволяет:
· Планировать расходование денежных средств во времени
· Применять технику «скользящего» планирования
· Автоматизировать подачу и исполнение заявок на оплату

В результате интеграции подсистем планирования и управления задачами/рабочим временем комплексная система автоматизации позволяет контролировать выполнение бюджета и сигнализировать ответственным за бюджеты лицам о появлении тех или иных расхождений, например, о невыполнении плана возврата дебиторской задолженности или появлении незапланированных издержек в связи с резким изменением цен на услуги подрядчиков. Возникновение этих и подобных событий может быть инициировано фактом проведения или непроведения соответствующих первичных документов (актов, платёжных поручений, счетов фактуры). В результате, ответственному за бюджет может быть настроено уведомление о соответствующем событии с указанием на расхождение с планом.
 

Уход от «котлового» метода списания затрат

На многих российских предприятиях до сих пор процветает так называемый котловой метод списания затрат, когда, например, издержки, связанные с конкретными работами по проекту не будет списываться сразу же на данный проект, а будут распределяться в конце периода между всеми проектами. В результате зачастую предприятие продолжает вести нерентабельные проекты, содержать нерентабельных сотрудников и т.д. Одним словом, в целях управленческого учёта и оптимизации затрат компании данный метод, как показывает практика, неэффективен, т.к. не позволяет определить и проанализировать затраты конкретного проекта и определить, например, эффективность работы конкретного подразделения или сотрудника в рамках проекта.

OrganicERP позволяет предприятию всегда точно знать фактические и плановые затраты, а также доходность любого продукта, проекта, работы, подразделения, сотрудника.

Основной сущностью финансового блока является финансовый документ. После настройки модели учёта под конкретное предприятие пользователю для отражения любого события, будь то приход денежных средств по конкретному проекту, оплата по счёту или начисление заработной платы сотруднику будет достаточно создать новый финансовый документ на основании уже созданного., где пользователь указывает соответсвующего сотрудника, ЦФО, проект и любые другие параметры, которые в последствии позволят анализировать затраты или выручку по любой аналитике. Далее, система, если пользователь захочет провести эту операцию в учёте, автоматически сформирует все необходимые проводки и операции. В частности концепция финансовых документов в системе позволяет легко проводить:
· сравнение объемов и структуры затрат различных периодов;
· анализ динамики затрат в разрезе подразделений, проектов, продуктов;
· анализ затрат по типу, виду и характеру

Сущность «финансовый документ»

Анализ возможностей перевода дорогостоящих процессов и основной деятельности на аутсорсинг.

Руководство может оценить, какие процессы предприятию выгодно реализовывать самостоятельно, а какие дешевле закупать у других производителей. К примеру, предприятия, имеющие в активе собственный парк строительной спецтехники, нужно принять решение о целесообразности содержания парка и возможности передачи всего процесса работ с его применением на субподряд. Система автоматизации управления предприятием OrganicERP позволяет предприятию рассчитать и анализировать себестоимость содержания данного актива и соответствующих строительных процессов. Парк спецтехники может быть заведён в систему в качестве одной из сущностей системы - центра финансовой ответственности – в данном случае, центра затрат. Далее, с помощью модуля аналитической отчётности пользователь может самостоятельно настроить и вывести любой отчёт, в том числе и с расчётом себестоимости направления деятельности, ЦФО, проекта, компании в целом.

Настройка аналитической отчётности

OrganicERP также имеет собственные средства визуализации, помогающие при анализе отчёта, а именно - более 20 видов графиков и диаграмм, которые позволяют наглядно отразить данные любого аналитического отчёта в системе. Пользователю достаточно лишь выделить необходимую область данных в таблице отчета и указать тип графика/диаграммы (по аналогии с Excel) - на соседней вкладке сразу же появится картинка, которую можно далее распечатать или экспортировать, к примеру, в Excel.

Визуализация аналитических отчётов

Отчёт можно экспортировать в MS Excel в случае необходимости для дальнейшего анализа. Таким образом, пользователь оперативно получит информацию о интересующем его срезе работы предприятия и использовать её для принятия управленческих решений.

