Об электронных перспективах государственных архивов
Семинар Корпорации "Современные архивные технологии. Создание страховых фондов документации (СФД) и электронных фондов пользования (ЭФП)" помог гостям получить исчерпывающее представление о концепции создания, наполнения, хранения, поиска и администрирования электронного архива. Узнать о технологии обработки текущих поступлений документации с помощью современного сканирующего оборудования. Оказаться в курсе новейших разработок в области микрографического и реставрационного оборудования и последних тенденций в оснащении микрофильмирующих лабораторий и консервационных центров.
Как показал список присутствовавших, проблема создания электронных фондов пользования волнует все архивы, независимо от их уровня. Её решение открывает возможность оперативного поиска любого документа во всём массиве информации и, что очень важно, обеспечивает сохранность особо ценных и наиболее востребованных бумажных оригиналов за счёт изъятия последних из оборота и замены их электронными копиями. Неудивительно, что большое внимание в ходе презентаций и докладов было уделено теме, неразрывно связанной с ЭФП: текущему состоянию и перспективам развития законодательства по созданию, использованию и хранению электронных документов, разработку которого Корпорация ведёт с 2006 года по поручению МЭРТ в рамках ФЦП "Электронная Россия".
Кроме этого, был подробно освещён крупнейший проект Корпорации, в рамках которого полностью оцифрован научно-справочный аппарат (НСА) трёх архивов Тюменской области, а сейчас идёт подготовка к работе по переводу в электронный вид особо ценных и наиболее востребованных фондов. В результате с помощью архивной системы САПЕРИОН планируется создать объединённый электронный ресурс архивной документации с общей информационно-поисковой системой по всем архивам Тюменской области.
На примере того же проекта была рассмотрена наиболее эффективная модель производства архивных электронных ресурсов. Согласно этой модели самые трудоёмкие работы (оцифровка НСА, каталогов, картотек и особо ценных и наиболее востребованных фондов архивов и загрузка их в информационно-поисковую систему) готовы взять на себя специалисты Корпорации, а плановое и текущее наполнение системы вновь поступающими документами осуществляется силами самих архивистов.
Много острых вопросов было поднято и обсуждено уже после презентаций – во время демонстрации возможностей новейшего специализированного программно-аппаратного комплекса для современных архивов. Особый интерес вызвала информационно-поисковая система "ЭЛАР-Имиджинг 2.0". Управляя электронным архивным ресурсом при помощи такой системы, можно повысить скорость исполнения социально-правовых запросов в два, а то и в три десятка раз. И если сейчас нормативный срок обработки запросов установлен в пределах месяца, то с внедрением системы "ЭЛАР-Имиджинг 2.0" ту же работу можно будет проделать меньше чем за один день, оперативно получив электронную копию нужного документа.
По итогам семинара заложена хорошая перспектива во взаимоотношениях с архивами. Уже сейчас специалисты Корпорации разрабатывают ряд определённых решений, учитывающих все специфические особенности архивной отрасли. В частности, к внедрению готовятся такие решения, как: работа с информационно-поисковой системой в читальных залах архивов, создание автоматизированного рабочего места архивиста, автоматизация регистрации и исполнения социально-правовых запросов граждан и организаций. В будущем году корпорация "Электронный Архив" примет участие в реализации программ автоматизации некоторых региональных архивов, а так же в разработке проектов по созданию электронного архива в отдельных архивных учреждениях и созданию общих региональных архивных электронных ресурсов.
Как показал список присутствовавших, проблема создания электронных фондов пользования волнует все архивы, независимо от их уровня. Её решение открывает возможность оперативного поиска любого документа во всём массиве информации и, что очень важно, обеспечивает сохранность особо ценных и наиболее востребованных бумажных оригиналов за счёт изъятия последних из оборота и замены их электронными копиями. Неудивительно, что большое внимание в ходе презентаций и докладов было уделено теме, неразрывно связанной с ЭФП: текущему состоянию и перспективам развития законодательства по созданию, использованию и хранению электронных документов, разработку которого Корпорация ведёт с 2006 года по поручению МЭРТ в рамках ФЦП "Электронная Россия".
Кроме этого, был подробно освещён крупнейший проект Корпорации, в рамках которого полностью оцифрован научно-справочный аппарат (НСА) трёх архивов Тюменской области, а сейчас идёт подготовка к работе по переводу в электронный вид особо ценных и наиболее востребованных фондов. В результате с помощью архивной системы САПЕРИОН планируется создать объединённый электронный ресурс архивной документации с общей информационно-поисковой системой по всем архивам Тюменской области.
На примере того же проекта была рассмотрена наиболее эффективная модель производства архивных электронных ресурсов. Согласно этой модели самые трудоёмкие работы (оцифровка НСА, каталогов, картотек и особо ценных и наиболее востребованных фондов архивов и загрузка их в информационно-поисковую систему) готовы взять на себя специалисты Корпорации, а плановое и текущее наполнение системы вновь поступающими документами осуществляется силами самих архивистов.
Много острых вопросов было поднято и обсуждено уже после презентаций – во время демонстрации возможностей новейшего специализированного программно-аппаратного комплекса для современных архивов. Особый интерес вызвала информационно-поисковая система "ЭЛАР-Имиджинг 2.0". Управляя электронным архивным ресурсом при помощи такой системы, можно повысить скорость исполнения социально-правовых запросов в два, а то и в три десятка раз. И если сейчас нормативный срок обработки запросов установлен в пределах месяца, то с внедрением системы "ЭЛАР-Имиджинг 2.0" ту же работу можно будет проделать меньше чем за один день, оперативно получив электронную копию нужного документа.
По итогам семинара заложена хорошая перспектива во взаимоотношениях с архивами. Уже сейчас специалисты Корпорации разрабатывают ряд определённых решений, учитывающих все специфические особенности архивной отрасли. В частности, к внедрению готовятся такие решения, как: работа с информационно-поисковой системой в читальных залах архивов, создание автоматизированного рабочего места архивиста, автоматизация регистрации и исполнения социально-правовых запросов граждан и организаций. В будущем году корпорация "Электронный Архив" примет участие в реализации программ автоматизации некоторых региональных архивов, а так же в разработке проектов по созданию электронного архива в отдельных архивных учреждениях и созданию общих региональных архивных электронных ресурсов.
© Галактика, 2006
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2006
