Электронный документооборот до Беларуси доведет!

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 4 апреля 2013 г. № 157 установлены требования к ведомственным системам документооборота. Так, в Указе в том числе прописана необходимость взаимодействия с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов с применением формата обмена данными. Эти и некоторые другие требования направлены для решения главной задачи, поставленной Президентом Республики Беларусь Александром Лукашенко – обеспечить поэтапное сокращение к 2016 году количества документов на бумажных носителях. Необходимость реализации данных требований в Министерстве финансов Республики Беларусь стала предпосылкой для внедрения современной системы электронного документооборота СЭД «DoXLogic». 

Одна из главных особенностей проекта – это работа экспертов Компании БФТ по адаптации системы СЭД «DoXLogic» в соответствии с нормативно-правовыми актами Республики Беларусь в части требований к электронному документообороту – по работе с электронными подписями, формированию электронных документов и контролю исполнительской дисциплины. 

В рамках проекта экспертами БФТ была проведена миграция данных из ранее установленной в Министерстве финансов системы документооборота. Это позволило сохранить преемственность систем и продолжить осуществление контроля по документам с большими сроками исполнения (10-20 лет). Важным этапом стало проведение интеграции системы СЭД «DoXLogic» с порталом министерства в части работы с обращениями граждан. Теперь все обращения, с которыми граждане и организации обращаются в рамках портала министерства, попадают в систему документооборота практически мгновенно, что позволяет оперативно брать их в работу. 

Кроме того, особый акцент был сделан на функциональности СЭД «DoXLogic», необходимой для контроля исполнительской дисциплины и прежде всего в части контроля работы с документами вышестоящих организаций. 

В результате внедрения СЭД «DoXLogic» в Министерстве финансов Республики Беларусь были достигнуты следующие цели:

·         обеспечен обмен документами без использования бумажных носителей с применением электронной подписи;

·         создана единая информационная база поддержки принятия управленческих решений;

·         организован единый порядок работы с документами на основе единой технологии документооборота, делопроизводства и ведения баз данных документов;

·         обеспечена унификация управленческой документации и сокращение количества форм и видов документов;

·         обеспечено создание и хранение регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска (подборки) документов;

·         исключено дублирование работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

·         обеспечен автоматизированный контроль над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения;

·         сокращены сроки создания организационно-распорядительных документов, повысилось качество и полнота решения вопросов, ответственность за их исполнение;

·         организован оперативный доступ (в режиме реального времени) сотрудников в пределах их компетенции к соответствующим документам и заданиям;

·         обеспечена интеграции с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО).

В итоге в Министерстве финансов Республики Беларусь были упрощены и в значительной степени ускорились процессы внутреннего и межведомственного документооборота, а главное – система СЭД «DoXLogic» позволила перейти на преимущественно безбумажный документооборот. 

© Бюджетные и Финансовые Технологии, 2015
© Издание 12NEWS (ИП Маринин А.Л.), 2015