Трудности перевода
Есть много примеров, когда возникают существенные препятствия на пути реализации проектов по внедрению новых средств автоматизации. В результате «срабатывания» различных рисков часто встречаются следующие ситуации:
• Несвоевременная сдача проектов;
• Существенное увеличение бюджета проектов;
• Несоответствие проекта заданным спецификациям;
• Внесение изменений в проект становится чрезвычайно трудоемким и рискованным;
• Несоответствие фактически разработанной Системы ожидаемым результатам.
Характер описанных проблем в большей степени связан с управлением проектами в целом. На эту тему написано множество работ, изучение которых в совокупности с грамотным подходом к реализации, может помочь существенно снизить риск возникновения подобных негативных проявлений, но, к сожалению, не решит другие «житейские» трудности перевода предмета автоматизации на ее новый уровень. О таких проблемах и пойдет речь в данной статье.
Консультантам, участвующим в различных проектах по внедрению ERP-системы Microsoft Dynamics Ax (далее Аксапта или Система), часто приходится сталкиваться с жалобами пользователей на различные сложности в работе с новой программой. Основными ее недостатками называют:
1. Сложность настройки. Современные ERP-системы действительно обладают большим объемом различных настроек. Часто консультант, настроив Систему, оставляет пользователей с ней один на один, не особо заботясь о возможном изменении бизнеса. Между тем не стоит забывать, что бизнес постоянно развивается, и Система должна обеспечивать информационную поддержку стремительно изменяющейся бизнес-среды. Кстати, по иронии судьбы, именно развитие бизнеса вынуждает Заказчика сменить средство автоматизации. Если Система не сможет поддержать изменение бизнеса – она будет заменена.
2. Низкая информативность. Некоторые модули MS Dynamics Ax (например, «Основные средства СНГ») обладают крайне низкой информативностью в части мониторинга состояния Системы. Пользователь оказывается в тупике, когда при простейшей операции начисления амортизации Система не только не формирует строки журнала, но и не выдает никаких предупреждающих сообщений. Кроме того, некоторые информационные сообщения, в основном западных производителей, часто плохо переведены на русский язык и являются косноязычными. Разобраться в данной ситуации порой под силу только опытному пользователю, что приводит к значительным проблемам на этапе освоения системы персоналом без соответствующей квалификации.
3. Возможность исправления фин. проводок только при помощи красного сторно или корректирующих проводок – пожалуй, один из основных недостатков, который отмечают пользователи. Бухгалтеры приходят в ужас, когда на каждую неправильную проводку им необходимо вначале сделать сторнирующую операцию, а потом правильную. «Какая же это автоматизация?!», - часто жалуются бухгалтеры, которые считают, что с бух. учетом у них «все в порядке». Они привыкли к тому, что в «1С» существующая запись просто редактируется. Между тем, возможность редактирования проведенных финансовых операций является одним из основных недостатков «1С», т.к. отсутствие аудиторского следа приводит к ухудшению качества работы бухгалтерии. Снижение прозрачности финансового учета напрямую влияет на адекватность получаемой руководством предприятия информации, а, значит, повышает риски. Стоит отметить, что нормативная база уже сегодня обуславливает защиту регистров от несанкционированных исправлений: исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления .
4. Неудобство интерфейса. Действительно, интерфейс MS Dynamics Ax отличается от традиционных бухгалтерских программ, но работа с любой программой - это всегда вопрос привычки. Редко у кого возникает вопрос удобства интерфейса при работе с MS Outlook или MS Word. Стоит, конечно, отметить, что и консультанты иногда, не желая уделить больше времени функциональному дизайну , или в целях экономии бюджета проекта, пытаются «уговорить» пользователей работать с неудобными, более громоздкими отчетами или формами, вместо того чтобы продумать интерфейс системы, исходя из их интересов. Консультанту необходимо помнить, что бухгалтерский учет – это рутинная ежедневная работа и даже необходимость нажатия одной дополнительной кнопки может существенно снизить у персонала комфорт при работе с программой.
Описанные «житейские» проблемы легко преодолеваются, если клиент лоялен к консультанту, доверяет ему и уважает, а консультант в свою очередь заботится о лояльности заказчика и делает проект добросовестно. Вообще, проблематика лояльности пользователей по отношению к проектной команде заключается в том, что если лояльность отсутствует, то страх перед новой программой и нежелание изучать новые подходы к учету и анализу вынуждает их поставить перед Заказчиком Системы (руководителем) проблему выбора. С одной стороны, Заказчик внедряет новую Систему, преследуя цели развития бизнеса, с другой - он не хотел бы терять квалифицированных сотрудников, которые имеют значительный стаж работы на предприятии и хорошо знакомы с бизнес-процессами и учетными циклами компании. Данный выбор не приемлем хотя бы потому, что руководитель стремится к синергетическому эффекту от использования знаний опытных сотрудников и современных средств автоматизации.
