За рамками ERP

Во время недавней поездки в США бизнес-менеджер большой химической компании познакомил меня с новым полезным акронимом из четырех букв. Его компания является крупным пользователем SAP, и в то время находилась в середине проекта по переходу на последнюю версию SAP и NetWeaver. Поэтому бизнес-менеджер был хорошо осведомлен о возможностях бизнес-процессов NetWeaver.

Я начал объяснять разницу в типах процессов, которые лучше всего поддерживаются системами BPM «чистой игры» и теми, что сделаны средствами SAP. Но он не нуждался в моих объяснениях. Получив опыт работы с SAP, компания уже хорошо понимала иерархию процессов организации. Для внутренних обсуждений в компании, они разработали термин «OSAP» или «За рамками SAP», чтобы описать бесчисленные процессы и приложения, которые хорошо работают вне SAP. Так мой словарь пополнился термином OSAP. То, что работает для SAP, также работает и для других ERP систем и корпоративных приложений, таких как CRM, EDMS, финансы и т.д.

У всех у них есть аналоги OSAP.  Данная компания была опытным пользователем. Они знали, что возможно сделать в SAP, а что лучше делать в других системах. И наоборот, в течение последних десяти лет я сталкивался со многими потенциальными клиентами, которые считали, что им не нужны BPM системы, потому что у них уже были или они планировали использовать ERP, CRM, или EDMS приложения со встроенными возможностями.

[Перепечатка материалов 12news.ru разрешается только с предварительного согласования с редакцией или автором. Если вы читаете этот материал на другом ресурсе, пожалуйста, сообщите нам об этом editor@12news.ru]

Не без помощи агрессивного маркетинга продавцов они были убеждены в том, что возможности их корпоративных приложений смогут покрыть потребности всех их процессов. Большинство компаний, которые находятся в середине проекта крупного внедрения, часто имеют такое же мнение. То же верно и для пользователей других приложений, таких как PeopleSoft, Documentum, Oracle Financials и т.д. Так как сектор BPM стремится к прибыли, и основные поставщики ПО сражаются за возможность откусить большую часть пирога рынка, производя как можно больше шума, такая точка зрения, вероятно, только укрепится. Для клиентов привлекательность использования только одного приложения для покрытия потребностей всех процессов также заключается в стоимости и рентабельности.

Компании предпочитают использовать программное обеспечение от одного поставщика и платить один раз за поддержку. Они также предпочитают обучать сотрудников только одному приложению. Следовательно, если одно приложение может обеспечить BPM вместе с некоторой другой важной функциональностью, такой как ERP, естественно, это воспринимается как значительное преимущество для компании.

Это обсуждение привело меня к мысли, что OSAP сигнализирует о том, что одно приложение не может покрыть все процессы. Как же это можно объяснить с точки зрения привлекательных перспектив единых, всемогущих приложений? Мне кажется, что ответ лежит в повсеместности иерархий. Иерархии встречаются почти во всем, что мы делаем. Например, возьмем транспортную экосистему. Ее основная функция – перевозить людей и товары из одного пункта в другой. Можно предположить, что один вид транспортной системы сможет поддерживать все транспортные потребности компании. Но на самом деле в транспортных системах есть иерархия. На вершине иерархии самолеты, поезда и судна, способные перевозить большое количество людей из одного пункта в другой.

Эти крупные системы не гибки в конечных пунктах, а также дороги для покупки и использования. В середине транспортной иерархии фуры и автобусы, за ними идут легковые автомобили и фургоны, а базовый уровень иерархии составляют транспортные системы из мотоциклов, подъемников и велосипедов. Спускаясь вниз по иерархии, гибкость в конечных пунктах возрастает, и стоимость операций уменьшается, увеличиваются также возможности. Компания использует все транспортные системы в зависимости от потребностей.

Более того, каждая транспортная система зависит от других в пределах экосистемы для ее поддержки. Они не могут работать по отдельности. Я могу путешествовать на большие расстояния на высоких скоростях в современных самолетах, но, когда я добираюсь до пункта назначения, мне необходима хорошая машина, чтобы доехать до конечного пункта. При продвижении вниз по транспортной иерархии, транспортная система становится более персонализированной, возрастают возможности по удовлетворению индивидуальных потребностей.

Как и транспортная система, любая другая система, разработанная людьми, обладает иерархией. Например, образование, связь, компьютеры, здравоохранение, армия, дороги и т.д. Причина иерархичности в экономике и полезности. Один тип системы экономически не может использоваться для удовлетворения всех возможных потребностей. Так же и ни одна система не может обеспечить функциональность, требуемую огромным множеством пользователей. Каждая система в иерархии зависит от других. Все эти системы развивались в течение длительного времени. Теория естественного отбора Дарвина сыграла свою роль в их эволюции до текущего состояния. Системы и инструменты, которые доказали свою экономическую жизнеспособность, выжили, остальные исчезли.

