Инвестиционный холдинг переходит на электронный документооборот

Группа Компаний «Вашъ Финансовый Попечитель» на сегодняшний день является многопрофильным инвестиционным холдингом, работающим в области девелопмента, промышленного и гражданского строительства, агробизнеса. Группа объединяет более 30 предприятий разных сфер бизнеса, на которых работает свыше 6000 человек. Стержневая компания Группы - инвестиционная компания ОАО "Вашъ Финансовый Попечитель". Для упрощения контроля и систематизации информации было принято решение автоматизировать процессы документооборота управляющей организации и финансово-юридических департаментов в удаленных подразделениях и компаниях.

Выбор подходящей системы осуществлялся на протяжении пяти месяцев. Многие решения не подходили либо из-за своей функциональной «перегруженности», либо обладали недостаточным количеством функциональных возможностей. Помимо стандартных требований для внедрения подобных систем - удобный и понятный интерфейс, высокая скорость работы, легкость масштабирования,  отмечались и специфичные:

-          возможность настройки внешнего  вида системы «под заказчика»  и  предоставление необходимых для компании справочников;

-          автоматизация работы бэк-офиса  по учету и хранению договоров  с ценными бумагами;

-          автоматизация корпоративных бизнес-процессов.

По итогам тестирования была выбрана система управления документами и задачами ТЕЗИС, которая, по мнению руководства компании отвечает поставленным требованиям.

Процесс доработки системы под требования заказчика и внедрения завершился в рамках установленных сроков и уже с апреля 2013 года сотрудники начали использовать ТЕЗИС в повседневной работе. На сегодняшний день в системе работают большинство сотрудников в  управляющей компании и руководители департаментов в удаленных подразделениях и компаниях холдинга.

Проект внедрения системы ТЕЗИС включил в себя автоматизацию стандартных процессов электронного документооборота (согласование документов и договоров, постановка и контроль выполнения задач), автоматизацию работы бэк-офиса с документами по сделкам с ценными бумагами, автоматизацию корпоративных бизнес-процессов и ряд индивидуальных доработок, созданных специально под потребности ОАО "Вашъ Финансовый Попечитель".

«Мы в первую очередь искали систему, которая легко масштабируется и может дорабатываться под наши конкретные задачи. Возможности системы ТЕЗИС позволили реализовать потребность компании в автоматизации корпоративных процессов. Это очень важно, т.к. в большинстве своем подобные системы предлагают функциональность, ограниченную набором строго определенных модулей, без возможности их доработки. Кроме того, вопрос стоимости внедрения системы электронного документооборота очень важен. В сочетании цена-качество из всех рассматриваемых вариантов нас устроила именно система ТЕЗИС», - комментирует Сергей Тузов, начальник Информационно-технического управления ОАО «Вашъ Финансовый Попечитель».

«В  результате внедрения системы ТЕЗИС, количество потерянных документов и информации на различных стадиях корпоративных процессов свелось практически к нулю. Сейчас информация своевременно и в полном объеме поступает всем заинтересованным лицам, что позволило исключить возможные ошибки при принятии управленческих решений. А благодаря появлению единого хранилища корпоративной информации и гибкой настройки доступа к ней, удалось оптимизировать работу всех подразделений управляющей компании. Теперь сотрудник, с учетом предоставленных ему прав, может сам посмотреть в системе необходимые данные и документы, а не тратить время на запросы в другие департаменты. Автоматическое заполнение справочников из завершенных бизнес-процессов гарантирует актуальность и достоверность такой информации и исключает вероятность ошибки при внесении данных», - рассказала Светлана Баранова, заместитель генерального директора по корпоративному управлению ОАО «Вашъ Финансовый Попечитель».

В дальнейших планах компании-заказчика - масштабирование системы, включая автоматизацию работы территориально удаленных подразделений и увеличение количества пользователей. 

© HAULMONT (Хоулмонт), 2013
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2013