В компании «Балтика» реализуется проект по организации на базе ERP Монолит электронного архива бухгалтерских и финансовых документов — один из этапов создания интегрированной системы электронного документооборота.
Поставщиком решения стал давний бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы «Балтики» — компания «Монолит-Инфо». Первый этап проекта электронного архива документов завершён в начале 2012 года.

Цели проекта

В конце 2010 года перед компанией «Балтика» встала задача по построению электронного архива бухгалтерских и финансовых документов, направленная на достижение ряда стратегических целей управления бизнес-процессами и организации бухгалтерского учета:

• Повышение скорости документооборота, как в части первичного ввода документов в систему, так и в части скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках.
• Оптимизация структуры бухгалтерии за счет того, что при электронном хранении документов нет необходимости территориально увязывать функции приема, ввода и хранения первичного документа.

К этому времени компания Монолит-Инфо уже включила в состав функциональности своих ИТ-решений все основные компоненты ECM (СЭД), благодаря чему данный проект уже имел под собой базу в виде средств хранения электронных документов в рамках ERP Монолит.

К началу проекта Компанией «Балтика» было принято решение о реализации в рамках ERP Монолит задач электронного документооборота в части процессов, уже находящихся под управлением ERP Монолит.

Ход проекта

Учитывая значительные масштабы проекта (более 2 миллионов документов в год и свыше 500 пользователей), а также требования по использованию в существующей техники (сканеров) и каналов связи, было решено разделить реализацию проекта на следующие этапы:

• Подготовка технического проекта, занявшая 4 месяца.
• Пилотный проект для определения требований к реализации и разработка необходимой функциональности системы. Пилотный проект потребовался для того, чтобы уложиться в определенные заказчиком параметры (качество сканирования, возможности оптимизации сетевого трафика между удаленными подразделениями, использование внешних приложений для разбора штрих-кодов и пр.). Данный этап занял 5 месяцев.
• Первая очередь системы, включающая документы, связанные с реализацией, движением готовой продукции и основных средств — реализована и сдана в эксплуатацию в первом полугодии 2012 года.
• Вторая очередь системы, включающая документы, относящиеся к закупкам (ТМЦ, услуги, транспорт и пр.) — находится в стадии реализации, запуск в эксплуатацию запланирован до конца 2012 года.

Задачи, решенные в ходе проекта

В ходе проекта были решены следующие задачи:

• Обследование существующего документооборота и его оптимизация — например, в части основных средств и отчетов дистрибьюторов по использованной продукции и рекламным материалам. Выполнено формальное описание документооборота в терминах первичных документов, способов их обработки, взаимосвязь с документной моделью ERP-системы.
• Загрузка документов от удаленных пользователей по выделенным каналам связи.
• Маркировка первичных документов штрих-кодами, позволяющими автоматически разделять полученные в результате поточного сканирования данные на отдельные пакеты, идентифицировать документы системы, к которым относятся пакеты, разделять пакеты на отдельные типы документов.
• Поточное сканирование документов с автоматическим разделением на пакеты и типы, автоматической привязкой к документам системы.
• Реализована и внедрена утилита сжатия изображений и повышения яркости цветных печатей и подписей.

Основные преимущества реализуемого решения

Реализуемое в рамках проекта решение — один из этапов создания системы электронного документооборота, тесно интегрированной с функционалом используемых на «Балтике» модулей ERP, CRM и HRM от Монолит-Инфо. К его преимуществам следует отнести:

• Возможность хранения электронных документов (ЭД) любых типов (с привязкой или к документу ERP-системы, или к элементу любого классификатора)
• Средства управления процессом согласования (утверждения) документов.
• Интегрированный интерфейс работы с документами, когда пользователю одновременно доступна информация о структурированном аспекте документа (титульные характеристики, сумма, строки и пр.), о процессе утверждения документа (история и комментарии рецензентов) и обо всей неструктурированной информации, относящейся к документу (документы MS Office, сканы, изображения и пр.)
• Поточное сканирование входящих документов позволяет оптимизировать структуру бухгалтерии,  давая возможность территориального разнесения функций приема, ввода и хранения первичного документа. Т.е. документ может быть получен и загружен в систему в филиале, а обработан бухгалтером в штаб-квартире. При этом [бумажный] оригинал документа может быть сначала размещен в архиве филиала, а затем перемещен на постоянное хранение в основной архив компании уже без увязки с ходом обработки этого документа в системе

Развитие проекта

В конце 2012 года начнется эксплуатация второй очереди системы, в рамках которой к системе будут подключены оставшиеся процессы и документы, а также будет внедрён ряд новых функций и вариантов загрузки и создания документов. Этап завершится интеграцией в электронный архив ряда используемых в компании «Балтика» специализированных систем.

В этот же период стартует проект по электронным счетам-фактурам, который станет первым этапом на пути выстраивания на базе ERP Монолит процесса электронного обмена документами с контрагентами.

Проект определил круг возможностей для дальнейшего развития в этом направлении, а именно: более эффективное использование корпоративной информационной системы «Балтики», ядром которой является «ERP Монолит», оптимизация существующих бизнес-процессов работы с входящими бухгалтерскими документами, автоматизация других функций, ведущих к построению  комплексной системы электронного документооборота, охватывающей максимальный круг финансовых документов и максимальное число ключевых бизнес-процессов.

Герман Эпштейн, директор по информационным технологиям ОАО «Пивоваренная компании «Балтика»: «Проект организации единого электронного архива финансовых документов с функциями поточного сканирования и штрих-кодирования позволяет компании «Балтика»  оптимизировать структуру и загрузку бухгалтерских служб, а также повысить скорость документооборота — как в части первичного ввода документов в систему, так и в части скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках. Успешная реализация первого этапа проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру «Балтики» в сфере ИТ – компании „Монолит-Инфо“».

Александр Плоткин, директор по развитию ЗАО «Монолит-Инфо»: «Решение, в котором неструктурированный контент подчиняется четко организованным моделям ERP, соответствует тенденциям в развитии наиболее информационных систем компаний с интенсивным документооборотом, когда становится неэффективным поддерживать для одних и тех же процессов крупную ERP-систему и крупную ECM-систему. Будучи ориентированы на решения для компаний национального масштаба, мы поддерживаем этот вектор развития и включили основные компоненты ECM (СЭД) в состав функциональности своих продуктов. В современной глобальной экономике только те компании, которые эффективно управляют всеми своими бизнес-процессами, могут стратегически запланировать и обеспечить реализацию стратегических, тактических и оперативные решений, необходимых для обеспечения целей бизнеса».