Cisco и перетряска в области технологий совместной работы

За последние десять лет средства совместной работы заметно изменились:   теперь это не только системы голосовой связи и обмена документами. Сами же изменения были связаны как с новыми технологиями, так и с переменами в мире бизнеса. Глобализация, повсеместное распространение мобильных устройств и наступление эпохи "постоянно подключенной" коммерции потребовали массового внедрения новых методов и инструментов совместной работы, без которой деловой успех ныне немыслим. Концепция BYOD[1] уже оказывает огромное влияние на бизнес[2], преобразуя совместную работу, которая перестает ориентироваться на одни только ПК, все больше распространяясь на самые разнообразные устройства. В США, например, 42 процента сотрудников своим главным рабочим инструментом считает смартфон, и каждый из этих сотрудников, естественно, должен иметь все возможности для эффективной совместной работы.

            Новейшие решения для совместной работы, основанные на современных технологиях, сулят заказчикам целый ряд ощутимых преимуществ: рост производительности труда, ускоренное принятие решений, более быстрый выход на рынок, повышение эффективности мобильных сотрудников – и это далеко не полный список. Такие компании, как DHL, например, используют технологию TelePresence для укрепления отношений с заказчиками.

С помощью TelePresence DHLпередает заказчикам и сотрудникам, находящимся в разных часовых поясах, интерактивную информацию с крупных конференций в режиме реального времени.

Вместе с тем компании, первыми внедрившие прежние версии решений для совместной работы, могут испытывать неуверенность в своей способности легко перейти к современным стандартам, даже если существующие версии уже не соответствуют нынешним требованиям. В принципе понимая преимущества новых систем совместной работы, любой руководитель бизнеса исходит из того, что ИТ-системы должны работать без перебоев и что информационные технологии должны приносить ощутимую пользу даже при ограниченных ИТ-бюджетах.

К счастью, существует возможность разработать четкий план модернизации существующих систем, который сделает их пригодными для эксплуатации в современных рабочих пространствах. Поскольку это касается как  людей, так и технологий, те компании, чьи сотрудники уже знакомы с системами совместной работы, получают заведомое преимущество. Недавнее исследование, проведенное журналом Forbes, показало: чем комфортнее компания себя чувствует, применяя технологии совместной работы, тем больше преимуществ она видит в установке дополнительных средств совместной работы.

Чтобы идти в ногу с развитием индустрии, к существующим системам совместной работы можно органично добавлять новые функции и услуги, от видеоконференций высокого разрешения до передовых систем мгновенных сообщений и учета присутствия. При этом такая модернизация не сводится к одним только внутрикорпоративным процессам. Совместная работа может и должна выходить за границы отдельно взятой компании. К примеру, совет британского графства Эссекс снабдил системами совместной работы 40 тысяч своих сотрудников и теперь распространяет эту функциональность на взаимодействие со сторонними организациями. При этом особый акцент делается на оказание совместных услуг с другими государственными учреждениями, такими как Национальная система здравоохранения, полиция и министерство социального обеспечения, чтобы повышать качество обслуживания, пресекать мошенничество и снижать уровень преступности.

 Выбрав технологического партнера, способного предложить четкий и ясный план модернизации, компания может безболезненно выйти на самый передовой уровень, используя комплексную поддержку со стороны поставщика. Лучшие технологические партнеры имеют всестороннее представление о внедряемых технологиях. Они не привязаны к тем или иным устройствам и платформам и могут гибко сочетать предложения разных вендоров. А главное, они в состоянии обеспечить самый современный уровень вашего бизнеса, применяя целостный подход к модернизации, который позволит всем используемым вами технологиям совместной работы взаимодействовать друг с другом интуитивно.

