Алтайская краевая клиническая детская больница внедрила систему электронного документооборота «ДЕЛО»
До внедрения системы «ДЕЛО» документы в АККДБ регистрировались в 2 формах: бумажной и электронной. Для учета использовалась программа собственной разработки, которая позволяла вносить лишь краткие сведения о документе, а также имела ряд других ограничений. Новый программный продукт должен был не только автоматизировать регистрацию документов, но и поддерживать другие процессы: движение документов, осуществление контроля их исполнения, списание в дело и др.
Задачами проекта стали:
- создание электронной базы документов с возможностью оперативного поиска;
- автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к форме учета электронного образа документа;
- возможность отслеживания выполнения поручений, вынесенных Главным врачом;
- отслеживание маршрутов движения документов;
- создание предпосылок для последующего перехода к безбумажному документообороту.
Для решения поставленных задач руководством детской больницы была выбрана система электронного документооборота «ДЕЛО». Заказчик приобрел 10 рабочих мест системы «ДЕЛО» и 3 лицензии приложения «Мониторинг документов». «ДЕЛО» было установлено в приемной, канцелярии, у Главного врача, его заместителей и Главной медсестры. Это позволило автоматизировать документооборот на руководящем уровне.
Формат взаимодействия пользователей в СЭД выглядит следующим образом: сначала документы регистрирует канцелярия, затем они отправляются на рассмотрение и внесение поручений Главным врачом. Далее документ поступает главной медсестре или заместителю, компетентному в решении вопросов по данному документу. Заместитель указывает исполнителя и, при необходимости, ставит документ на контроль. По окончании исполнения происходит списание документа в дело или же создание ответного документа в стороннюю организацию.
В настоящее время система «ДЕЛО» запущена в промышленную эксплуатацию. Результатами внедрения СЭД стали:
- упорядочение документооборота;
- сокращение маршрутов движения документов и времени их прохождения;
- создание единой базы входящих, исходящих и внутренних документов с возможностью оперативного поиска;
- автоматизация формирования отчетов;
- создание системы контроля исполнительской дисциплины по поручениям;
- обеспечение возможности получения информации о местонахождении документа в любой момент.
В связи с тем, что основная масса входящих документов поступает в КГБУЗ «АККДБ» по электронной почте, в перспективе заказчик рассматривает возможность полностью автоматизировать их регистрацию. Это предполагается реализовать путем перехода сотрудников канцелярии на работу с почтовым клиентом MS Outlook, что позволит автоматически регистрировать входящую электронную корреспонденцию в СЭД «ДЕЛО».
© Корпоративные Системы - Консалтинг, 2016
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2016
