Как «Восточная Техника» поддерживает высокие темпы роста бизнеса с помощью Microsoft Dynamics AX

«Восточная Техника» представляет в России продукцию Caterpillar, всемирно известного производителя горной, карьерной, строительной техники и машин для дорожного строительства. Компания является самым крупным дистрибутором Caterpillar в мире, обслуживает клиентов в 29 филиалах на территории Сибири и северной части Дальнего Востока. Дилер также оказывает комплексные услуги по аренде, техническому обслуживанию и ремонту техники.  Роман Давыдов, ИТ-менеджер компании «Восточная Техника», рассказал о том, как решения на базе Microsoft Dynamics AX поддерживают эффективную работу дистрибуторской компании.

- Роман, расскажите, как давно вы используете платформу Microsoft Dynamics AX?

В «Восточной Технике» реализовано одно из самых полных внедрений Microsoft Dynamics AX в России. Мы более 8 лет работаем на базе Microsoft Dynamics AX и очень довольны работой этого ERP-решения. Ключевые области деятельности компании так или иначе поддерживаются системой: продажи машин, запчастей, сервисы, планирование запасов, финансовый учет по российским и международным стандартам, налоговый учет и т.д.

- Как эти технологии помогают развивать бизнес «Восточной техники»?

В Microsoft Dynamics AX мы ведём анализ продаж по технике и запчастям, анализируем и отслеживаем выполнение коммерческих соглашений, можем рассчитать стоимость и сроки доставки продукции от поставщика к клиентам. Компания получила значительные преимущества за счёт использования инструментов планирования, доступных в ERP-системе. Мы можем спрогнозировать спрос на продажи новой техники и запчастей, спланировать закупки у поставщиков в соответствии с потребностями клиентов, можем управлять перемещениями и перераспределением запасов по всем офисам «Восточной Техники», если структура спроса изменится. Вручную выполнять эти операции невозможно: общее количество товарных наименований превышает 1 млн. единиц, из них активный ассортимент – 100 тыс. единиц.

Пару лет назад «Восточная Техника» начала развивать направление по аренде новой и б/у техники Caterpillar. Все данные по объектам аренды и сервисного обслуживания хранятся в единой базе в ERP-системе. В случае обращения клиента, сотрудники дистрибутора быстро предоставляют ему необходимые данные о продукции (текущее состояние и местонахождение машин, история аренды, данные технических осмотров и т.п.), могут рассчитать сроки и стоимость аренды выбранной клиентом техники, в том числе можем рассчитать стоимость техники на условиях последующего выкупа. Решение также позволяет учитывать время простоев техники, готовить документацию для взаиморасчетов с клиентами, формировать отчетность по всем объектам арендного парка, предложениям по аренде, фактическим продажам, затратах и выручке компании.

Одно из решений Columbus на базе Microsoft Dynamics AX помогает составлять графики планового технического обслуживания и ремонта техники согласно принятым нормам и с учётом фактически отработанных машиной часов. В ERP-системе учитывается количество часов, которые наши сервисные службы потратят на выполнение плановых работ, рассчитываются все расходы на обслуживание каждого объекта техники, ведётся необходимая документация, оформляются заявки на закупку запчастей и комплектующих.

Благодаря Microsoft Dynamics AX, «Восточная Техника» также получила прозрачную систему финансового учёта и отчётности по всем договорам, счетам, проведенным оплатам. Система поддерживает мультивалютный учет – в рублях (для РСБУ) и долларах (для МСФО). Для учета курсовых разниц используется специальный режим сопоставления накладных и счетов-фактур.

Мы также активно используем возможности CRM-модуля Microsoft Dynamics AX. «Восточная Техника» ежемесячно опрашивает своих клиентов, регистрирует все собранные данные в системе: мы оцениваем, насколько они удовлетворены качеством приобретенной техники и оборудования, узнаём, какие продукты и услуги им дополнительно необходимы и оперативно работаем со всеми поступившими обращениями. В свою очередь, техническая служба компании учитывает потенциальные заказы на сервисное обслуживание и закупку запасных частей. Таким образом, с помощью этого модуля мы оцениваем качество своей работы и повышаем удовлетворенность заказчиков.

- Какие преимущества от использования Microsoft Dynamics AX вы считаете самым значимыми для компании?

В каждом направлении бизнеса есть свои уникальные преимущества. В целом можно говорит о повышении оперативности каждого подразделения. Все операции – продажи, закупки, поступления и списания денежных средств – учитываются на всей территории работы компании от Москвы до Магадана в режиме реального времени. Полнота и достоверность информации в системе позволяет нам принимать эффективные управленческие решения. К примеру, каждый день формируется отчёт, который позволяет нам сравнить плановые и фактические продажи по всей территории России.