                Подобную модернизацию недавно осуществлило министерство юстиции Саудовской Аравии, успешно преодолев ограничения и сложности, связанные с устаревшими системами, не позволявшими, например, быстро обрабатывать множество  судебных дел. Министерство установило разнообразные решения для совместной работы, включая решения для видеоконференций в 40 с лишним судах, а также унифицированные IP-телефоны, позволившие отказаться от более чем 400 частных УАТС. Теперь сотрудники, работающие на дому, могут бесплатно созваниваться с коллегами, работающими в офисе, и принимать вызовы на свои смартфоны, работая в удаленном режиме. Все это привело к серьезному сокращению  расходов, устранению многих бюрократических препон, ускоренному решению  проблем, более эффективной совместной работе судей и улучшению  профессионального обучения.

Компаниям никогда не поздно модернизировать свой арсенал средств  совместной работы, причем такая модернизация может пройти лишь с небольшими нарушениями текущей деятельности, а то и вовсе без них.  Развивается технология, развиваются потребности бизнеса, и ваша платформа совместной работы не может не развиваться. Поддерживая решения для совместной работы на современном уровне, компания повышает свою конкурентоспособность и устойчивость, а также способность успешно решать возникающие деловые проблемы.

Облако и новейшие средства совместной работы

            Добиваясь повышения производительности и внедряя инновации, современные организации сталкиваются с многочисленными проблемами. Предприятиям приходится координировать свои действия в постоянно расширяющемся ареале, который выходит за рамки национальных и корпоративных границ.  Бизнес вынужден бороться за выживание на быстро меняющихся, требующих высокой гибкости международных рынках, и добиваться максимальной производительности в условиях непрерывно растущей мобильности рабочей силы. Чтобы вести прибыльное дело и успешно решать перечисленные задачи, организации – от малых предприятий до самых знаменитых международных корпораций– внедряют системы совместной работы нового поколения.

            Сегодня предприятия шире, чем когда бы то ни было, внедряют совместную работу в деловые процессы. Они поощряют сотрудничество между своими работниками и укрепляют деловые отношения с заказчиками, поставщиками и другими внешними контрагентами. Тесное сотрудничество повышает производительность труда, сплачивает коллективы, помогает принимать правильные решения и ускоряет выход на рынок. Где бы члены коллектива ни работали: в одном здании или в разных частях света, – возможность связи в любом месте в любое время с помощью любого устройства предоставляет бизнесу явные преимущества и создает новые возможности для привлечения и удержания заказчиков.

            С технологической точки зрения, компания любого размера вполне может внедрить универсальную систему совместной работы, чтобы воспользоваться преимуществами новейших технологий, которые повышают  производительность мобильных сотрудников, расширяют возможности наращивания бизнеса и создают гибкую рабочую среду, способствующую творчеству и инновациям. Вместе с тем все это может создать определенные практические и коммерческие проблемы, особенно в тех случаях, если организации необходимо быстро поднять эффективность, сократить риски и снизить совокупную стоимость владения.

            И вот тут на помощь придут облачные вычисления. Внедрив средства совместной работы по модели управляемых услуг, компании могут воспользоваться не только новейшими решениями в данной области, но и услугами технической поддержки на протяжении всего жизненного цикла постоянно развивающегося решения. При этом компаниям не придется заменять стареющую технологическую инфраструктуру. Более того, управляемые услуги можно быстро наращивать или сокращать в зависимости от ситуации. В результате повышается гибкость бизнеса и лучше удовлетворяются требования заказчиков и финансовых директоров. Технологии совместной работы развиваются быстро, и если компании удается переложить на чужие плечи заботу о программных приложениях и информационно-технологической инфраструктуре, это положительно сказывается  на ее бюджете. Избавившись от забот, связанных с обновлением программных версий и внедрением новых услуг, и получив возможность беспрепятственно применять передовые решения совместной работы, компания сможет успешно решать многие деловые и операционные проблемы.

            Преимущества облачных приложений для бизнеса становятся все очевиднее. В последнем отчете Forbesговорится, что, по мнению двух третей руководителей компаний, совместная работа в облачной среде позволяет быстрее решать  деловые задачии увеличивает гибкость реализации деловых инициатив. Согласно этому документу, более половины (58 процентов) руководителей бизнеса считают, что совместная работа в облачной среде помогает совершенствовать любые деловые процессы, а 39 процентов руководителей расширяют использование совместной работы в облаке, чтобы повысить гибкость персонала.