Что может помочь избежать обозначенных проблем и повысить лояльность пользователей? «Тремя китами», позволяющими удержать проект на плаву, являются:
1. Коммуникации в проекте;
2. Разъяснительная работа;
3. Мотивация сотрудников;
Коммуникации являются самым важным элементом успешности проекта с точки зрения лояльности Заказчика. Бывает, что даже высококвалифицированные консультанты не уделяют в своей работе достаточного внимания эффективным коммуникациям, что существенно ограничивает возможности проектной команды на этапах анализа, пользовательского тестирования и активной поддержки пользователей. Решить данную проблему можно путем усиления проектной команды более коммуникабельными членами. Это позволит наладить контакт с ключевыми пользователями и бизнес-экспертами.
Разъяснительная работа разделяется на две составных части:
• Наглядная агитация, разъясняющая цели проекта, процессы и инструменты проекта;
• Пользовательские процедуры, позволяющие пользователям начать работу с новой программой при минимальном участии консультанта.
Эффективность наглядной агитации подтверждает случай из практики. Консультантов компании Columbus IT пригласили провести экспертизу проекта, который, по мнению Заказчиков, зашел в тупик. Приехав в офис компании, специалисты Columbus IT обнаружили, что все стены кабинетов увешены плакатами о целях, инструментах и результатах проекта. Стоит ли говорить, что рядовые пользователи новой Системы были настолько лояльны к исполнителям проекта, что отказывались верить, что руководители приняли решение свернуть проект?! Благодаря адресной наглядной агитации и пропаганде они хорошо понимали:
• Необходимость проекта,
• Задачи, стоящие перед ними,
• Выгоды, которые они получают от внедрения нового программного продукта.
Благодаря позиции сотрудников, которые были против смены исполнителей, и разработанному «антикризисному» плану, проект получил новую «жизнь» и завершился успешно.
Относительно пользовательских мануалов необходимо заметить, что довольно часто они написаны недостаточно подробно для понимания рядовым пользователем, и только потому, что этого требует методология внедрения. Такие мануалы не являются реальной помощью пользователю в освоении Системы. Основная ставка при этом делается на их обучение в ходе тренингов или непосредственно в работе на тестовой базе при участии консультантов. Такой подход недопустим в силу следующих причин:
• «Школьное» обучение может не понравиться бизнес-эксперту;
• Для тренингов ему необходимо выделить дополнительное время, и это время будет либо рабочим (в ущерб основным должностным обязанностям), либо личным, что не приемлемо в принципе, и крайне негативно воспринимается сотрудниками;
• Метод самостоятельного обучения меньше всего подходит для изучения работы ERP-систем из-за сложности интерфейса;
• Возможность передачи знаний от одного бизнес-эксперта другому без тренера или консультанта может оказаться нетривиальной задачей.
Пользовательские мануалы должны быть написаны таким образом, чтобы человек, вообще не имеющий опыта работы с Системой, прочитав инструкцию, смог бы полностью выполнить последовательность действий для отражения в ней необходимой операции. Кроме того, пользовательские процедуры должны обеспечивать передачу знаний при смене ключевых пользователей без привлечения консультантов.
Хорошая система мотивации сотрудников является основой высокой производительности труда. Однако мотивацией сотрудников Заказчика в проекте, как правило, пренебрегают. В данной ситуации необходимо убедить Заказчика в необходимости разработки схем мотивации своих сотрудников. Пользователи охотнее осваивают новую Систему, если они соответствующим образом мотивированы. В одной из компаний применялась следующая простая схема мотивации: отсутствие ошибок в работе с Системой за отчетный период премировалось руководством в денежном выражении. В результате Система была освоена пользователями в короткие сроки, а время на активную поддержку было сокращено до минимума. Стоит отметить, что существует множество различных схем, включающие не денежные варианты мотивации для тех случаев, когда Заказчик не готов за счет создания премиального фонда пойти на увеличение бюджета проекта.
В заключение хочется отметить, что отношение пользователей к проектной команде может существенно влиять на ход проекта. Ухудшение отношения может негативно сказаться на проекте в целом, с другой стороны улучшение отношения может «вытянуть» любой даже самый «провальный» проект. Лояльность - один из ключевых факторов успешности, который позволяет преодолеть любые трудности перевода.
Автор: ©Алексей Семенов – ведущий консультант компании Columbus IT. Работая в компании с 2005 года, участвовал в проектах по автоматизации финансового учета в компаниях разной отраслевой направленности.
