АйТи автоматизирует управление документами в компании «Сильвинит»
Активно развивая бизнес, руководство компании «Сильвинит» уделяет большое внимание повышению эффективности управления, в том числе и за счет внедрения современных информационных технологий. Так, в 2006 году было принято решение о переходе к безбумажным технологиям делопроизводства — создании в компании «Сильвинит» системы электронного документооборота, которая в перспективе позволит значительно сократить объем документооборота (ежегодно на предприятии обрабатывается свыше 250 тысяч документов), повысить исполнительскую дисциплину, в целом совершенствовать организацию работы с документами как основу управленческого процесса.
Как наиболее эффективная для создания тер риториально распределенной СЭД, была выбрана платформа IBM Lotus Notes. По итогам анализа функциональных возможностей предлагаемых на рынке решений «Сильвинит» отдал предпочтение системе электронного документооборота БОСС-Референт, разработанной компанией «Аплана» (группа компаний АйТи). Для внедрения системы приглашены специалисты компании АйТи, имеющей филиал в Перми.
Пилотный проект по созданию СЭД на 50 рабочих мест в головном офисе «Сильвинита» проходил с мая по сентябрь 2006 года.
В рамках этого этапа автоматизированы следующие процессы документационного обеспечения управления:
- обработка входящей и исходящей корреспонденции — от момента создания регистрационной карточки до списания документа в дело;
- работа с организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями и т.д.), включая регистрацию нового ОРД, рассылку для ознакомления, контроль исполнения
- движение документов внутренней переписки;
- формирование отчетности по исполнительской дисциплине.
Регистрация основной части документов в центральном офисе «Сильвинита» уже ведется в электронном виде. Для упрощения обработки входящей корреспонденции создана система автоматизированного перевода документов из бумажного в электронный вид. Проведено обучение пользователей, что позволило ускорить процесс запуска СЭД в промышленную эксплуатацию.
СЭД БОСС-Референт обеспечивает высокую степень защиты информации за счет разграничения доступа к базам документов в соответствии с компетенцией сотрудников и администраторов, обязательной идентификации пользователей при входе в систему, контроля целостности баз данных, а также протоколирования действий пользователей и администраторов.
В настоящее время специалисты пермского филиала АйТи реализуют второй этап проекта, предусматривающий масштабирование системы еще на 100 рабочих мест. Также АйТи осуществляет техническую поддержку уже работающей СЭД «Сильвинита».
«Используя СЭД БОСС-Референт в течение 9 месяцев, мы убедились в том, что она нам жизненно необходима: применение информационных технологий в сфере ДОУ значительно облегчает и улучшает работу с документами.
Сегодняшние положительные результаты внедрения СЭД БОСС-Референт в «Сильвините» — это автоматизация рутинных процедур регистрации документов и отмена ведения бумажных журналов регистрации, выполнение электронной рассылки документов по структурным подразделениям и постепенный уход от бумажных носителей информации, постановка в автоматизированном режиме документов на контроль исполнения и эффективное решение задач по контролю исполнения документов. А также создание общей электронной базы данных по документам, быстрый поиск документов и оперативная выдача справочных сведений, формирование необходимых отчетов, позволяющих в полном объеме анализировать работу, выявлять слабые места и совершенствовать делопроизводство в целях обеспечения управленческого аппарата достоверной информацией, повышения качества и скорости подготовки управленческих решений», — считает Наталия Морохина, заместитель начальника службы делопроизводства и управления делами ОАО «Сильвинит».
Открытое акционерное общество «Сильвинит» является одним из крупнейших мировых производителей калийных удобрений. В 2006 году предприятие занимало 43-е место в рейтинге Financial Times «100 крупнейших компаний Восточной Европы». Согласно оценкам рейтингового агентства «Эксперт РА», по итогам 2006 года «Сильвинит» занимает 141-е место в списке крупнейших российских компаний.
Как наиболее эффективная для создания тер риториально распределенной СЭД, была выбрана платформа IBM Lotus Notes. По итогам анализа функциональных возможностей предлагаемых на рынке решений «Сильвинит» отдал предпочтение системе электронного документооборота БОСС-Референт, разработанной компанией «Аплана» (группа компаний АйТи). Для внедрения системы приглашены специалисты компании АйТи, имеющей филиал в Перми.
Пилотный проект по созданию СЭД на 50 рабочих мест в головном офисе «Сильвинита» проходил с мая по сентябрь 2006 года.
В рамках этого этапа автоматизированы следующие процессы документационного обеспечения управления:
- обработка входящей и исходящей корреспонденции — от момента создания регистрационной карточки до списания документа в дело;
- работа с организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями и т.д.), включая регистрацию нового ОРД, рассылку для ознакомления, контроль исполнения
- движение документов внутренней переписки;
- формирование отчетности по исполнительской дисциплине.
Регистрация основной части документов в центральном офисе «Сильвинита» уже ведется в электронном виде. Для упрощения обработки входящей корреспонденции создана система автоматизированного перевода документов из бумажного в электронный вид. Проведено обучение пользователей, что позволило ускорить процесс запуска СЭД в промышленную эксплуатацию.
СЭД БОСС-Референт обеспечивает высокую степень защиты информации за счет разграничения доступа к базам документов в соответствии с компетенцией сотрудников и администраторов, обязательной идентификации пользователей при входе в систему, контроля целостности баз данных, а также протоколирования действий пользователей и администраторов.
В настоящее время специалисты пермского филиала АйТи реализуют второй этап проекта, предусматривающий масштабирование системы еще на 100 рабочих мест. Также АйТи осуществляет техническую поддержку уже работающей СЭД «Сильвинита».
«Используя СЭД БОСС-Референт в течение 9 месяцев, мы убедились в том, что она нам жизненно необходима: применение информационных технологий в сфере ДОУ значительно облегчает и улучшает работу с документами.
Сегодняшние положительные результаты внедрения СЭД БОСС-Референт в «Сильвините» — это автоматизация рутинных процедур регистрации документов и отмена ведения бумажных журналов регистрации, выполнение электронной рассылки документов по структурным подразделениям и постепенный уход от бумажных носителей информации, постановка в автоматизированном режиме документов на контроль исполнения и эффективное решение задач по контролю исполнения документов. А также создание общей электронной базы данных по документам, быстрый поиск документов и оперативная выдача справочных сведений, формирование необходимых отчетов, позволяющих в полном объеме анализировать работу, выявлять слабые места и совершенствовать делопроизводство в целях обеспечения управленческого аппарата достоверной информацией, повышения качества и скорости подготовки управленческих решений», — считает Наталия Морохина, заместитель начальника службы делопроизводства и управления делами ОАО «Сильвинит».
Открытое акционерное общество «Сильвинит» является одним из крупнейших мировых производителей калийных удобрений. В 2006 году предприятие занимало 43-е место в рейтинге Financial Times «100 крупнейших компаний Восточной Европы». Согласно оценкам рейтингового агентства «Эксперт РА», по итогам 2006 года «Сильвинит» занимает 141-е место в списке крупнейших российских компаний.
© АйТи, 2007
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2007