            Такие крупные компании, как VirginMedia и Fujitsu, уже сегодня с большим успехом применяют такие решения. VirginMediaнедавно внедрила целый ряд новых инструментов совместной работы, от систем для видеоконференций и обмена документами до корпоративной социальной сетевой платформы, которые еженедельно экономят сотрудникам в среднем 10 часов рабочего времени, значительно снижая при этом уровень стресса и повышая  производительность труда. Fujitsu же объявила о том, что после внедрения единой платформы для доставки облачных услуг в глобальном масштабе производительность труда в этой компании возросла на 15 процентов.

            Видеоконференции с высоким разрешением дают отличный пример того, какую пользу бизнесу может принести использование совместной работы в облаке.  

Возможность видеть собеседника существенно повышает качество коммуникаций и вовлеченность участников в  переговоры, особенно если те находятся в разных часовых поясах и говорят на разных языках. Компания VirginMedia называет видеотехнологии “мощным фактором повышения производительности труда”. Но  многие компании испытывают немалые трудности, пытаясь установить эти технологии самостоятельно. Стареющей инфраструктуре все труднее удовлетворить требования современных видеоконференций к задержкам и полосе пропускания, из-за чего связь не совершенствуются, а становится только хуже. Между тем реализация совместной работы с помощью сервис-провайдера дает возможность пользоваться видеотехнологиями как коммунальной услугой с оплатой по фактической стоимости. Эта привлекательная альтернатива строительству собственной инфраструктуры совместной работы в корпоративной среде приобретает все большую популярность В настоящее время почти половина крупных предприятий пользуется совместной работой в облачной среде для поддержки “живого” мультимедийного общения с удаленными сотрудниками или виртуальными коллективами.

            Своевременное сочетание технологий совместной работы и облачных вычислений облегчает и удешевляет внедрение, избавляя от необходимости жертвовать общей доступностью, надежностью и безопасностью  услуг на уровне, характерном для внутрикорпоративных систем. Компания получает все необходимое для использования современных услуг совместной работы в облаке со всеми ее преимуществами и минимумом проблем. Более того, чем больше средств совместной работы внедряет компания, тем выше результат. И чем лучше персонал знаком с этими средствами и чем активнее поддержка со стороны руководства, тем больше уверенность в успехе данной стратегии и тем успешнее деятельность.

            Унификация глобальных ресурсов и ускоренная реализация идей помогают предприятиям добиваться важных прорывов в бизнесе и повышать конкурентоспособность. Согласно исследованию Forbes, 65 процентов руководителей бизнеса считают, что совместная работа в облачной среде дает компании конкурентные преимущества, а 59 процентов полагают, что она может привести к прорывным инновациям. Компании, которые уже сегодня стремятся использовать весь потенциал новых технологий, смогут обеспечить серьезные инновации и добиться больших успехов.

Открытая культура совместной работы требует открытых технологий

            Прогнозировать дальнейшее развитие технологий нелегко. История ИТ-индустрии знает множество курьезных прогнозов. Так, Билл Гейтс (Bill Gates) в свое время утверждал, что "оперативная память объемом 640 килобайт будет вполне достаточна для любого пользователя". А основатель компании DEC Кеннет Олсен (Kenneth Olsen) не видел "причин устанавливать компьютер в каждом доме". Не будем, однако, их строго судить: как показали последующие события, для ИТ-отрасли даже пятилетний период – целая вечность.

            Совместная работа в деловой среде вышла далеко за рамки голосовой связи и обмена документами. Современные организации понимают необходимость внедрения таких систем Web 2.0, как видеопорталы, подкасты, блоги, википедии и дискуссионные форумы, чтобы с их помощью изменить  методы создания, публикации и потребления информации, а также управления ею. На сегодняшний день 78 процентов организаций, использующих средства совместной работы, уже развернули или планируют развернуть корпоративную социальную сеть. Эти организации быстро адаптируются к новым технологиям и тенденциям развития бизнеса, подрывающим привычную парадигму рабочего времени и рабочего места по мере того, как трудовые коллективы становятся все более мобильными и разбросанными по всему земному шару.

