"3 ЦНИИ Минобороны России" включает в себя 5 территориально-удаленных структурных подразделений, не выделенных на отдельный баланс, консолидированная отчетность формируется в центральной бухгалтерии. В виду особенностей статуса учреждения каналы передачи информации между подразделениями, кроме телефонной связи, отсутствуют.

Ранее для ведения учета в филиалах и центральной бухгалтерии использовались разные информационные системы. Учетные данные передавались в институт на бумажных носителях, где специалисты бухгалтерии дублировали хозяйственные операции структурных подразделений в своей бухгалтерской программе. При ручной обработке большого объема информации регулярно случались ошибки, влияющие на корректность учета. Руководство учреждения приняло решение о переводе института на новую информационную систему, которая позволила бы синхронизировать и упросить обмен данными с филиалами.

Кроме того, было необходимо автоматизировать проведение инвентаризации. Количество основных средств учреждения насчитывает более 15 тысяч наименований. Ручной пересчет объектов занимал много времени, зачастую возникали расхождения между учетными данными и фактическими остатками основных средств в институте. Новая система должна была упростить и ускорить работу инвентаризационной комиссии и сократить количество расхождений.

Для автоматизации центральной бухгалтерии института была выбрана система "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8". Партнером по внедрению стала компания "ЦИТ Чайка", имеющая статус Центра компетенции 1С по бюджетному учету.

Ключевые итоги проекта:

·        Организована оперативная синхронизация учетных данных от пяти территориально-удаленных структурных подразделений института. Данные структурных подразделений автоматически загружаются в центральную бухгалтерскую базу.

·        Оптимизирована структура бухгалтерской службы учреждения. Теперь каждый сотрудник центральной бухгалтерии является куратором по вопросам ведения учета материальных ценностей для закрепленного за ним территориально-удаленного структурного подразделения. Это помогло усилить контроль за своевременным получением необходимой отчетности и улучшить координацию деятельности отделений учета материальных средств и учета и отчетности обособленных структурных подразделений.

·        Интеграция системы с терминалами сбора данных помогла оптимизировать проведение инвентаризации. Теперь фактические данные автоматически загружаются в систему с мобильных терминалов. Это позволило существенно сократить время на инвентаризацию основных средств. Практически исключены такие ошибки, как задваивание остатков, пропуск каких-либо наименований и т.п. Расхождения между данными системы и фактическими остатками основных средств практически сведены к нулю.

Начальник финансово-экономической службы – главный бухгалтер "3 ЦНИИ Министерства обороны Российской Федерации" Сахаров Василий Алексеевич прокомментировал результаты проекта: "Главная цель автоматизации бухгалтерского учета достигнута в полной мере – была синхронизирована работа финансово-экономической службы института. Все проведенные работы в совокупности позволили сократить ошибки учета и снизить нагрузку на бухгалтерию учреждения. Кроме того созданная система позволяет выполнять, в установленные сроки, оперативные задания органов военного управления, в части представления финансовой и бухгалтерской информации".