Процессы с точки зрения документов (ГОСТ Р 55681)

Организация – это живой организм, в котором постоянно происходят какие-то процессы, недаром и корень у этих слов общий. В живом организме постоянно идут химические процессы, расщепляются одни и синтезируются другие молекулы; в организации идут бизнес-процессы, в ходе которых перерабатывается входящая информация и создаются новые документы. Если бизнес-процессы прекратились, значит организация умерла.

Процессы и документы тесно взаимосвязаны, поэтому любой односторонний подход к описанию деятельности организации, от процессов или от документов – невозможен.

С практической стороны удобнее начинать автоматизацию документооборота с решения задачи по управлению документами, мы писали об этом в одном из недавних постов. Точно также и химики сначала изучали свойства отдельных белков и аминокислот, а к разгадке тайны жизни вместе с биологами они еще только подбираются – потому что понять процессы в их динамике и взаимном влиянии это более сложная задача.

Стандарт нам в помощь

Рабочие (или бизнес-) процессы тоже не так-то просто поддаются описанию, потому что часто не формализованы и не документированы, имеют свойство отклоняться от обычного пути (как мутации в живой природе), изменяются во времени, зависят от условий внешней среды, корпоративной культуры и личности руководителя. Тем не менее, характеризуются повторяемостью, устойчивостью и нацеленностью на результат, т. е. обладают стабильностью, – что и дает основания для построения моделей.

Чтобы не изобретать велосипед – не придумывать собственную методологию, ISO свела лучшие практики в этой области в Технический отчет (ISO/TR – Technical Report), который задает фреймворк для описания рабочих процессов.

Сей полезный документ был переведен на русский язык компанией «ЭОС» в рамках деятельности подкомитета ПК6 и принят в качестве государственного стандарта ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами. 

Подкокмитет «Жизненный цикл электронного документооборота» был создан в 2008 году приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии. Председателем ПК6 является Владимир Эдуардович Баласанян. 

Стандартизация вообще – слишком обширное поле, чтобы одно федеральное ведомство могло решать все задачи только силами своих специалистов и даже не может все их финансировать из бюджета, поэтому разработка стандартов ведется при активном участии профессионалов, тех, кому эти стандарты нужны в практической работе. Компания «ЭОС» в области своей компетенции, в электронном документообороте, полагаясь на собственные ресурсы, ведет планомерную деятельность по разработке отечественных и переводу международных стандартов в области управления документами и процессами.

ГОСТ Р ИСО 15489 — в жизнь!

Напомним, что у нас есть хороший высокоуровневый стандарт ГОСТ-15489, содержащий общие требования по управлению документами, но его практическое применение затруднено тем, что он описывает концепции и политики, не слишком вдаваясь в детали. Суть ГОСТ-55681 в практическом применении теоретических положений, изложенных в ГОСТ-15489. Будучи технологически-нейтральным, он пригоден для использования в любой среде.

Пожалуй, это лучше и надежнее, чем полагаться на фирменные методологии вендоров, которые часто бывают привязаны к их собственному ПО.

Контекст решает все

Бизнес-процессы выполняются не в вакууме, а конкретном нормативно-правовом (регулирующей среде по ГОСТ-15489) и организационном контексте – это одно из ключевых положений стандарта, которые надо принять к сведению.

Иначе говоря, нет никакой возможности построить универсальную модель даже самого широко распространенного бизнес-процесса, например, по работе с договорами, обращениями граждан, или обработке корреспонденции – везде будут сказываться нюансы, зависящие от законодательства, отраслевой специфики, стратегии бизнеса или политики государства. Следовательно, и требования к документированию рабочих процессов будут различаться.

Кстати, это одна из причин, по которой невозможно построение единой государственной СЭД – даже в рамках госсектора видение рабочих процессов ведомствами и субъектами значительно разнится. По этой же причине не утихают дискуссии каким должен быть электронный документ – потому что не бывает документа вообще, вне контекста рабочего процесса, а процессы, как мы сказали выше, все разные.

Чтобы не ломать голову, что включать в описание контекста, а что нет, в стандарте содержится небольшой вопросник, который поможет структурировать эту задачу.