©ERPNEWS 2009г.
• Несвоевременная сдача проектов;
• Существенное увеличение бюджета проектов;
• Несоответствие проекта заданным спецификациям;
• Внесение изменений в проект становится чрезвычайно трудоемким и рискованным;
• Несоответствие фактически разработанной Системы ожидаемым результатам.
Характер описанных проблем в большей степени связан с управлением проектами в целом. На эту тему написано множество работ, изучение которых в совокупности с грамотным подходом к реализации, может помочь существенно снизить риск возникновения подобных негативных проявлений, но, к сожалению, не решит другие «житейские» трудности перевода предмета автоматизации на ее новый уровень. О таких проблемах и пойдет речь в данной статье.
Консультантам, участвующим в различных проектах по внедрению ERP-системы Microsoft Dynamics Ax (далее Аксапта или Система), часто приходится сталкиваться с жалобами пользователей на различные сложности в работе с новой программой. Основными ее недостатками называют:
1. Сложность настройки. Современные ERP-системы действительно обладают большим объемом различных настроек. Часто консультант, настроив Систему, оставляет пользователей с ней один на один, не особо заботясь о возможном изменении бизнеса. Между тем не стоит забывать, что бизнес постоянно развивается, и Система должна обеспечивать информационную поддержку стремительно изменяющейся бизнес-среды. Кстати, по иронии судьбы, именно развитие бизнеса вынуждает Заказчика сменить средство автоматизации. Если Система не сможет поддержать изменение бизнеса – она будет заменена.
2. Низкая информативность. Некоторые модули MS Dynamics Ax (например, «Основные средства СНГ») обладают крайне низкой информативностью в части мониторинга состояния Системы. Пользователь оказывается в тупике, когда при простейшей операции начисления амортизации Система не только не формирует строки журнала, но и не выдает никаких предупреждающих сообщений. Кроме того, некоторые информационные сообщения, в основном западных производителей, часто плохо переведены на русский язык и являются косноязычными. Разобраться в данной ситуации порой под силу только опытному пользователю, что приводит к значительным проблемам на этапе освоения системы персоналом без соответствующей квалификации.
3. Возможность исправления фин. проводок только при помощи красного сторно или корректирующих проводок – пожалуй, один из основных недостатков, который отмечают пользователи. Бухгалтеры приходят в ужас, когда на каждую неправильную проводку им необходимо вначале сделать сторнирующую операцию, а потом правильную. «Какая же это автоматизация?!», - часто жалуются бухгалтеры, которые считают, что с бух. учетом у них «все в порядке». Они привыкли к тому, что в «1С» существующая запись просто редактируется. Между тем, возможность редактирования проведенных финансовых операций является одним из основных недостатков «1С», т.к. отсутствие аудиторского следа приводит к ухудшению качества работы бухгалтерии. Снижение прозрачности финансового учета напрямую влияет на адекватность получаемой руководством предприятия информации, а, значит, повышает риски. Стоит отметить, что нормативная база уже сегодня обуславливает защиту регистров от несанкционированных исправлений: исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления .
4. Неудобство интерфейса. Действительно, интерфейс MS Dynamics Ax отличается от традиционных бухгалтерских программ, но работа с любой программой - это всегда вопрос привычки. Редко у кого возникает вопрос удобства интерфейса при работе с MS Outlook или MS Word. Стоит, конечно, отметить, что и консультанты иногда, не желая уделить больше времени функциональному дизайну , или в целях экономии бюджета проекта, пытаются «уговорить» пользователей работать с неудобными, более громоздкими отчетами или формами, вместо того чтобы продумать интерфейс системы, исходя из их интересов. Консультанту необходимо помнить, что бухгалтерский учет – это рутинная ежедневная работа и даже необходимость нажатия одной дополнительной кнопки может существенно снизить у персонала комфорт при работе с программой.
Описанные «житейские» проблемы легко преодолеваются, если клиент лоялен к консультанту, доверяет ему и уважает, а консультант в свою очередь заботится о лояльности заказчика и делает проект добросовестно. Вообще, проблематика лояльности пользователей по отношению к проектной команде заключается в том, что если лояльность отсутствует, то страх перед новой программой и нежелание изучать новые подходы к учету и анализу вынуждает их поставить перед Заказчиком Системы (руководителем) проблему выбора. С одной стороны, Заказчик внедряет новую Систему, преследуя цели развития бизнеса, с другой - он не хотел бы терять квалифицированных сотрудников, которые имеют значительный стаж работы на предприятии и хорошо знакомы с бизнес-процессами и учетными циклами компании. Данный выбор не приемлем хотя бы потому, что руководитель стремится к синергетическому эффекту от использования знаний опытных сотрудников и современных средств автоматизации.
