Электронный обмен данными как лекарство от головной боли кладовщика

Что такое синхронизация номенклатуры?

Давайте рассмотрим, как ритейлер в секторе non-food принимает поступление товара. Например, пришла партия со множеством позиций одежды и обуви: разные коллекции, размеры, цвета, детские и взрослые модели (последние, помимо размеров, отличаются ставкой НДС). Практика показывает – в одной поставке может насчитываться несколько тысяч товарных позиций. В этот момент приемщик выполняет сразу несколько задач:

• сопоставляет поступивший товар с указанным в накладной;
• проверяет качество товара;
• проверяет поступивший товар на соответствие заказу;
• вводит данные о поступлении в учетную систему.

При проверке соответствия «поступление – заказ» и вводе данных в учетную систему возникает сложность – один и тот же товар поставщик и покупатель могут представлять по-разному. Как это выглядит на деле? Допустим, покупатель заказывал позицию «туфли женские RIQ, черный, размер 38, артикул SWRB38000», а в накладной поставщик указал эту позицию как «черные женские туфли RIQ 38 р-р». Задача приемщика – понять, что это одна и та же позиция, и корректно ввести в учетную систему данное поступление. Такой поиск соответствия товарных позиций называется синхронизацией номенклатуры.

Стоит отметить, что синхронизация – процесс довольно трудоемкий. Например, у одного из наших клиентов, до внедрения электронного обмена документами с помощью сервиса Synerdocs, этой работой занимались сразу 9 сотрудников и при этом полный рабочий день(!).

Как автоматизировать синхронизацию номенклатур?

Существует множество способов. В их основе лежит обмен структурированными данными в электронном виде между поставщиками и покупателями. Такую структурированную информацию можно обрабатывать в информационных системах покупателей/поставщиков или использовать в глобальных каталогах. Таким образом можно минимизировать человеческий фактор при приемке товаров и синхронизации номенклатур.

Сегодня наиболее распространены следующие способы передачи данных о поставке между поставщиком и покупателем:

• Обмен данными на основе EDI-сообщений. 

  EDI представляет собой серию стандартов и соглашений по передаче информации между организациями. В основе технологии лежат форматы и порядок передачи сообщений. Подробнее о ней можно прочесть в наших предыдущих материалах: «Многообразие сервисов для обмена электронными документами в сфере ритейла», «EDI: информация как стандарт».

  В данной технологии используются GTIN-коды товаров (еще их называют штрихкодами). В отличие от артикулов товара, форматы которых у каждого разные, штрихкоды имеют стандартный способ кодировки, принятый во всем мире. Это говорит о том, что существуют единые правила присвоения данных кодов, и они должны быть уникальны для каждого товара. Согласитесь, это удобно – использовать коды номенклатуры, которые могут быть понятны любым торговым партнерам во всем мире.

  Используя штрихкоды, можно принять участие в глобальной сети синхронизации данных GDSN, которая представляет собой международный каталог товаров. Получение доступа к общим данным открывает широкие возможности по поиску новых партнеров как для поставщиков, так и для покупателей.

  Конечно, перед использованием штрихкодов необходимо решить организационные вопросы с контрагентами: призвать поставщиков присвоить своим товарам данные коды; договориться об указании этой кодировки в спецификациях и заказах. Ранее такие же вопросы приходилось решать при использовании артикулов, так что это не должно стать большой проблемой. Показательно то, что сегодня ритейлеры требуют указывать в товарных спецификациях штрихкоды или использовать PRICAT (прайс-лист по стандартам EDI).

  В результате использования EDI партнеры обмениваются понятными друг другу данными о товарах и поставках. Вдобавок отпадает необходимость ручного ввода в информационную систему данных о поступлении товаров.

• Обмен данными на основе электронных первичных учетных документов ТОРГ-12, УПД. 

  С одной стороны, форматы документов и порядок обмена регламентированы государством, с другой, – нет жестких требований к обозначению номенклатуры (главное, чтобы было указано). Кстати, один из наших абонентов предлагает своим поставщикам указывать штрихкоды в первичных документах.

  Однако эти электронные документы представляют собой структурированную информацию, а значит их обработку можно автоматизировать. Импорт данных в информационную систему будет происходить на лету и проверку корректности заполнения первичного документа можно поручить компьютеру. Приемщику останется только проверить соответствие факта поставки с данными в информационной системе.

  Такие первичные документы, переданные через оператора ЭДО, по умолчанию обладают юридической значимостью, а также могут быть представлены в ИФНС.

В России используются и иные способы передачи данных о поставках, но описанные выше механизмы регламентированы государством либо являются стандартом. Применение этих решений упрощает внедрение и масштабирование электронного обмена между контрагентами, потому что стандарты и законы должны соблюдать все участники взаимодействия, а внедрять кастомное или малораспространенное решение контрагенты либо не захотят, либо не смогут.

Что выбрать?

Если надо решить только задачу сокращения издержек при приемке товаров, то подойдет любой инструмент.

Если необходимо использовать также электронные каталоги товаров, согласовывать электронные спецификации, лучше выбрать EDI.

Если, помимо автоматизации приемки, хотите избавиться от гор бумаги и придать электронным документам юридическую силу, то ваш выбор – обмен юридически значимыми документами (далее – ЮЗДО).

Как показывает практика, заказчики и абоненты хотят сразу и то, и другое. В результате многие используют в работе с торговыми партнерами цепочку документов EDI + ЮЗДО.

О пользе электронного обмена лучше всего говорит озвученный выше пример из практики внедрения. Сейчас вместо девяти сотрудников, сверяющих номенклатуру в документах, в этом процессе остался один, который проверяет результаты автоматической обработки данных.

А каким образом происходят приемка товара и сверка номенклатуры в вашей компании?

Автор: Александр Валеев, аналитик Synerdocs

© Synerdocs, 2017
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2017