«Технологика» автоматизировала документооборот компании «Росинка»
Цель проекта
Сокращение времени и издержек на ведения счетов, договоров, входящей и исходящей почты, разработка многопользовательской среды. Оптимизация работы бухгалтерии за счет автоматического обновления данных. Возможность хранения, поиска и каталогизации информации, создание архива документов, автоматизацию процессов прохождения договоров, счетов и распоряжений, контроль над согласованием документов, а также разграничение системы доступа к документам.
Специфика работы компании
Объем документооборота составляет порядка несколько тысяч документов в месяц. На его обслуживание бросались силы бухгалтерии и делопроизводителя. Основное время тратилось на архивирование, регистрацию документов, а также хранение данных о заказчиках.
Реализация проекта
Специалисты «Технологики» реализовали проект точно в срок. Первая версия была протестирована в компании локально. После установки Windows SharePoint Services в компании «Росинка», система, содержащая списки и рабочие процессы, была внедрена заказчику. Перед запуском решения администратор и пользователи «Росинки» получили инструкции, а разработчики «Технологики» ответили на все вопросы, возникшие у юзеров по мере использования системы.
Результаты автоматизации
Решение позволило компании «Росинка» оптимизировать кадровые усилия — теперь с документооборотом легко справляется лишь делопроизводитель, который регистрирует в системе все стекающиеся к нему документы. Это позволило уменьшить нагрузку на бухгалтерию.
Благодаря внедрению Windows SharePoint Services все документы перемещаются в архив автоматически, тем самым снижая риск ошибки перепутать архивный договор с активным. Облегчен процесс ведения истории договоров и клиентов. Улучшены возможности ведения статистики и клиентской базы путем автозаполнения полей в договоре. Также была автоматизирована регистрация оплат по договору.
Кроме того, результатом стала повышенная безопасность: за счёт использования встроенной в Windows аутентификации доступ к данным имеют только авторизованные пользователи, а сама система управления правами легко интегрируется в уже существующую в сети с возможностью разграничения прав на запись и чтение.
Сокращение времени и издержек на ведения счетов, договоров, входящей и исходящей почты, разработка многопользовательской среды. Оптимизация работы бухгалтерии за счет автоматического обновления данных. Возможность хранения, поиска и каталогизации информации, создание архива документов, автоматизацию процессов прохождения договоров, счетов и распоряжений, контроль над согласованием документов, а также разграничение системы доступа к документам.
Специфика работы компании
Объем документооборота составляет порядка несколько тысяч документов в месяц. На его обслуживание бросались силы бухгалтерии и делопроизводителя. Основное время тратилось на архивирование, регистрацию документов, а также хранение данных о заказчиках.
Реализация проекта
Специалисты «Технологики» реализовали проект точно в срок. Первая версия была протестирована в компании локально. После установки Windows SharePoint Services в компании «Росинка», система, содержащая списки и рабочие процессы, была внедрена заказчику. Перед запуском решения администратор и пользователи «Росинки» получили инструкции, а разработчики «Технологики» ответили на все вопросы, возникшие у юзеров по мере использования системы.
Результаты автоматизации
Решение позволило компании «Росинка» оптимизировать кадровые усилия — теперь с документооборотом легко справляется лишь делопроизводитель, который регистрирует в системе все стекающиеся к нему документы. Это позволило уменьшить нагрузку на бухгалтерию.
Благодаря внедрению Windows SharePoint Services все документы перемещаются в архив автоматически, тем самым снижая риск ошибки перепутать архивный договор с активным. Облегчен процесс ведения истории договоров и клиентов. Улучшены возможности ведения статистики и клиентской базы путем автозаполнения полей в договоре. Также была автоматизирована регистрация оплат по договору.
Кроме того, результатом стала повышенная безопасность: за счёт использования встроенной в Windows аутентификации доступ к данным имеют только авторизованные пользователи, а сама система управления правами легко интегрируется в уже существующую в сети с возможностью разграничения прав на запись и чтение.
© Галактика, 2009
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2009
