Электронный документооборот администрации Казани обеспечивает БОСС-Референт
Исполнительный комитет муниципального образования (Исполком) города Казани является органом муниципального управления и осуществляет деятельность в пределах своих полномочий. Работа с документацией является ключевым процессом в деятельности Исполкома. Только в центральном аппарате Исполнительного комитета ежегодный поток документов составляет более 150 тыс.
Начиная с конца 90-х годов в администрации города использовалась заказная разработка на базе FOXPRO, обеспечивавшая необходимый функционал для регистрации документов и контроля исполнительской дисциплины. Однако возможности решения не позволяли реализовать полноценный электронный документооборот. Система не предусматривала хранение и использование сканированных образов документов, не предоставляла информации о статусе исполнения назначенных поручений, а главное – уже не справлялась с возросшим объемом обрабатываемых и хранимых данных. Кроме того, используемая платформа не позволяла создать единое информационное пространство с территориально удаленными подразделениями администрации города.
Летом 2004 года администрацией города Казани было принято решение о необходимости перехода на новую технологию сбора и обработки документации. Система БОСС-Референт – разработка компании «Аплана» (группа компаний АйТи) на базе IBM Lotus Domino/Notes – была выбрана заказчиком как наиболее соответствующее потребностям администрации города по функционалу решение.
Проект стартовал в начале 2005 года и выполнялся силами специалистов АйТи и компании «Интерфейс» – партнера группы компаний АйТи в регионе. В рамках первого этапа проекта, осуществлявшегося в течение 2005 года, СЭД была развернута в центральном аппарате администрации Казани, в том числе в его подразделениях, территориально распределенных по всему городу. При этом в нее были перенесены из старой системы все использовавшиеся документы – всего более 1 млн.
В 2006 году к системе были подключены 7 районных администраций Исполкома. Общее количество рабочих мест системы БОСС-Референт составило 395.
Созданное решение практически полностью автоматизирует ключевые процессы Исполнительного комитета:
• регистрацию всех видов входящей и исходящей документации, в том числе обращений граждан в базе данных (БД) «Канцелярия»
• обработку заявлений и обращений граждан, а также контроль исполнения принятых по ним решений (БД «Обращения граждан»)
• назначение поручений и ответственных исполнителей и соисполнителей (БД «Поручения»), а также контроль статуса исполнения назначенных заданий
• хранение электронных версий документов в базе данных «Документы»
• согласование находящихся на исполнении документов с помощью модуля «Согласование»
В рамках проекта реализован ряд доработок в системе БОСС-Референт в соответствии с потребностями и спецификой работы заказчика. В частности, осуществлена доработка модуля «Обращения граждан». Реализована возможность генерации комплекса отчетов, содержащих информацию по исполнительской дисциплине организации; документам, находящимся на подписи и уже подписанным Руководителем Исполкома; обращениям, выполненным с нарушением срока; заданиям, находящимся в работе, и т.д. На основе анализа исполнительской дисциплины в Исполкоме реализован принцип стимулирования исполнительской деятельности специалистов.
Также в рамках проекта осуществлена интеграция БОСС-Референта с установленной ранее автоматизированной системой управления персоналом БОСС-Кадровик компании «БОСС. Кадровые системы» (группа компаний АйТи). Это позволило реализовать работу с персональными данными сотрудников Исполнительного комитета (результаты кадрового аудита, фото и т.п.), хранимыми в базе данных БОСС-Кадровик, через СЭД.
Для повышения удобства доступа к системе руководящих лиц Исполкома реализованы электронные «кабинеты руководителей», имеющие специальный интерфейс. Также осуществлена интеграция системы на уровне «кабинетов руководителей» с электронным мобильным офисом Кабинета министров Республики Татарстан.
В 2007 году планируется развитие СЭД в Исполкоме муниципального образования города Казани и создание в системе 150 новых рабочих мест. В части повышения мобильности будет обеспечена синхронизация с системой электронного документооборота КПК и смартфонов. Запланированы работы по интеграции СЭД с интернет-порталом муниципального образования города Казани. Таким образом, в БД «Обращения граждан» будут поступать письма жителей города, отправленные через специальные формы на портале. Также для расширения возможностей системы, в том числе модуля «Согласование», планируется внедрение электронной цифровой подписи.