Функциональный и последовательный анализ

Стандарт предлагает два подхода: функциональный и последовательный анализ рабочих процессов, «сверху вниз» или «снизу вверх».

При функциональном анализе сначала определяются стратегические цели предприятия, потом бизнес-функции, которые постепенно декомпозируются до уровня отдельных транзакций. Последовательный анализ, наоборот, идет от транзакций и обычно применяется на более низком уровне, при решении задач, связанных с созданием и обработкой документов.

«Прежде чем выбрать какой-либо из методов анализа или их комбинацию, необходимо определить цель проекта, его рамки, масштаб и организационный контекст», – советует нам стандарт. Если нужно прояснить, как в целом работает организация, то применяем первый метод, а если мы хотим добраться до микроуровня — то, как правило, второй.

Обе методологии довольно подробно описаны в стандарте, а вопросники помогут вам провести этот анализ самостоятельно.

Важное замечание — ГОСТ-55681 это не BPMN!

Дабы не создалось путаницы, следует сказать, что ГОСТ-55681 не имеет никакого отношения к моделированию рабочих процессов. Наша задача в рамках данной работы состоит в выявлении требований по документированию процессов с учетом того контекста, в котором они выполняются.

Например, в биржевой торговле поручение продать или купить акции на миллион долларов, отправленное через торговый терминал в электронной форме немедленно исполняется брокером без каких бы то ни было бумажек, а заявку на покупку карандашей в некоторых организациях обязательно надо распечатать и подписать у генерального директора – такой вот разный контекст бывает.

Фреймворк, каковым и является ГОСТ-55681, указывает нам ЧТО делать, но не говорит КАК. Для моделирования процессов есть множество различных методик, выбирайте любую, которая больше нравится.

Не забыть спросить конечного пользователя

Довольно частая беда многих проектов – аналитики опрашивают конечных пользователей системы, формулируют требования и передают их разработчикам. А потом оказывается, что заказчик подразумевал нечто совсем другое! Чтобы этого не случилось, стандарт предписывает в заключение обязательно провести проверку результатов анализа рабочих процессов их участниками, снова нам в помощь дан вопросник.

Разумеется, нужно чтобы результаты анализа были представлены в понятном для участников виде – не комплект заумных диаграмм в проприетарной нотации, которой надо три года учиться, а в вербальном виде, как пошаговая инструкция. Если вам обязательно хочется использовать диаграммы, то надо убедиться, что все участники владеют этой техникой или провести обучение.

Ожидаемый эффект

• Часто оказывается, что в процессе есть лишние документы, существование которых никакими нормативными актами не требуется. Иногда это бездумная дань традиции или самодурству отдельных руководителей – и нет никаких причин продолжать их создавать.




• Избыточное число бумажных копий в рабочем процессе. Виной этому консерватизм и недоверие ко всем электронным системам. Например, некоторые банки любят делать ксерокопию паспорта клиента при каждом обращении – и никак не могут вразумительно объяснить зачем. От лишних копий после проведения анализа тоже можно избавиться.




• Сквозные документы – бывает, что одни и те же документы участвуют в разных рабочих процессах и в разных организациях. Привычный путь — повторная регистрация такого документа в каждой СЭД, а иногда и в каждом подразделении. Или истребование одной и той же информации от заявителя. Пока вы не оцените трудоемкость этого ненужного действия, совершаемого многократно, вы скорее всего не станете волноваться по этом поводу. Но когда с введением в действие закона 210-ФЗ чиновникам запретили требовать от граждан имеющиеся у них сведения, ведомства быстро сообразили, что не хотят делать лишнюю работу отказались примерно от 30% документов, которые раньше требовали с граждан. (Этот тезис не дублирует первый — здесь документ в принципе остается, только в переходит в коллективное пользование.)




• Завышение сроков хранения электронных документов – это известная и трудно поддающаяся лечению болезнь. Благодаря снижению стоимости носителей информации, люди предпочитают хранить вечно практически все документы. Об этом многократно говорилось, но не грех повторить: хранение документов сверх установленных сроков создает лишние юридические риски и замусоривает систему – проку от них никакого нет, а в поиске появляться они будут.

Так что, ГОСТ-55681 – вполне рабочий стандарт, стоит использовать!