Информационная система дистрибьюторского бизнеса: опыт АРПИ «Сибирь»

АРПИ «Сибирь» - крупнейший дистрибутор периодической печати в Сибирском регионе. Компания является официальными дилером всех крупных российских и зарубежных издательских домов, имеет свыше 500 поставщиков и более 300 оптовых клиентов. Для управления ключевыми бизнес-процессами центрального офиса и территориально распределенной филиальной сетью дистрибьютор использует информационную систему управления на основе Microsoft Dynamics AX. О том, почему компания выбрала ERP от Microsoft и какие задачи бизнеса поддерживает эта система, рассказывает финансовый директор компании АРПИ «СИБИРЬ» Елена Черкашина.

Причины внедрения и критерии выбора системы

- Компания АРПИ «СИБИРЬ» запустила комплексную ERP-систему в 2008 году. До этого большая часть операций контролировалась вручную, для внутреннего учёта мы использовали таблицы Excel, что создавало некоторые ограничения в нашей работе.

Мы долго и основательно готовились к смене корпоративной системы, выбор Microsoft Dynamics AX не назовешь случайным. Мы рассчитывали, что новая система обеспечит достоверный учёт и контроль качества товародвижения - от издателя до клиента. Первичным ориентиром служило решение на базе 1С, но после детального изучения и тестирования системы стало ясно, что с нашими объемами информации она не справится. По функциональным возможностям, скорости и надежности работы требованиям нашей компании лучше всего соответствовала Microsoft Dynamics AX. После того, как мы определились с программным продуктом, мы стали искать партнёра по внедрению. Важным критерием для нас являлась стоимость проекта, поэтому мы выбрали одного из новосибирских интеграторов.

Основные этапы и специфика проекта внедрения

В ходе проекта внедрения ERP мы автоматизировали производственно-логистический контур в головной компании в Новосибирске, а также в московском и омском филиалах. Затем масштабировали решение на оставшиеся филиалы АРПИ «Сибирь» в 8 городах России. Сейчас основными пользователями системы во всех филиалах являются коммерческое, логистическое и финансовое подразделения.Также мы реализовали блок подготовки документов для прохождения таможенных постов для работы с нашими зарубежными партнерами в Киргизии, Казахстане и Латвии.

Специфику нашей отрасли определяют обширная география поставок и работа с большим количеством товарных номенклатур. Ежедневно мы заносим в справочники сотни товарных позиций, каждая из них имеет четко определенные сроки заказа и возврата. Ассортимент постоянно обновляется, и работа в режиме ручного управления, присущая компании ранее, крайне неэффективна. Невозможно планировать закупки, отслеживать своевременное поступление продукции. Отсутствие грамотно организованного складского учета оборачивается неконтролируемыми товарными потерями. До внедрения мы несли прямые убытки по возвратам продукции.

Мы не являемся предприятием оптовой торговли в его классическом понимании. Для большинства дистрибьюторов идеально подойдет и коробочное решение, нам же пришлось доработать решение в плане управления заказами, внутренним производством (в части сортировки продукции), оформлением возвратов. Эти процессы имеют свои особенности, поэтому мы вносили много модификаций в стандартную версию системы. С учётом всех доработок и некоторых организационных трудностей перехода внедрение заняло около двух лет. Зато система полностью закрывает те задачи, которые перед ней ставятся и работает без сбоев.

Через некоторое время после запуска мы решили сменить партнёра. С 2011 года мы сотрудничаем с консалтинговой компанией Columbus, периодически привлекаем интегратора к поддержке и развитию действующей ERP-системы. В основном команда интегратора консультирует нас по вопросам повышения производительности и изменения ряда модификаций системы в целях повышения её эффективности.

Результаты перехода АРПИ «Сибирь» на новую систему

Конечно, мы почти сразу почувствовали эффект от внедрения – до этого у компании фактически не было системы. С появлением Microsoft Dynamics AX мы упорядочили всю информацию о наших заказах, клиентах и партнёрах, получили инструменты для планирования закупок, управления ценообразованием и логистикой, ввели необходимые контрольные функции. От этапа заказа до фактической отгрузки товара клиенту может пройти около полугода – система помогает оперативно отследить и обработать все изменения по текущим и будущим поставкам в режиме реального времени. Внедрение Microsoft Dynamics AX позволило нам исключить товарные потери на всех этапах товародвижения. Система также поддержала задачи управления грузами и контроля транспортных издержек. Автоматизация управленческого учета дала возможность руководству компании оперировать достоверной информацией о работе всех филиалов и принимать обоснованные решения.

Перевод филиалов АРПИ «Сибирь» на новую систему управления способствовал сокращению сроков обмена документами по возвратам. Раньше все претензии и документы на возврат, поступавшие от клиентов, рассматривались центральным офисом в Новосибирске. По итогам проверки документы возвращали в филиалы. В общей сложности такая процедура занимала до двух недель. После запуска решения документы рассматривают именно в том подразделении, с которым работает клиент, а время обработки каждой клиентской заявки на возврат сократилось до 1 дня.

Отдельно отмечу удобство системы для пользователей. В частности, мы ввели индивидуальные настройки для рабочих мест сотрудников производственного отдела. Они выполняют роль операторов на складах, выполняют простейшие операции при получении заказов. Все процессы производственного отдела строго регламентированы. Формы, в которых работает персонал, максимально упрощены, предусмотренные системой контрольные процедуры не позволяют сотрудникам ошибаться или выполнять незнакомые операции. Благодаря четкой организации процесса и подробным пользовательским инструкциям обучение новых работников компании проходит быстро.

Я руководила проектом и считаю, что переход на Microsoft Dynamics AX полностью оправдан.  Мы не просто автоматизировали процессы, а перевели компанию на новый уровень управления: серьезно пересмотрели всю деятельность организации, провели ревизию ключевых бизнес-процессов, выявили неэффективные участки работы, пересмотрели работу с персоналом. Наш пример совершенно точно можно считать удачным, поскольку созданная нами система повысила качество обслуживания наших партнеров и клиентов.

Мы рассчитывали, что запаса прочности нашему текущему решению при существующих темпах развития компании должно хватить минимум на 5 лет. Сейчас мы практически не развиваем действующую ERP, она нас устраивает в том виде, в котором есть, отдельные функции и отчеты мы дописываем при необходимости. Несмотря на то, что мы используем старую версию информационной системы Microsoft Dynamics AX, функциональность системы полностью отвечает нашим потребностям, нужды в дополнительных модификациях у компании нет.

© Columbus IT Partner, 2014
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2014