Начиная с конца 90-х годов в администрации города использовалась заказная разработка на базе FOXPRO, обеспечивавшая необходимый функционал для регистрации документов и контроля исполнительской дисциплины. Однако возможности решения не позволяли реализовать полноценный электронный документооборот. Система не предусматривала хранение и использование сканированных образов документов, не предоставляла информации о статусе исполнения назначенных поручений, а главное – уже не справлялась с возросшим объемом обрабатываемых и хранимых данных. Кроме того, используемая платформа не позволяла создать единое информационное пространство с территориально удаленными подразделениями администрации города.
Летом 2004 года администрацией города Казани было принято решение о необходимости перехода на новую технологию сбора и обработки документации. Система БОСС-Референт – разработка компании «Аплана» (группа компаний АйТи) на базе IBM Lotus Domino/Notes – была выбрана заказчиком как наиболее соответствующее потребностям администрации города по функционалу решение.
Проект стартовал в начале 2005 года и выполнялся силами специалистов АйТи и компании «Интерфейс» – партнера группы компаний АйТи в регионе. В рамках первого этапа проекта, осуществлявшегося в течение 2005 года, СЭД была развернута в центральном аппарате администрации Казани, в том числе в его подразделениях, территориально распределенных по всему городу. При этом в нее были перенесены из старой системы все использовавшиеся документы – всего более 1 млн.
В 2006 году к системе были подключены 7 районных администраций Исполкома. Общее количество рабочих мест системы БОСС-Референт составило 395.
Созданное решение практически полностью автоматизирует ключевые процессы Исполнительного комитета:
• регистрацию всех видов входящей и исходящей документации, в том числе обращений граждан в базе данных (БД) «Канцелярия»
• обработку заявлений и обращений граждан, а также контроль исполнения принятых по ним решений (БД «Обращения граждан»)
• назначение поручений и ответственных исполнителей и соисполнителей (БД «Поручения»), а также контроль статуса исполнения назначенных заданий
• хранение электронных версий документов в базе данных «Документы»
• согласование находящихся на исполнении документов с помощью модуля «Согласование»
В рамках проекта реализован ряд доработок в системе БОСС-Референт в соответствии с потребностями и спецификой работы заказчика. В частности, осуществлена доработка модуля «Обращения граждан». Реализована возможность генерации комплекса отчетов, содержащих информацию по исполнительской дисциплине организации; документам, находящимся на подписи и уже подписанным Руководителем Исполкома; обращениям, выполненным с нарушением срока; заданиям, находящимся в работе, и т.д. На основе анализа исполнительской дисциплины в Исполкоме реализован принцип стимулирования исполнительской деятельности специалистов.
Также в рамках проекта осуществлена интеграция БОСС-Референта с установленной ранее автоматизированной системой управления персоналом БОСС-Кадровик компании «БОСС. Кадровые системы» (группа компаний АйТи). Это позволило реализовать работу с персональными данными сотрудников Исполнительного комитета (результаты кадрового аудита, фото и т.п.), хранимыми в базе данных БОСС-Кадровик, через СЭД.
Для повышения удобства доступа к системе руководящих лиц Исполкома реализованы электронные «кабинеты руководителей», имеющие специальный интерфейс. Также осуществлена интеграция системы на уровне «кабинетов руководителей» с электронным мобильным офисом Кабинета министров Республики Татарстан.
В 2007 году планируется развитие СЭД в Исполкоме муниципального образования города Казани и создание в системе 150 новых рабочих мест. В части повышения мобильности будет обеспечена синхронизация с системой электронного документооборота КПК и смартфонов. Запланированы работы по интеграции СЭД с интернет-порталом муниципального образования города Казани. Таким образом, в БД «Обращения граждан» будут поступать письма жителей города, отправленные через специальные формы на портале. Также для расширения возможностей системы, в том числе модуля «Согласование», планируется внедрение электронной цифровой подписи.
© АйТи, 2007
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2007
