5 шагов к успешному BI проекту
В различных источниках многое было написано об оценке рентабельности инвестиций в BI, и основное заключение – получить ощутимую прибыль сразу нелегко. Определение долгосрочных прибылей становится более осуществимым, так как планирование и анализ, соблюдение норм и подходов, ориентированных на будущее, в организациях в условиях роста конкуренции становятся доминирующими. Чтобы глубоко вникнуть в вопрос, как успешно внедрить решение BI, компании должны оценить успех других фирм, в том числе их внедрение и использование BI, в сравнении с собственным текущим положением дел. Компаниям так же важно изучать провалы других компаний и избегать повторения ошибок.
Данная статья определяет пять шагов, которые должны помочь организациям, чтобы избежать общих ловушек, в которые попадают многие компании при внедрении BI-решения. Эти шаги включают: определение задачи используемого инструмента BI, предоставление данных, обучение, развитие системы в направлении выбора верного решения для организации. Эти пять шагов обеспечивают общий взгляд на моменты, которые следует определить до внедрения BI во всей организации или подразделении.
[Перепечатка материалов 12NEWS.ru разрешается только с предварительного согласования с редакцией или автором. Если вы читаете этот материал на другом ресурсе, пожалуйста, сообщите нам об этом editor@12news.ru]
Определение задачи BI – это первый шаг к обеспечению успеха проекта. Как только организация понимает, что нарушено, она может не только начать искать пути для решения проблемы, но также выделить нужные ресурсы, создать заинтересованность и установить приоритеты для проекта. Чтобы вернуть вложения, решение BI должно соотноситься с задачей, иначе внедрение произвольного инструмента запросов, куба оперативной аналитической обработки данных (OLAP) или панели инструментов не даст в перспективе никакой выгоды.
К сожалению, частым явлением оказывается проталкивание решения BI в подразделение для достижения целей информационных технологий (IT), а не нужд организации. Иногда организации схватывают общие положения и теряют из вида реальные выгоды, которые BI дает в условиях управления деятельностью, сотрудничества, организованного рабочего процесса, улучшения процессов, и т.д. Чтобы добиться заинтересованности, пользователи сами должны участвовать в процессе определения задачи. Решение о внедрении, которое исходит от руководства, нуждается в информации от пользователей о том, каковы их требования. В этой информации кроется разница: будет ли внедрение ценным инструментом, или внедрение будет казаться бесполезным.
Как только в организации внедрено BI, его использование обычно расширяется по сравнению с начальными ожиданиями. Например, компания может предполагать, что внедрение BI задействует от 10 до 20 пользователей, когда в действительности в месяц будет свыше 400 запросов пользователей. Исходя из начальной структуры платформы, система может не позволить поддерживать такое большое количество запросов и, наиболее вероятно, «загнется», вызвав у пользователей потерю доверия к новой системе, и, возможно, вернув их к инструментам, используемым до BI, для обеспечения стабильности.
Кроме недостатка доверия, запуск и работа нестабильной системы может не стоить усилий, задержек или потраченного на внедрение времени. С нереальными ожиданиями компания может разочароваться настолько, что совсем передумает использовать BI. В основном, как только в одном подразделении компании наступает привыкание к BI, другие подразделения видят преимущества и адаптация распространяется на всю организацию. Чтобы соответствовать потребностям, ожидаемые рамки использования BI должны быть определены заранее.
Другой вопрос – это тип используемого инструмента BI. Например, если менеджеру по продажам требуется увеличить продажи, и он хочет анализировать тренды, распределение продуктов и результаты продаж, то простое создание набора статичных отчетов не даст желаемого результата. Инструмент для визуализации данных для управления перечисленными параметрами и создания плана, основанного на анализе трендов, более вероятно приведет к желаемому результату.
Сбор правильной информации для отчетности и анализа становится жизненно важным для пользы организации. Хоть определение нужных данных и требует времени, - это основа BI. Кроме того, необходимо заранее определить, как будут предоставляться данные, какие действия будут производиться для очистки данных, и будут ли данные предоставляться в фоновом или диалоговом режиме? Если данные не очищены или не предоставлены в нужное время, тогда инструменты BI не принесут организации ожидаемой пользы. Решения BI приносят пользу за счет анализа данных, так что предоставление данных по запросу, в нужном формате и в нужное время, является крайне важным.