Такой подход характерен для организаций любого размера, а не только для международных корпораций. К примеру, детский госпиталь Great Ormond Street в Лондоне использует совместную работу в видеосреде для разработки контента, то есть для записи операций, рентгеновских снимков и презентаций и предоставления доступа к этим записям в любом месте в любое время на любом устройстве. В результате врачи легче и быстрее получают информацию о пациентах и новейших достижениях медицины, а также могут обучаться буквально на ходу.

            В такой обстановке очень важно поддерживать платформу совместной работы на самом передовом уровне и добиваться того, чтобы эта платформа была способна  внедрять новые функции и возможности и в дальнейшем. Внедрение ИТ-систем должно подчиняться единому плану и единой стратегии, чтобы в компании строилась опорная инфраструктура для поддержки быстро развивающегося набора приложений и оптимизации взаимодействия между разными медийными каналами, из которых состоит современная среда совместной работы. Платформа совместной работы должна иметь открытую совместимую архитектуру и поддерживать широкий спектр решений, которые удовлетворяли бы требования бизнеса, учитывали деловые приоритеты компании и позволяли ей разворачивать системы совместной работы с нужной скоростью.

            Открытые архитектуры и платформы, совместимые с решениями разных вендоров, обеспечивают заказчику максимальную гибкость будущего развития. Помимо всего прочего, открытость считается важнейшей характеристикой любой современной системы совместной работы. Открытые стандарты позволяют организации легче и быстрее адаптироваться к новым трансформационным тенденциям, продлевать жизненный цикл инструментов совместной работы и защищать инвестиции. Это все можно подкрепить гибкими моделями потребления, которые позволяют устанавливать решения в виде сочетания  услуг, предоставляемых на месте или с помощью облачных технологий и способных масштабироваться по мере надобности.

            Открытые архитектуры дают заказчику огромные преимущества. Они устраняют барьеры, мешающие организации внедрять совместную работу в межкорпоративной и внутрикорпоративной среде, где используются разные форматы контента, разные инструменты и устройства. Кроме того, открытость делает архитектуру более гибкой и ускоряет реакцию на меняющиеся требования. К примеру, компания Tesco недавно установила интегрированную систему совместной работы, чтобы поддержать быстрый рост своего бизнеса и внедрить свою  операционную модель в международном масштабе. Ожидается, что это  окажет большое влияние на бизнес Tesco: ускорит выход на рынок, повысит производительность труда в глобальном масштабе, уменьшит количество ошибок, сократит дублирование усилий и снизит расходы.

            А вот установка монолитных проприетарных технологий совместной работы смысла не имеет. Ведь главная цель совместной работы состоит в обеспечении связи между огромным разнообразием технологий и заинтересованными лицами. Будущее совместной работы зависит от платформ, способных передавать любые данные на любое устройство с любым программным обеспечением, а для этого необходимы открытые стандарты и протоколы. Проприетарные же решения медленно и с трудом адаптируются к меняющимся бизнес-моделям и новым прорывным технологиям.

            Современная совместная работа не знает пределов. Она ломает границы между форматами контента, индивидуальными инструментами и устройствами, а также между компаниями и сотрудниками, находящимися в разных странах. По сути, открытая совместная работа –это не просто технология, а корпоративная культура. Сама природа совместной работы укрепляет личные отношения между коллегами, партнерами и заказчиками. Компании должны помогать своим сотрудникам работать более открыто, предоставляя им необходимые инструменты. К примеру, D+M Group использует TelePresence для совершенствования связи и взаимопонимания со своими сотрудниками в Японии, поскольку языковые различия и большая разница в часовых поясах создавали определенные проблемы. Применение единого набора коммуникационных средств по всему земному шару облегчает взаимодействие сотрудников D+MGroupсо своими коллегами и партнерами. Более того, простота совместной работы помогла компании реорганизоваться и оптимизировать работу сотрудников в разных подразделениях.

Метки: Cisco, совместная работа, рабочее пространство, мобильность, TelePresence, производительность труда.

© Cisco, 2013
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2013