Как эффективно управлять самым большим складом запчастей в Европе

Трансформеры

Вы наверняка видели желтые машины, похожие на трансформеров, с надписью «CAT». Они бывают разного размера, назначения и их можно увидеть как улице, так и рядом местами добычи золота и нефти. Несмотря на то, что они надежны, дружелюбны и многое умеют, это не все-таки не трансформеры, а техника компании Caterpillar – всемирно известного производителя горной, карьерной, строительной техники и машин для дорожного строительства.

Весь спектр этих машин марки Caterpillar на российском рынке представляет компания «Восточная Техника». Сегодня компания имеет крупнейший склад запчастей в Европе, более 300 сотрудников и 25 филиалов, расположенных на территории от Урала до Камчатки. Компания крупная, и клиенты у нее соответствующие: ГМК «Норильский Никель», золотодобывающая компания «Полюс», «АЛРОСА», «Мечел», «Кузбассразрезуголь», и многие другие.

Но путь к звездам, как известно, тернист, и к лидерству на рынке компания шла шаг за шагом. И «Восточной техникой», сменив название «Барлоуорлд Сибирь», компания стала всего 4 года назад. Очередным большим и важным шагом вперед для компании стало решение о внедрении ERP-системы.

Верным курсом…

Даррен Курц, финансовый менеджер компании «Восточная Техника»: «Развитие компании осложнялось невозможностью оперативно контролировать все процессы в компании и обрабатывать необходимую информацию. Судите сами: объемы бизнеса резко увеличиваются, расширяется филиальная сеть, постоянно вносятся коррективы и улучшения в концепцию работы с клиентами, усложняются каналы поставок. Данных становится все больше, решения нужны более оперативные, да и следить за работой удаленных подразделений необходимо постоянно. Существовавшее в компании ИТ-решение, перестало соответствовать нашим потребностям. И мы начали поиск новых возможностей».

«Восточная Техника» приступила к выбору новой системы и партнера по ее внедрению. Оптимальным для компании решением стала система Microsoft Dynamics AX. Партнер по внедрению был выбран в ходе тендера среди нескольких консалтинговых компаний. Реализацию проекта доверили компании Columbus IT – единственной международной компании среди партнеров Microsoft в России. Немаловажным было и наличие регионального филиала компании Columbus IT в Новосибирске.

Впервые в России

В качестве платформы для разработки системы была выбрана Microsoft Dynamics AX 4.0, которая вышла на российский рынок как раз к моменту реализации проекта. «Восточная техника» стала первой компанией, внедрившей новый продукт Microsoft в России.

Андрей Алексеик, руководитель проектов Columbus IT: «Мы начали работу с «Восточной техникой» в один из переломных моментов: компания переживала бурное развитие, активно расширяла свой бизнес, и используемое на тот момент ИТ-решение перестало соответствовать потребностям и растущим амбициям компании. Внедрение решения на базе Microsoft Dynamics AX позволило «Восточной Технике» сделать огромный качественный скачок вперед, который стал залогом дальнейшего динамичного развития компании».

Специалисты Columbus IT приступили к реализации проекта 4 июня 2006 г. Внедрение решено было проводить поэтапно, добавляя один за другим различные компоненты - управление логистикой и запчастями, управление финансами, управление сервисом, CRM-система.

Укрощение желтых машин

Даже не зная специфики создания ERP-систем, можно представить насколько это трудоемкий и длительный процесс, особенно, когда дело касается крупных компаний. В течение первых шести месяцев специалисты Columbus IT осуществляли анализ и дизайн решения. А первые компоненты системы - управление логистикой и запчастями - были запущены в эксплуатацию через год. Все модули, обеспечивающие автоматизацию этих процессов, начали работу одновременно.

Олег Арсеньев, менеджер по работе с клиентами Columbus IT: «Любая успешная компания – это единый организм, где все части функционируют исправно. Сложнее компаниям, чьи «органы» территориально разрознены, как, например, в «Восточной технике». Но, благодаря автоматизации бизнес-процессов, компания решила многие проблемы, связанные с удаленностью филиалов, и получила единый центр управления с общей базой данных».

Проект охватил все филиалы и все главные бизнес-процессы «Восточной техники». Одним из важнейших внедрений стала реализация комплексной схемы управления товарными запасами, которая включает в себя полномасштабное сводное планирование.

Скорая помощь

Заказчики техники Caterpillar нуждаются не только в машинах с надписью «CAT», но и в качественном оперативном сервисе. Самый крупный склад запчастей в Европе, принадлежащий «Восточной технике», для эффективной работы требует жесткого контроля и соблюдения строгой отчетности. Автоматизация складских процессов позволила отслеживать спрос на отдельные детали, жизненный цикл номенклатур, и, что самое важное, благодаря новой ИТ-системе ведется учет степени покрытия потребности в заказе текущими страховыми запасами.

Работа склада тесно связана с техническим обслуживанием клиентов «Восточной техники», и, в какой-то степени, от его оперативной работы зависит имидж компании. Но, еще важнее для репутации компании – оперативность доставки запчастей клиенту.

Для «Восточной техники» была разработана система управления поставками и связанная с ней схема резервирования продукции, находящейся в любом участке логистической цепочки компании. Также выполняются расчет и регистрация в системе таможенных затрат по импортным поставкам, расчет планируемых затрат на доставку и перемещение товара в зависимости от характеристик груза и способа поставки.

Две стороны одной медали

Даррен Курц, финансовый менеджер компании «Восточная Техника»: «Для любой компании внедрение ERP-системы – это, с одной стороны, возможность оптимизации бизнес-процессов, в результате чего повышается операционная прибыль компании. А с другой стороны, ИТ-нововведения помогают выйти компании на новый уровень взаимодействия с клиентами, партнерами и поставщиками, что положительно сказывается на репутации. Поэтому для нас решение, внедренное Columbus IT, не просто автоматизация. Скорее, это поезд-экспресс для бизнеса, который мы намереваемся направить на успех и использовать как можно эффективнее».

Преимущества внедрения ERР-системы оценил не только топ-менеджмент, но и рядовые сотрудники «Восточной техники». Автоматизация бизнес-процессов привнесла в их работу массу положительных моментов. В рамках проекта осуществлена интеграция с внешней системой для автоматического размещения заказов на запчасти и получения информации о сформированных в Caterpillar грузах. Это позволило уменьшить ручной ввод и ускорить процесс размещения заказов, получать точную и оперативную информацию о составе грузов, автоматизировать процесс дальнейшей обработки данных грузов.

«Сегодня специалист нашей компании может легко узнать, сколько запчастей имеется на складе, какие запчасти заказаны, а какие находятся в пути, кто заказывал эти запчасти, и для какого клиента и т.п., – отмечает Валерия Погарская, заместитель технического директора по запасным частям. – Это позволяет нам уверенно двигаться в сторону реализации любых потребностей наших клиентов. Уверена, что благодаря продукту Microsoft Dynamics AX и помощи консультантов Columbus IT, мы всегда будем располагать самой точной и актуальной информацией о нашем бизнесе, а на складе у нас всегда будет то, что хотят наши клиенты».

© Columbus IT Partner, 2008
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2008