Известно, что количество документов в ведомственных архивах измеряется сотнями тысяч, а то и миллионами. Они занимают много места, требуют постоянного обслуживания, могут легко затеряться, и нужную информацию среди них отыскать невероятно сложно. Кроме того, бумажный носитель с течением времени попросту "стареет", и обычный переезд архивного документа с одной полки на другую способен нанести ему вреда больше, чем природные и техногенные катастрофы.

Решения корпорации "Электронный Архив" как раз и призваны, организовав централизованное хранилище высокой степени надёжности, обеспечить возможность мгновенного поиска необходимого документа и всех его версий. В электронном архиве документы могут храниться сколь угодно долго, тогда как ветхие и повреждённые документы, находящиеся в активной эксплуатации, довольно быстро приходят в негодность. Кроме того, система электронного архива позволяет решить очень важную для бумажного архива проблему целостности документации и защищает данные от несанкционированного доступа.

Тема электронных архивов как области IT достаточно обширна. В рамках семинара обсуждались наиболее актуальные направления:

• Концепция создания ведомственного электронного архива. Структура решения Электронный Архив – построение информационной системы, "залповое" наполнение электронного архива, обработка текущих поступлений документации и архивация данных
• Системы управления электронным и бумажным архивом. Построение электронного архива на примере программных комплексов САПЕРИОН и системы автоматизации архивной деятельности (СААД)
• Наполнение информационных систем. Создание электронных информационных ресурсов на основе бумажного архива.
• Передовые технологии оцифровки входящей документации. Современные технологии сканирования для министерств и ведомств
• Технологии высоконадежного и долговременного хранения информации. Технологии, оборудование, стандарты и примеры реализации

Все презентации сопровождались демонстрацией новейшего специализированного оборудования. Гости наглядно ознакомились с технологией ретроспективной конверсии, а после были приглашены на уже традиционные для подобных мероприятий дружеский фуршет и групповую фотосессию.

Семинар получился насыщенным и очень ёмким. Несмотря на сложность затронутых проблем, он оставил по себе впечатление гармоничного и целостного мероприятия – единодушная, высокая оценка аудитории служит тому объективным свидетельством. Тематика семинара – "Ведомственные электронные архивы" – позволила раскрыть актуальнейшие проблемы архивов. В этом мнении сошлись все представители служб, министерств и ведомств (всего – 24 организации), присутствовавшие в тот день в офисе Корпорации. Гости выразили надежду, что продукты и решения корпорации "Электронный Архив" поступят "на вооружение" органов государственного управления в самое ближайшее время.