В плане сервисного обслуживания Microsoft Dynamics AX позволила вести учёт рабочего времени механиков. Система отслеживает отработанное каждым сотрудником время, что способствует повышению трудовой дисциплины и продуктивности персонала в целом. Мы можем спланировать загрузку сервисного центра на этапе оформления заказа и назвать клиенту точные сроки решения его задач. 

Учёт техники и оборудования, сдаваемого в аренду, как было указано выше, мы полностью осуществляем в Microsoft Dynamics AX. Мы составляем в системе коммерческие предложения, планируем график загрузки арендной техники, учитываем в ERP все необходимые финансовые операции.

Переход на версию Microsoft Dynamics AХ 2009 оказался очень своевременным: мы поддержали высокие темпы роста нашего бизнеса, упростили работу ключевых направлений (продажи и аренда новой и б/у техники, сервисное обслуживание), обеспечили все требования в части производительности и масштабируемости решения. С Microsoft Dynamics AХ мы полностью уверены в хороших перспективах развития компании.

Успех наших проектов на базе Microsoft Dynamics AX обусловлен комбинацией нескольких факторов. В первую очередь, это, конечно же, наша высококвалифицированная команда, которая способна решить любую задачу по развитию бизнеса и адаптировать систему к изменяющимся процессам. Во-вторых, это сама система, которая поддерживает все требования российского законодательства, в первую очередь, в плане бухгалтерского учёта. Благодаря этому мы беспрепятственно работаем на всей территории России. Третий фактор – партнёр по внедрению и развитию системы. Более квалифицированную команду, чем Columbus, найти довольно сложно. Эти специалисты хорошо разбираются во всех тонкостях работы системы, точно знают, как реализовать тот или иной процесс.

Четвёртый, решающий фактор, который позволяет нам быть успешными – открытая позиция руководства «Восточной Техники» по отношению к новым технологиям, ИТ-проектам. Менеджмент компании полностью иностранный, руководство выступает единым фронтом, активно поддерживает все начинания и идеи по развитию информационных систем. Требования различных подразделений – отдела продаж, финансовой службы, сервисных подразделений и т.п. - оперативно согласуются и не противоречат друг другу.

- Если вернуться к началу проекта внедрения, что вы сделали бы по-другому?

Более пессимистично подходите к оценке сроков проекта. Чтобы завершить внедрение системы или отдельного модуля, недостаточно просто разработать решение, нужно провести определенные изменения в компании.Когда вы запускаете новое решение, вы рассчитываете улучшить, а иногда – частично перестроить текущие бизнес-процессы. Да и сама система также накладывает определенные требования к бизнесу. Как правило, многие процессы не до конца формализованы, и внесение изменений в деятельность компании занимает гораздо больше времени, чем разработка и внедрение новой системы. Особое внимание нужно уделять этапу тестирования и желательно увеличить его продолжительность. В этот момент команда проекта существенно увеличивается за счет ключевых пользователей и конечных пользователей системы. Более продолжительное тестирование обеспечит плавный, менее стрессовый переход компании на новую систему и существенно сократит количество ошибок, с которыми обычно приходится бороться в первые месяцы после запуска.

- Как максимально продлить жизненный цикл решения Microsoft Dynamics AX? Что ваша компания делает для этого?

Мы постоянно отслеживаем, что нового появляется в системе, как мы можем использовать эту функциональность, как быстро можем перейти на данную версию, оцениваем, стоит ли переходить или нет. В компании также налажен процесс управления изменениями в системе. Любой пользователь совместно с ключевым пользователем (отвечает за реализацию бизнес процессов того или иного участка работы компании в системе) может сформировать заявку на изменение бизнес-процесса или его поддержку в системе. ИТ-отдел в обязательном порядке рассматривает и реализует эти заявки, чтобы информационная система соответствовала текущим требованиям бизнеса.

В прошлом мы реализовывали крупные проекты, сейчас в основном это мелкие задачи по поддержке и развитию, но мы регулярно отслеживаем наши потребности в плане автоматизации. Один из недавних проектов, к примеру, касался планирования ремонтов машин в сервисном центре. Сервисное обслуживание – довольно сложный процесс. С помощью решения на базе Microsoft Dynamics AХ мы можем соблюдать нормы выполнения каждой операции и минимизировать общее время ремонтных работ в целом, оптимально спланировать загрузку всех мощностей и ресурсов, чтобы персонал и оборудование были загружены равномерно. В данный момент мы рассматриваем возможность перехода на новую версию системы Microsoft Dynamics AX 2012.

- Дайте совет тем, кто только начинает внедрять Microsoft Dynamics AX.