Что может помочь избежать обозначенных проблем и повысить лояльность пользователей? «Тремя китами», позволяющими удержать проект на плаву, являются:
1. Коммуникации в проекте;
2. Разъяснительная работа;
3. Мотивация сотрудников;
Коммуникации являются самым важным элементом успешности проекта с точки зрения лояльности Заказчика. Бывает, что даже высококвалифицированные консультанты не уделяют в своей работе достаточного внимания эффективным коммуникациям, что существенно ограничивает возможности проектной команды на этапах анализа, пользовательского тестирования и активной поддержки пользователей. Решить данную проблему можно путем усиления проектной команды более коммуникабельными членами. Это позволит наладить контакт с ключевыми пользователями и бизнес-экспертами.
Разъяснительная работа разделяется на две составных части:
• Наглядная агитация, разъясняющая цели проекта, процессы и инструменты проекта;
• Пользовательские процедуры, позволяющие пользователям начать работу с новой программой при минимальном участии консультанта.
Эффективность наглядной агитации подтверждает случай из практики. Консультантов компании Columbus IT пригласили провести экспертизу проекта, который, по мнению Заказчиков, зашел в тупик. Приехав в офис компании, специалисты Columbus IT обнаружили, что все стены кабинетов увешены плакатами о целях, инструментах и результатах проекта. Стоит ли говорить, что рядовые пользователи новой Системы были настолько лояльны к исполнителям проекта, что отказывались верить, что руководители приняли решение свернуть проект?! Благодаря адресной наглядной агитации и пропаганде они хорошо понимали:
• Необходимость проекта,
• Задачи, стоящие перед ними,
• Выгоды, которые они получают от внедрения нового программного продукта.
Благодаря позиции сотрудников, которые были против смены исполнителей, и разработанному «антикризисному» плану, проект получил новую «жизнь» и завершился успешно.
Относительно пользовательских мануалов необходимо заметить, что довольно часто они написаны недостаточно подробно для понимания рядовым пользователем, и только потому, что этого требует методология внедрения. Такие мануалы не являются реальной помощью пользователю в освоении Системы. Основная ставка при этом делается на их обучение в ходе тренингов или непосредственно в работе на тестовой базе при участии консультантов. Такой подход недопустим в силу следующих причин:
• «Школьное» обучение может не понравиться бизнес-эксперту;
• Для тренингов ему необходимо выделить дополнительное время, и это время будет либо рабочим (в ущерб основным должностным обязанностям), либо личным, что не приемлемо в принципе, и крайне негативно воспринимается сотрудниками;
• Метод самостоятельного обучения меньше всего подходит для изучения работы ERP-систем из-за сложности интерфейса;
• Возможность передачи знаний от одного бизнес-эксперта другому без тренера или консультанта может оказаться нетривиальной задачей.
Пользовательские мануалы должны быть написаны таким образом, чтобы человек, вообще не имеющий опыта работы с Системой, прочитав инструкцию, смог бы полностью выполнить последовательность действий для отражения в ней необходимой операции. Кроме того, пользовательские процедуры должны обеспечивать передачу знаний при смене ключевых пользователей без привлечения консультантов.
Хорошая система мотивации сотрудников является основой высокой производительности труда. Однако мотивацией сотрудников Заказчика в проекте, как правило, пренебрегают. В данной ситуации необходимо убедить Заказчика в необходимости разработки схем мотивации своих сотрудников. Пользователи охотнее осваивают новую Систему, если они соответствующим образом мотивированы. В одной из компаний применялась следующая простая схема мотивации: отсутствие ошибок в работе с Системой за отчетный период премировалось руководством в денежном выражении. В результате Система была освоена пользователями в короткие сроки, а время на активную поддержку было сокращено до минимума. Стоит отметить, что существует множество различных схем, включающие не денежные варианты мотивации для тех случаев, когда Заказчик не готов за счет создания премиального фонда пойти на увеличение бюджета проекта.
В заключение хочется отметить, что отношение пользователей к проектной команде может существенно влиять на ход проекта. Ухудшение отношения может негативно сказаться на проекте в целом, с другой стороны улучшение отношения может «вытянуть» любой даже самый «провальный» проект. Лояльность - один из ключевых факторов успешности, который позволяет преодолеть любые трудности перевода.
Автор: ©Алексей Семенов – ведущий консультант компании Columbus IT. Работая в компании с 2005 года, участвовал в проектах по автоматизации финансового учета в компаниях разной отраслевой направленности.
©ERPNEWS 2009г.
© Галактика, 2009
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2009