Здесь следует оговориться, что неоспоримым преимуществом современных систем автоматизации при работе с отчётностью является возможность обрабатывать массивы данных практически любого объёма. Для обработки данных при генерации отчётов в информационных системах премиум класса зачастую применяется технология OLAP, позволяющая мгновенно получать заранее определённые пользователем отчёты, независимо от объёма обрабатываемых данных. Однако минусами такого подхода являются дороговизна поддержки такой системы (требует Microsoft Analysis Services) и невозможность получения отчёта из системы в любой момент времени, т.к. так называемые OLAP кубы внутри себя должны обновлять данные с некоторой периодичностью – обычно не более 1-2 раз в сутки, что приводит к лагам в отражении актуальной информации в отчётности. Данный метод, безусловно, подходит крупным организациям, где обрабатываются гигантские массивы данных. В OrganicERP используется свой «движок» для работы с отчётностью, который при обработке очень больших и сложных массивов выдаёт информацию на несколько секунд медленнее, чем при использовании технологии OLAP, однако лишён описанных выше недостатков и в большей степени оптимизирован для работы с данными средних и малых предприятий.

Привлечение новых более доступных источников финансирования

В условиях урезания банковского финансирования строительной отрасли имеет смысл осуществлять поиск альтернативных источников финансирования.
В качестве альтернативы банкам можно использовать зарубежных инвесторов, государственные программы финансирования. Соответственно предприятию необходимо параллельно вести учет и отчетность по МСФО или GAAP.

Так, например, в информационной системе OrganicERP есть понятие «Плана учёта». Другими словами, пользователь может выбирать по каким правилам предприятию вести учёт на предприятии и одновременно настроить и вести учёт, а также отчётность по 3-м различным принципам, например: управленческий, GAAP и МСФО.

Оптимизация денежных потоков

Оптимизация потоков денежных средств - одна из важных задач антикризисного финансового управления. Первое, что следует сделать в этом направлении, - внедрить процедуру ежедневной сверки баланса наличных денежных средств. Это позволит исключить возможные злоупотребления, даст менеджерам достоверную информацию о текущем остатке средств на счетах и в кассе предприятия, необходимую для принятия решений об осуществлении текущих платежей. Как уже говорилось ранее в OrganicERP пользователи могут самостоятельно через интерфейс системы с помощью последовательного выбора необходимых параметров и ключевого фильтра настроить соответствующий отчёт, где сразу же смогут посмотреть доступный остаток денежных средств в рамках бюджета, уже потраченные средства, лимиты на будущие периоды и любые другие необходимые параметры.

Снижение себестоимости продаж

Для обеспечения большего количества потенциальных клиентов за единицу времени и как результат – продаж компании, предприятие может автоматизировать процесс формирования коммерческих предложений. В OrganicERP коммерческие предложения – это обособленный вид документов, который может формироваться в автоматическом режиме на основе прайс-листов (могут загружаться из MS Excel) и системы управления скидками/наценками. На основе коммерческих предложений система через модуль бюджетирования также может формировать коммерческие сметы (бюджеты). Сметы могут быть в свою очередь утверждены различными пользователями системы с помощью автоматизированных процедур согласования документов. Процедуры могут быть описаны в виде процессов и отражены в интерактивной сетевой диаграмме.

Сетевая диаграмма

Оптимизация персонала

Как правило, предприятия начинают сокращение издержек именно с этого пункта, рассматривая заработную плату и бонусы как наиболее затратную статью расходов компании. Однако не всегда у руководства есть инструмент для выявления малоэффективных сотрудников и необходимая для обоснования того или иного решения статистика. Многие современные системы автоматизации такой инструмент предоставляют, однако реализация может сильно различаться.

В системе OrganicERP это реализовано через комплекс инструментов:

1) Модуль управления персоналом. Позволяет вести учёт рабочего времени, например, по конкретному сотруднику и в рамках какого-либо проекта или отдела компании, а также проследить историю окладов и продвижении сотрудника в компании. Блок также содержит информацию об аттестациях сотрудников, если в компании принята подобная процедура.

2) С помощью модуля управления задачами и временем можно посмотреть историю задач конкретного сотрудника и определить процент выполненных и невыполненных задач за период.

Всё это напрямую или косвенно может повлиять на принятие обоснованного решения в рамках оптимизации персонала компании.

© Фаст Финанс, 2010
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2010