Автоматизация закупок: работа с условиями поставок

Периодически случаются ситуации, когда при оформлении заказа товара не хватает на складе. Этот недостаток нужно восполнить, приобрести в срок в пределах, оговоренных с заказчиком, и, возможно, пополнить свои запасы данного продукта.

Тут возникают следующие вопросы: 1) У кого покупать. Конечно, может быть, у нас есть постоянный поставщик, налаженные каналы связи и хорошие партнерские отношения, и тогда эта проблема отпадает сама собой. Но если таких связей нет, и товар вообще никогда и нигде еще не закупался?  Что делать? 2) Цена. Заказчик хочет 1000 штук по 5 рублей. Поставщик не согласен. Или согласен, но не совсем - по 5 рублей он поставит 500, а остальные 500 по 7. Как быть? 3) Сроки и расходы на доставку. Мало того, что 500 по 5, а 500 по 7, так еще и первые 500 поплывут морем, а вторые 500 пешком придут. Надо выстроить маршрут. 4) А еще может быть, поставщик нас устраивает, но меньше 1500 он нам никогда не поставляет, принцип у него такой. Опять вопрос.

Решением может быть информационная система с инструментом автоматизированных закупок, позволяющая работать с поставщиками и вести справочник контрагентов с привязкой к поставкам отдельных товаров от конкретного производителя. Немаловажным требованием к такому программному продукту является возможность взаимодействия отделов продаж, закупок и логистики, так как чем быстрее мы ответим клиенту, тем вероятнее состоится продажа, а скорость подготовки предложения для заказчика как раз и зависит от слаженной работы этих подразделений. 
 

Для удобства формирования, ведения и хранения данных о всех возможных условиях поставки лучше использовать один централизованный объект, связанный с соответствующими документами сделки. Таким объектом может быть котировка.

Котировка сама по себе – цена, объявленная продавцом, по которой он готов продать товар. На практике же случаются довольно разные ситуации как по сроку действия предложения, так и по объему поставки или надежности данной цены. Условно котировки можно поделить на следующие типы:

Акция – временная котировка для выделения в общем списке краткосрочных предложений поставщиков.

Квота – условие поставки, включающее обязательства по выкупу определенного количества товара у поставщика независимо от потребности компании (тот самый пример, когда нам нужна 1000, а поставщик продает только 1500). Также может открываться для конкретного клиента у определенного поставщика для получения наиболее выгодных условий поставки. 

Котировка – условия поставки товара поставщиком в заданную точку, т. е. когда нам необходимо, чтобы груз с товаром был доставлен именно в Гамбург, а не в Мадрид. 

Предложение – условие поставки, требующее обязательной проверки, так как может быть недостоверным. Теоретически ведь может быть, что поставщики сами предлагают нам свою продукцию, так как они тоже ищут возможных клиентов. 

Фиксированная котировка – надежная котировка, не требующая дополнительной проверки. Это те цены, которые мы используем в работе постоянно. 

В любом из типов котировок поставщик может поставлять разные количества (в сумме удовлетворяющие нашей потребности) по разным ценам и с разным сроком доставки. Однако при управлении закупками важна не только цена товара, но и как он к нам попадет. Закупщика интересует, в какую точку будет доставлен груз, как и каким путем его из этого пункта забирать, сколько это займет времени, подходит ли такой срок заказчику.

Поскольку зачастую при доставке грузов используется какой-то определенный набор маршрутов, логично иметь в системе справочник маршрутов, этапов обработки (из пункта А в пункт Б едем морем, а из Б в В самолетом), стоимости этих перемещений, способов доставки (море, авиа, ж/д транспорт), скидок в зависимости от объема груза. Таким образом, при составлении котировки у нас может быть сразу несколько вариантов покупки, которые оценивает закупщик и предлагает их как возможные для сделки продавцу.

Если товар новый и в его карточке указан производитель, при первом создании котировки в качестве контрагентов для рассылки запросов будет указан только один этот производитель. У клиента также может быть свой список желаемых поставщиков, указанный при отправке запроса на котировку в отдел закупок. При приеме ответов по ценам мы регистрируем заявки от поставщиков, и система запоминает, что помимо F продукт могут еще поставить M и K, записывает это в их карточки, и в дальнейшем будет предлагать их как возможных поставщиков.

Получается, что котировки – это не просто цены, а целый справочник цен поставщиков и даже справочник цен закупки при наличии стандартных маршрутов доставки (цена поставщика + дополнительные расходы), т. е. это совокупность условий поставки конкретного товара. 

В заключение отметим, что организация и проведение закупок – достаточно сложный и объемный вопрос в автоматизации торговли. Здесь следует учитывать многие нюансы, в том числе касающиеся какого-то определенного направления торговли. В системе Oremax для этих целей предназначен модуль «Управление закупками».