В дополнение к инструментам извлечения, преобразования и загрузки (ETL) качество данных и их очистка должны быть неотъемлемыми сторонами предоставления данных BI в компании. В действительности, недостаток работ в управлении мастер(основными) данными (MDM, Master Data Manager) во всей организации и ответственности за обеспечение точными данными упадут на плечи подразделений компании, внедряющих BI.
Некоторые организации дезинформированы и думают, что решение BI даст инструменты для решения их проблем с данными. Решение BI может поддержать ведущиеся работы в области качества информации, но это не свойственно для ПО. Некоторые инструменты BI включают в себя повышение качества данных и интеграционные возможности, а некоторые поставщики полагают, что ответственность за это ложится на организацию. Компании должны внедрять структуры по управлению данными, чтобы минимизировать разочарование от выходных данных.
Решение о моменте проведения обучения вносит свой вклад в успех проекта. Обучение должно начинаться непосредственно до или во время этапа внедрения. Однако во многих организациях обучение проводится за несколько месяцев до реального внедрения, пуская пыль в глаза сотрудникам по поводу новой системы и того, что с ее помощью они смогут делать. К моменту, когда начинается внедрение, спустя несколько месяцев, начальное воодушевление и желание участвовать идут на спад и, что более важно, пользователи забывают приобретенные навыки. Чтобы снова создать импульс, обучение требуется повторить – потеря времени и денег.
Желание участвовать в изменениях никогда не давалось компаниям легко. Пользователи становятся более привязанными к текущим процессам, независимо от того, эффективны ли процессы. Желание участвовать не возникает одномоментно при демонстрации пользы BI, так как полностью изменится принцип ведения бизнеса. Создание программы обучения и проведение обучения своевременно поможет пользователям сразу применить полученные знания и повысить содействие пользователей.
Компаниям требуется определить, какое решение будет более полезным: вертикальное, разработанное специально для отрасли, в которой работает компания или подразделение, или горизонтальное, которое сможет развиваться вместе с организацией. Например, нужны ли компании инструменты по общей отчетности, запросам и анализу, для всей компании или организации требуется разработать процесс и нормы, которые будут соответствовать стандартам американского закона Сарбейнса-Оксли (SOX) или закона об отчетности и безопасности медицинского страхования (HIPAA)? Ответ поможет компании определить, какой тип решения лучше всего подойдет для ее нужд.
Кроме того, использование BI в будущем и его ожидаемое использование может помочь определить, требуется ли компании горизонтальное или вертикальное решение. Организации, требующие соблюдения норм, должны использовать преимущества вертикальных решений, т.к. поставщики разработали решение для удовлетворения специфичных потребностей в правовых нормах.
Горизонтальные решения требуют значительной настройки, чтобы привести их в нормальное состояние, что ведет к дополнительным временным и финансовым затратам на развитие решений.
Организации в ключевых вертикальных отраслях должны серьезно рассматривать вертикальные решения, которые стандартным образом будут соответствовать их требованиям. Вертикальные решения с большой вероятностью удовлетворят основным требованиям конкретной отрасли или подразделения, но с тех пор, как горизонтальные решения BI не используют как основу конкретные модели данных, они могут быть более гибкими к изменяющимся запросам организации. Поэтому, если организация ожидает быстрого роста BI внутри компании, то более выгодным может оказаться наличие возможности развивать решение в соответствии с собственными потребностями. Это относится к определению задачи и ожидаемых будущих потребностей компании.
Зачастую, проекты BI не оправдывают ожиданий компаний. Но, внедряя в процесс исследования, планирование и уверенную методологию, подобных неудач можно избежать. Чтобы обеспечить себе успех проекта BI, организациям следует проработать эти пять крайне важных шагов: определить свою задачу, выяснить, как будет использоваться решение BI, узнать, как и когда будут предоставляться данные, вовремя провести обучение пользователей, и разработать среду для выбора типа решения, которое лучше всего покроет потребности компании.