Бизнес-процессы не отличаются от других систем, созданных человеком. Они так же существуют в иерархической экосистеме процессов, т.к. в современных компаниях есть различные виды процессов с различными потребностями. Данные процессы взаимозависимы и поддерживают друг друга. В целом, иерархия бизнес-процессов в каждой организации состоит из трех видов:

1. На вершине иерархии находится группа процессов для специализированных операций с высокой стоимостью. Эти процессы обычно выполняются в ERP системе и финансовых приложениях. Они в большинстве своем сложны, но меняются редко. Данные процессы обычно обезличены. Зачастую они специфичны для какой-то области деятельности и реализованы в рамках корпоративного приложения. Стоимость настройки таких процессов очень высока. Чтобы уменьшить стоимость, данные процессы поставляются в виде преднастроенных шаблонов в таких корпоративных приложениях, как SAP или Oracle Financials. Эти процессы однозначны для определенной отрасли промышленности или какого-то вида деятельности. Примерами таких процессов могут послужить обработка производственного заказа, сверка финансовых документов, управление запасами и т.д.

2. В середине иерархии процессов находятся многочисленные процессы сквозных функций, которые обладают довольно сложной структурой, но часто меняются из-за изменений условий бизнеса. Эти процессы проходят по нескольким подразделениям и приложениям, и лучше всего их можно описать, как процессы квалифицированного персонала. Данные процессы заполняют разрывы в работе подразделений, приложений, клиентов, партнеров, поставщиков и сотрудников. У каждой компании собственное множество приложений, сервисов и бизнес-практик. Поэтому, такие процессы уникальны для каждой компании. Примерами таких бизнес-процессов могут служить назначение цен, утверждение заказов, оценка накоплений, оценка производительности и т.д.

3. Внизу иерархии находятся бесчисленные мелкие специальные процессы, которые уникальны для каждой ситуации. Степень предопределенности структуры таких процессов очень мала. Они уникальны для каждого человека, а во многих случаях для каждой выполняемой задачи. Примерами таких процессов могут быть перенаправление документа для рецензии по электронной почте, составление отчета по статусу проекта, обработка недельных отчетов о занятости и т.д.

Для одной BPM системы обеспечить выполнение всех трех видов процессов очень тяжело. Сочетание способности поддерживать все виды процессов вместе с поддержкой сложного функционала ERP, EDMS или финансовых приложений почти невозможно. Поэтому компаниям необходимо иметь иерархию BPM систем. На каждом уровне иерархии BPM система оптимизирована, чтобы представить наилучшие экономические показатели и полезность. Как и транспортная система, BPM системы связаны и взаимодействуют друг с другом, образуя экосистему процессов.

Для первой категории процессов выбор системы должен быть из числа корпоративных приложений, таких как ERP или CRM. Это процессы «внутри SAP» или ISAP. Они существуют внутри корпоративных приложений, потому что функции, которые они выполняют, и информация, которую они обрабатывают, находятся почти полностью внутри основного корпоративного приложения. Поэтому управление бизнес-процессами для этой категории процессов должно быть внутри корпоративного приложения, и последнее было бы неполным без данной функции. Однако у этих процессов мало пользователей. Им не нужно быть слишком гибкими, т.к. процессы меняются медленно. Наконец, их стоимость может быть высока, т.к. высока стоимость каждой транзакции и поддержки. Для уменьшения стоимости поставщики стараются дать шаблоны, которые могут быть приспособлены под нужды конкретной компании. Часто компании предпочитают приспосабливать особенности своей работы к шаблонам процессов, чем навлекать на себя издержки по настройке.

Вторая категория - категория процессов OSAP. Это процессы, которые находятся вне корпоративных приложений. Они меняются быстрее процессов ISAP, обладают четко-определенной структурой и логикой, которая обычно действует во всей компании. Они специфичны для каждой компании, поэтому могут обслуживать уникальные бизнес-практики и приложения компании. Процессы OSAP – превосходные кандидаты на роль BPM системы «чистой игры». Стоимость их реализации в рамках корпоративного приложения была бы запредельной.

Третья категория – специальные процессы, которые «массово индивидуализированы». У них простая структура, и каждая ситуация особенна. Это те процессы, которые люди используют в ежедневной совместной работе с другими, используя бумажные носители или электронную почту для работы с документами или другими специализированными средствами совместной работы. В большинстве случаев данные процессы никогда не будут управляемы. Если какие-то из них станут более частыми и повторяющимися, они могут стать кандидатами в категорию процессов OSAP.

Несмотря на то, что я описал отдельно три категории процессов, они зависят друг от друга. Корабль везет товары в порт. Фура везет товары из порта на разгрузочную площадку фабрики. Подъемник перемещает товары с транспорта на производственный конвейер на фабрике. Таким же образом бизнес-процессы взаимодействуют друг с другом внутри организации и за ее пределами. Процессы ISAP приводят в действие процессы OSAP, которые заставляют принимать решения, разрешать исключительные и особенные ситуации. OSAP процессы используются для поддержки ISAP процессов или для того, чтобы выгодно использовать их для обеспечения сложных служебных операций. Специальные процессы используются для выполнения подзадач в рамках процессов OSAP или для обеспечения задач, для которых процессы OSAP неэффективны.

Мощные корпоративные приложения, имеют значительную ценность для бизнеса и выполняют критичные функции в рамках организации. Однако не следует ожидать, что они будут делать всё, так же как не следует ожидать, что современный авиалайнер стоимостью несколько миллионов долларов довезет вас до дома вместо автомобиля.

Rashid Khan,
Генеральный Директор компании Ultimus ( ultimus.com ) и автор книги «Управление бизнес-процессами: практическое руководство»

12NEWS©

© Галактика, 2007
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2007