DIRECTUM - основа единого информационного пространства института Проектмостореконстукция
Институт "Проектмостореконстукция" является специализированным базовым центром Российской Федерации по обследованию, испытанию и разработке проектно-сметной документации на реконструкцию и ремонт мостовых сооружений. Главной причиной внедрения СЭД в институте стала потребность в систематизации большого объема документов, организации их надежного адресного хранения и ранжированного доступа в соответствии с назначенными маршрутами. В целом, была поставлена задача максимального использования СЭД при автоматизации существующих процессов и процедур в рамках СМК предприятия.
Первоначально рассматривалось несколько систем ЭДО для внедрения: от собственных разработок до комплексных информационных систем. DIRECTUM был выбран благодаря тому, что в полной мере отвечал представлениям специалистов института о возможностях системы ЭДО. Также на выбор "Проектмостореконстукция" повлияли простота освоения системы, рекомендации менеджеров СЭД и то, что стоимость проекта укладывалась в установленные институтом ценовые рамки.
Реализацией проекта занимается Сертифицированный дилер компании DIRECTUM - компании "Стерх".
Первоначально были внедрены базовые модули, "Канцелярия", сразу же началось освоение ЭЦП, шаблонов ЭДО. Таким образом, были автоматизированы процедуры по работе с входящей и исходящей корреспонденцией, прохождения экспертизы и согласования проектов, частично – работа с договорной документацией.
В настоящее время рассматривается вопрос о внедрении модуля "Управление договорами", завершаются работы по переводу в DIRECTUM процедуры согласования контрактов и автоматизации процесса проектирования (постановка задач с контролем исполнения вопросов разработки ПСД). Кроме того, система DIRECTUM широко используется для решения внутренних задач и адресации документов (различные согласования, ознакомления с документами, оповещения и пр.) с контролем исполнения – что также экономит время и систематизирует деятельность предприятия.
"Система прижилась, уже проявились положительные стороны безбумажного документооборота, всем нравится возможность создания маршрутов, электронных подписей, организация доступа и контроля, поиска документов и задач. Даже самые откровенные скептики вовлечены в единые правила использования СЭД",- подчеркивает первый заместитель директора института "Проектмостореконстукция" Морозов В.Н.
Сегодня системой охвачено 70 рабочих мест. Как отмечает Морозов В.Н.: "Потребность в дополнительных 50 рабочих местах была обусловлена расширением сферы внедрения СЭД, в частности, предполагаемым использованием DIRECTUM для автоматизации процессов "Заключение контрактов и планирование" и "Проектирование" и сопутствующих процедур. Именно эти бизнес-процессы и процедуры будут автоматизированы".
В ближайших планах института "Проектмостореконстукция" - завершение работ двух созданных рабочих групп по автоматизации процессов "Заключение контрактов и планирование" и "Проектирование" с дальнейшим совершенствованием СМК на основе использования возможностей DIRECTUM. В частности, организация всех необходимых шаблонов в СЭД для записей по качеству, отчетных форм с дальнейшей увязкой в единое информационное пространство института. На основе DIRECTUM предполагается автоматизировать процессы и процедуры СМК в области создания, организации движения, контроля над исполнением задач и хранения электронных документов. "Система DIRECTUM должна стать основным инструментом единого информационного пространства предприятия", - резюмирует Морозов В.Н.
Первоначально рассматривалось несколько систем ЭДО для внедрения: от собственных разработок до комплексных информационных систем. DIRECTUM был выбран благодаря тому, что в полной мере отвечал представлениям специалистов института о возможностях системы ЭДО. Также на выбор "Проектмостореконстукция" повлияли простота освоения системы, рекомендации менеджеров СЭД и то, что стоимость проекта укладывалась в установленные институтом ценовые рамки.
Реализацией проекта занимается Сертифицированный дилер компании DIRECTUM - компании "Стерх".
Первоначально были внедрены базовые модули, "Канцелярия", сразу же началось освоение ЭЦП, шаблонов ЭДО. Таким образом, были автоматизированы процедуры по работе с входящей и исходящей корреспонденцией, прохождения экспертизы и согласования проектов, частично – работа с договорной документацией.
В настоящее время рассматривается вопрос о внедрении модуля "Управление договорами", завершаются работы по переводу в DIRECTUM процедуры согласования контрактов и автоматизации процесса проектирования (постановка задач с контролем исполнения вопросов разработки ПСД). Кроме того, система DIRECTUM широко используется для решения внутренних задач и адресации документов (различные согласования, ознакомления с документами, оповещения и пр.) с контролем исполнения – что также экономит время и систематизирует деятельность предприятия.
"Система прижилась, уже проявились положительные стороны безбумажного документооборота, всем нравится возможность создания маршрутов, электронных подписей, организация доступа и контроля, поиска документов и задач. Даже самые откровенные скептики вовлечены в единые правила использования СЭД",- подчеркивает первый заместитель директора института "Проектмостореконстукция" Морозов В.Н.
Сегодня системой охвачено 70 рабочих мест. Как отмечает Морозов В.Н.: "Потребность в дополнительных 50 рабочих местах была обусловлена расширением сферы внедрения СЭД, в частности, предполагаемым использованием DIRECTUM для автоматизации процессов "Заключение контрактов и планирование" и "Проектирование" и сопутствующих процедур. Именно эти бизнес-процессы и процедуры будут автоматизированы".
В ближайших планах института "Проектмостореконстукция" - завершение работ двух созданных рабочих групп по автоматизации процессов "Заключение контрактов и планирование" и "Проектирование" с дальнейшим совершенствованием СМК на основе использования возможностей DIRECTUM. В частности, организация всех необходимых шаблонов в СЭД для записей по качеству, отчетных форм с дальнейшей увязкой в единое информационное пространство института. На основе DIRECTUM предполагается автоматизировать процессы и процедуры СМК в области создания, организации движения, контроля над исполнением задач и хранения электронных документов. "Система DIRECTUM должна стать основным инструментом единого информационного пространства предприятия", - резюмирует Морозов В.Н.
© Directum, 2007
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2007