Lyndsay Wise
Перевод и адаптация: Алексей Маринин
12NEWS©
Данная статья определяет пять шагов, которые должны помочь организациям, чтобы избежать общих ловушек, в которые попадают многие компании при внедрении BI-решения. Эти шаги включают: определение задачи используемого инструмента BI, предоставление данных, обучение, развитие системы в направлении выбора верного решения для организации. Эти пять шагов обеспечивают общий взгляд на моменты, которые следует определить до внедрения BI во всей организации или подразделении.
[Перепечатка материалов 12NEWS.ru разрешается только с предварительного согласования с редакцией или автором. Если вы читаете этот материал на другом ресурсе, пожалуйста, сообщите нам об этом editor@12news.ru]
Шаг Первый: Определение задачи
Определение задачи BI – это первый шаг к обеспечению успеха проекта. Как только организация понимает, что нарушено, она может не только начать искать пути для решения проблемы, но также выделить нужные ресурсы, создать заинтересованность и установить приоритеты для проекта. Чтобы вернуть вложения, решение BI должно соотноситься с задачей, иначе внедрение произвольного инструмента запросов, куба оперативной аналитической обработки данных (OLAP) или панели инструментов не даст в перспективе никакой выгоды.
К сожалению, частым явлением оказывается проталкивание решения BI в подразделение для достижения целей информационных технологий (IT), а не нужд организации. Иногда организации схватывают общие положения и теряют из вида реальные выгоды, которые BI дает в условиях управления деятельностью, сотрудничества, организованного рабочего процесса, улучшения процессов, и т.д. Чтобы добиться заинтересованности, пользователи сами должны участвовать в процессе определения задачи. Решение о внедрении, которое исходит от руководства, нуждается в информации от пользователей о том, каковы их требования. В этой информации кроется разница: будет ли внедрение ценным инструментом, или внедрение будет казаться бесполезным.
Шаг Второй: Определение ожиданий от использования
Как только в организации внедрено BI, его использование обычно расширяется по сравнению с начальными ожиданиями. Например, компания может предполагать, что внедрение BI задействует от 10 до 20 пользователей, когда в действительности в месяц будет свыше 400 запросов пользователей. Исходя из начальной структуры платформы, система может не позволить поддерживать такое большое количество запросов и, наиболее вероятно, «загнется», вызвав у пользователей потерю доверия к новой системе, и, возможно, вернув их к инструментам, используемым до BI, для обеспечения стабильности.
Кроме недостатка доверия, запуск и работа нестабильной системы может не стоить усилий, задержек или потраченного на внедрение времени. С нереальными ожиданиями компания может разочароваться настолько, что совсем передумает использовать BI. В основном, как только в одном подразделении компании наступает привыкание к BI, другие подразделения видят преимущества и адаптация распространяется на всю организацию. Чтобы соответствовать потребностям, ожидаемые рамки использования BI должны быть определены заранее.
Другой вопрос – это тип используемого инструмента BI. Например, если менеджеру по продажам требуется увеличить продажи, и он хочет анализировать тренды, распределение продуктов и результаты продаж, то простое создание набора статичных отчетов не даст желаемого результата. Инструмент для визуализации данных для управления перечисленными параметрами и создания плана, основанного на анализе трендов, более вероятно приведет к желаемому результату.
Шаг Третий: Осмысление предоставления информации
Сбор правильной информации для отчетности и анализа становится жизненно важным для пользы организации. Хоть определение нужных данных и требует времени, - это основа BI. Кроме того, необходимо заранее определить, как будут предоставляться данные, какие действия будут производиться для очистки данных, и будут ли данные предоставляться в фоновом или диалоговом режиме? Если данные не очищены или не предоставлены в нужное время, тогда инструменты BI не принесут организации ожидаемой пользы. Решения BI приносят пользу за счет анализа данных, так что предоставление данных по запросу, в нужном формате и в нужное время, является крайне важным.