Мой совет не относится только к внедрению Microsoft Dynamics AX, он справедлив в отношении запуска любой корпоративной информационной системы.На этапе планирования проекта внедрения любой ERP вам нужно подумать о том, с помощью каких отчётов вы будете контролировать свой бизнес. Определить какие данные должны отражаться в отчётности, в какой форме они должны быть представлены. Затем нужно разработать детализированные шаблоны и полностью продумать содержание всех этих корпоративных отчётов.

- Какие еще технологии и приложения применяете наряду с Microsoft Dynamics AX?

Наш последний проект по бюджетированию на базе продуктов IBM Cognos TM1 и IBM Cognos BI был ориентирован на финансовую деятельность компании: подготовку бизнес-планов, подготовку различных бюджетов, ведение финансовой отчетности, план-фактный анализ.

Очередной цикл бизнес-планирования мы закончили в ноябре 2014 года, в это же время начал резко расти курс доллара. Мы являемся частью зарубежного холдинга, ведём учет и планирование основных бюджетов в долларах, в тоже время некоторые статьи фиксированы в рублях. Наличие решений IBM Cognos, также внедренных совместно с командой Columbus, позволило нам перепланировать бюджет с учетом прогнозного курса рубля в течение нескольких минут и подготовить несколько версий бюджетов. Если бы мы использовали Excel, нам пришлось собирать новый бюджет по всем подразделениям несколько дней. 

Мы планируем разработать несколько KPI-отчетов и dashboard, чтобы визуализировать показатели копании в целом. Исходные данные регистрируются в Microsoft Dynamics AX и IBM Cognos TM1, их дальнейшая обработка и трансформация в отчеты будет осуществляться в IBM Cognos BI.

Компания «Восточная Техника» является частью холдинга Barloworld, который также включает подразделения по логистике. Они разработали систему класса WMS, которая, на мой взгляд, является одним из самых эффективных решений для управления складским комплексом. Недавно мы завершили проект автоматизации нашего распределительного центра на базе этой системы.

- Используете ли вы преимущества мобильных технологий в работе компании?

Мы планируем использовать мобильные решения для регистрации рабочего времени механиков и поддержки CRM-задач. К сожалению, ситуация такова, что на большей части территории, где работает «Восточная Техника», скорость мобильного интернета остаётся крайне низкой. Однако российский рынок ИТ и телекоммуникаций динамично развивается, и мы надеемся, что и Дальний Восток и северные регионы вскоре будут полностью обеспечены качественными каналами связи.

В ближайшее время мы планируем реализовать проект, который позволит автоматически собирать информацию о техническом состоянии машин и по 3G или спутниковым каналам передавать их в ERP-систему. На основе этих данных мы сможем составлять рекомендации по техническому обслуживанию и ремонту, например, по планово-предупредительным или аварийным ремонтам.

- Какие тренды вы считаете самыми значимыми: в области ИТ, в вашей отрасли?

Самый значимый тренд сегодняшнего дня - это, безусловно, облачные технологии. Это перспективное направление набирает обороты и в нашей стране, и в мире. К сожалению, реалии российского законодательства сейчас таковы, что мы не можем в полной мере использовать возможности облачных решений. Я не знаю ни одной крупной компании, которая может себе позволить перевести все корпоративные системы в «облака». У нас это невозможно, но применение гибридных решений в ближайшей перспективе, на мой взгляд, будет востребовано.

Рынок по продаже и обслуживанию промышленной техники достаточно консервативен. Однако внедрение новых технологий останется трендом на ближайшее будущее. В нашем случае востребованы интернет-магазины, порталы, где клиенты смогут познакомиться с информацией о машинах и оборудовании. Нужны технологии, которые позволят и нам, и клиентам проверить состоянии парка машин, предложить для заказчиков персональные условия работы, помогут клиентам выгодно и своевременно покупать запчасти, оформлять различные сервисные услуги.

Второй тренд в нашем бизнесе – сокращение сроков поставки. С помощью ИТ-технологий мы можем обеспечить более грамотное планирование запасов, гибкое распределение продукции по всей территории обслуживания компании, качественное прогнозирование спроса на товары и услуги.

К примеру, использование Microsoft Dynamics AX позволило нам в несколько раз сократить сроки поставки запчастей в отдельных регионах: раньше срок поставки составлял несколько недель, теперь это несколько дней. Электронная обработка заказов, оперативная передача данных, дальнейшая автоматическая обработка заказа и его автоматическое сравнение с запасами на складах, автоматическая отправка заказов поставщикам, автоматический выбор поставщика – все это способствует сокращению сроков поставки продукции, реализуемой компанией «Восточная Техника».

© Columbus IT Partner, 2015
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2015