В дополнение к инструментам извлечения, преобразования и загрузки (ETL) качество данных и их очистка должны быть неотъемлемыми сторонами предоставления данных BI в компании. В действительности, недостаток работ в управлении мастер(основными) данными (MDM, Master Data Manager) во всей организации и ответственности за обеспечение точными данными упадут на плечи подразделений компании, внедряющих BI.
Некоторые организации дезинформированы и думают, что решение BI даст инструменты для решения их проблем с данными. Решение BI может поддержать ведущиеся работы в области качества информации, но это не свойственно для ПО. Некоторые инструменты BI включают в себя повышение качества данных и интеграционные возможности, а некоторые поставщики полагают, что ответственность за это ложится на организацию. Компании должны внедрять структуры по управлению данными, чтобы минимизировать разочарование от выходных данных.
Шаг Четвертый: Развертывание обучения
Решение о моменте проведения обучения вносит свой вклад в успех проекта. Обучение должно начинаться непосредственно до или во время этапа внедрения. Однако во многих организациях обучение проводится за несколько месяцев до реального внедрения, пуская пыль в глаза сотрудникам по поводу новой системы и того, что с ее помощью они смогут делать. К моменту, когда начинается внедрение, спустя несколько месяцев, начальное воодушевление и желание участвовать идут на спад и, что более важно, пользователи забывают приобретенные навыки. Чтобы снова создать импульс, обучение требуется повторить – потеря времени и денег.
Желание участвовать в изменениях никогда не давалось компаниям легко. Пользователи становятся более привязанными к текущим процессам, независимо от того, эффективны ли процессы. Желание участвовать не возникает одномоментно при демонстрации пользы BI, так как полностью изменится принцип ведения бизнеса. Создание программы обучения и проведение обучения своевременно поможет пользователям сразу применить полученные знания и повысить содействие пользователей.
Шаг Пятый: Выбор вертикального или горизонтального решения
Компаниям требуется определить, какое решение будет более полезным: вертикальное, разработанное специально для отрасли, в которой работает компания или подразделение, или горизонтальное, которое сможет развиваться вместе с организацией. Например, нужны ли компании инструменты по общей отчетности, запросам и анализу, для всей компании или организации требуется разработать процесс и нормы, которые будут соответствовать стандартам американского закона Сарбейнса-Оксли (SOX) или закона об отчетности и безопасности медицинского страхования (HIPAA)? Ответ поможет компании определить, какой тип решения лучше всего подойдет для ее нужд.
Кроме того, использование BI в будущем и его ожидаемое использование может помочь определить, требуется ли компании горизонтальное или вертикальное решение. Организации, требующие соблюдения норм, должны использовать преимущества вертикальных решений, т.к. поставщики разработали решение для удовлетворения специфичных потребностей в правовых нормах.
Горизонтальные решения требуют значительной настройки, чтобы привести их в нормальное состояние, что ведет к дополнительным временным и финансовым затратам на развитие решений.
Организации в ключевых вертикальных отраслях должны серьезно рассматривать вертикальные решения, которые стандартным образом будут соответствовать их требованиям. Вертикальные решения с большой вероятностью удовлетворят основным требованиям конкретной отрасли или подразделения, но с тех пор, как горизонтальные решения BI не используют как основу конкретные модели данных, они могут быть более гибкими к изменяющимся запросам организации. Поэтому, если организация ожидает быстрого роста BI внутри компании, то более выгодным может оказаться наличие возможности развивать решение в соответствии с собственными потребностями. Это относится к определению задачи и ожидаемых будущих потребностей компании.
Заключение
Зачастую, проекты BI не оправдывают ожиданий компаний. Но, внедряя в процесс исследования, планирование и уверенную методологию, подобных неудач можно избежать. Чтобы обеспечить себе успех проекта BI, организациям следует проработать эти пять крайне важных шагов: определить свою задачу, выяснить, как будет использоваться решение BI, узнать, как и когда будут предоставляться данные, вовремя провести обучение пользователей, и разработать среду для выбора типа решения, которое лучше всего покроет потребности компании.
Lyndsay Wise
Перевод и адаптация: Алексей Маринин
12NEWS©
© Галактика, 2007
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2007
